Compliance: o que é, quais os tipos e como aplicá-lo na sua empresa?

Compliance é a adoção de procedimentos internos por meio de um programa cuidadosamente estruturado e que tem como objetivo fazer com que a organização esteja em conformidade com leis, normas e regulamentos vigentes, inclusive regulamentos internos.

Assim, a adoção de políticas organizacionais voltadas para a detecção e mitigação dos riscos inerentes à atividade empresarial desenvolvida, sobretudo no que se refere à relação com clientes, colaboradores, parceiros, fornecedores, investidores etc. é o principal objetivo de um programa de compliance.

Estar em conformidade não é mais uma opção, mas uma necessidade do negócio, que precisa gerir seus riscos para reduzir seu grau de exposição, preservando a sua reputação, mas também evitando fraudes e prejuízos decorrentes da aplicação de multas por descumprimento de leis e normas.

Daí a importância da criação de um programa de compliance robusto e abrangente, tanto no que se refere aos seus pilares, quanto aos tipos de compliance aplicáveis ao negócio, que variam conforme a atividade econômica desenvolvida pela empresa, bem como a quais legislações e regulamentos o setor está sujeito.

O engajamento dos colaboradores é essencial para o sucesso do programa de compliance na prática, e deve funcionar como mecanismo para criação de uma cultura organizacional.

Principais legislações relacionadas ao compliance

A Lei n° 12.846/13 (Lei Anticorrupção) e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) são consideradas atualmente as principais legislações relacionadas ao tema compliance.

Lei Anticorrupção

A Lei Anticorrupção, cujo texto legal foi influenciado fortemente pela legislação americana (Foreign Corrupt Practices Act - FCPA) e inglesa (UK Bribery Act - BA), foi criada com o objetivo de fazer com que as empresas e os seus gestores fossem responsabilizados objetivamente pela prática de atos ilícitos contra a Administração Pública, tanto na esfera administrativa quanto na civil.

Importante notar que embora a Lei Anticorrupção seja a primeira lei brasileira voltada exclusivamente para o combate e repressão a atos de corrupção, a responsabilidade imposta por ela não abrange a esfera criminal, mas torna possível a condenação da pessoa jurídica na esfera administrativa, mesmo que a organização não tenha autorizado o ato corrupto e que esse ato não seja de conhecimento dos seus dirigentes.

A inovação legislativa trazida pela Lei Anticorrupção resulta, na prática, em maior rigor nas punições, devido à atribuição da chamada responsabilidade objetiva pelos atos praticados.

Isso significa que não é necessária a produção de provas, ou seja, uma vez constatado que o ilícito tenha sido cometido por algum colaborador, a empresa poderá ser rigorosamente punida.

Assim, a Lei Anticorrupção prevê que as pessoas jurídicas responderão pelos atos lesivos praticados em seu interesse ou benefício, exclusivo ou não, que são considerados atos praticados contra a administração pública nacional ou estrangeira que atentem contra o patrimônio público, contra os princípios da administração pública ou contra os compromissos internacionais assumidos pelo Brasil.

Lei Geral de Proteção de Dados

A Lei nº 13.709/2018 (LGPD), por sua vez, foi criada para assegurar a privacidade do cidadão, conferindo a ele direitos sobre os seus dados pessoais, protegendo assim os direitos fundamentais à privacidade e liberdade e conferindo às pessoas maior controle sobre o uso dos seus dados, sobretudo dos dados considerados sensíveis.

A LGPD está intimamente relacionada ao tema compliance pois as empresas precisam estar em conformidade para que possam assegurar efetivamente a proteção dos dados pessoais dos cidadãos contra o uso indevido ou não autorizado, bem como para implementar controles internos compatíveis com os níveis de riscos da atividade empresarial desenvolvida, visando a detecção e a prevenção desses riscos de maneira eficaz.

Logo, a empresa deve implementar controles internos, visando coletar, tratar e armazenar os dados pessoais em condições técnicas que garantam a segurança cibernética desses dados, minimizando assim, as chances de vazamentos e invasões por “hackers”, e, consequentemente o seu uso indevido, que poderá causar danos ao titular dos dados, gerando assim a responsabilização da empresa.

A LGPD é aplicável para qualquer empresa nacional, independentemente do porte, que tenha acesso aos dados pessoais dos seus colaboradores, clientes, parceiros, fornecedores etc. Desta forma, a privacidade de dados está totalmente interligada aos programas de compliance.

Para implementar um programa de compliance voltado para a proteção de dados, devem ser avaliados os riscos e adotadas políticas visando o correto manuseio dos dados pessoais em conformidade com as regras da LGPD.

Outras legislações relacionadas ao compliance

Além dessas importantes legislações, podemos citar ainda outras leis brasileiras que já tratavam do tema corrupção e lavagem de dinheiro anteriormente à publicação da Lei Anticorrupção e da LGPD, são elas:

• Lei n.º 8.429/92: Lei da Improbidade Administrativa, alterada pela Lei nº 14.230/21;
• Lei n.º 8.666/93: Lei de Licitações Públicas, alterada pela Lei n.º 14.133/21;
• Lei n.º 9.613/98: Lei de Lavagem de Dinheiro, alterada pela Lei n. º12.683/12;
• Lei n.º 12.529/11: Lei do CADE ou Antitruste;
• Lei n.º 12.527/11: Lei de Acesso à Informação.

No entanto, tendo em vista que estar em compliance significa justamente estar em conformidade com leis, contratos, regulamentos e outras fontes normativas, além de adotar preceitos éticos e de transparência, toda a legislação vigente está relacionada com o tema em sentido amplo, de maneira que o programa deve ser estruturado com base nela.

Pilares do programa de compliance

Além de observar as regras vigentes, para que um programa de compliance seja eficaz, a sua estruturação deve estar baseada em alguns pilares de compliance, os quais embora não estejam previstos em legislação específica, são um consenso entre os profissionais atuantes na área.

Os pilares do programa de compliance orientam os profissionais na estruturação do programa, auxiliando a empresa a alcançar os objetivos pretendidos promovendo e consolidando uma cultura organizacional de ética e transparência que vai além do cumprimento das leis, pois desperta a consciência dos colaboradores e demais stakeholders sobre a adoção do procedimento que é correto, independente de penalidades.

Os pilares do programa de compliance são:

• Suporte da alta administração;
• Avaliação dos riscos;
• Código de conduta e políticas internas;
• Controles internos;
• Canais de denúncias;
• Treinamento e comunicação;
• Investigações internas;
• Due diligence.

Os pilares do programa de integridade são fundamentais para garantir a sua eficácia desempenhando a sua função dentro da empresa, que é, em linhas gerais, gerenciar riscos e evitar prejuízos financeiros e reputacionais como multas e outras penalidades por descumprimento das normas vigentes.

Qual a função do programa de integridade dentro de uma empresa?

O programa de integridade tem a função de promover a adequação da empresa às normas vigentes, e, para isso, é necessário um planejamento o qual deve abranger um mapeamento completo dos riscos e elaboração de um código de conduta voltado para a conscientização dos colaboradores quanto a esses riscos, deixando claro quais os procedimentos que devem ser adotados.

A comunicação com os colaboradores é a chave do sucesso na implementação de um programa de compliance efetivo, sendo imprescindível a criação de um canal de denúncias, bem como a realização de treinamentos periódicos de conscientização e reciclagem dos comportamentos esperados, reforçando o disposto no código de ética e conduta.

Em outras palavras, as ferramentas de comunicação mais utilizadas são os treinamentos constantes, o estabelecimento de um canal de denúncias anônimo e o incentivo à livre comunicação dos colaboradores com seus gestores sobre qualquer acontecimento que possa prejudicar a empresa decorrente do descumprimento de normas e adoção de comportamentos que contrariem o código de conduta.

Qual a importância do canal de denúncias no programa de compliance?

O canal de denúncia é uma ferramenta que deve estar presente no programa de compliance, visando garantir que fatos que possam interferir negativamente nas operações da empresa, no tocante ao descumprimento da Lei Anticorrupção, possam chegar ao conhecimento dos responsáveis para devidas investigações e providências.

O canal de denúncias é, portanto, uma das formas mais eficazes de comunicação em que qualquer pessoa, seja ela de dentro ou fora da organização, pode denunciar quaisquer suspeitas de irregularidades.

Esse canal pode funcionar por diversos meios de comunicação como telefone, e-mail, sistema próprio em que as denúncias são direcionadas a um Comitê de Ética ou uma Ouvidoria para análise.

O acesso ao canal de denúncias deve estar à disposição 24 horas por dia, todos os dias do ano sem que haja necessidade de identificação do denunciante, garantindo-se o anonimato.

É preciso ainda que haja o retorno ao denunciante quanto ao resultado das investigações como forma de incentivo a realização de denúncias mediante uma atuação transparente e ética que gere credibilidade perante os colaboradores.

Criação de um comitê de ética

Outra ferramenta importante para a implementação do programa de integridade é a criação de um comitê de ética independente e com capacidade técnica para analisar com profundidade as implicações que determinados comportamentos podem acarretar para a empresa, bem como analisar as denúncias recebidas.

Além disso, a empresa precisará adotar mecanismos que assegurem a ciência dos colaboradores das regras a serem cumpridas e das consequências do seu descumprimento, incentivando a adoção dos comportamentos esperados por meio dos treinamentos periódicos e outros meios de comunicação interna como disseminação de conteúdo institucional, por exemplo.

Por fim, uma ferramenta que também pode ser utilizada são fontes de pesquisa confiáveis, que permitam que a empresa tenha acesso a informações relevantes para o segmento em que atua, como normas e regulamentos, bem como para consultar dados envolvendo fornecedores, investidores, colaboradores etc., e, sobretudo pessoas expostas politicamente (PEP), garantindo assim maior segurança e conformidade nas contratações.

Principais tipos de compliance

Diante da amplitude que o tema compliance vem ganhando nos últimos anos no Brasil, a segmentação por áreas ou tipos de compliance foi inevitável, inclusive para facilitar a estruturação do programa conforme as peculiaridades e riscos inerentes a cada tipo de negócio, considerando, sobretudo, as normas que regulam o setor.

Os principais tipos de compliance são:

• Empresarial;
• Trabalhista;
• Tributário;
• Financeiro;
• Ambiental;
• Criminal;
• Responsabilidade social.

Confira agora em maiores detalhes o escopo de atuação de cada um dos tipos de compliance e entenda a sua importância.

Compliance empresarial

Compliance empresarial é na verdade um termo genérico que está relacionado à necessidade de conformidade em sentido amplo em todas as operações da empresa, focando em prevenção de fraudes, lavagem de dinheiro e adoção de medidas anticorrupção, em diversas esferas as quais serão mais detalhadas a seguir.

Compliance trabalhista

O compliance trabalhista visa o cumprimento da legislação trabalhista, sobretudo no que tange às normas de saúde e segurança no trabalho, como também a própria Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), normas esparsas, contrato de trabalho, regulamento interno trabalhista, convenções e acordos coletivos, etc., bem como monitorar comportamentos antiéticos dos colaboradores como assédio moral e sexual, o que acarreta prejuízos financeiros, decorrentes de condenações judiciais por danos morais e reputacionais para a organização, sendo parte importante da mitigação de riscos nas relações de trabalho.

Além disso, o papel do compliance trabalhista é fazer com que o colaborador seja tratado com a dignidade a qual tem direito, reduzindo o grau de judicialização e aplicação de multas por descumprimento de cláusulas contratuais em contratos, bem como o impedimento de participação em licitações e outros certames públicos.

Compliance tributário

Garantir a conformidade com a legislação tributária é o papel do compliance tributário por meio da implementação de processos e rotinas visando mitigar os riscos ligados aos não cumprimento das obrigações tributárias principais e acessórias.

O descumprimento da legislação tributária acarreta sérios problemas financeiros para empresa, além de aplicação de penalidades diversas pelos órgãos de fiscalização em todas as esferas fiscais: federal, estadual e municipal. 

Por isso a necessidade de adotar práticas para garantir uma gestão tributária transparente visando a redução de erros e a mitigação dos riscos fiscais, diante da complexidade do sistema tributário brasileiro.

Além disso, o compliance tributário permite que a organização tenha uma visão mais ampla e tome decisões mais precisas no que tange ao Planejamento Tributário e adoção de estratégias de elisão fiscal, começando pela escolha do regime tributário mais adequado ao empreendimento.

Compliance financeiro

O compliance financeiro é responsável pela adoção de práticas visando a prevenção e condução de investigações em fraudes financeiras e lavagem de dinheiro. 

Desta forma, seu principal objetivo é a preservação do patrimônio e da reputação da empresa, sendo indispensável, sobretudo, nas organizações que intermediam transações em valores expressivos.

Vale ressaltar que um escândalo financeiro abala a imagem e credibilidade da empresa perante o mercado, causando danos que podem ser irreversíveis, por isso é necessária a realização de um monitoramento constante e detalhado de práticas envolvendo transações financeiras, e mecanismos para investigar eventuais irregularidades.

A análise realizada pelo compliance financeiro envolve parceiros, fornecedores, colaboradores e clientes.

Além disso, a depender do segmento da empresa, é recomendado que produtos e serviços sejam analisados sob essa ótica antes de serem lançados no mercado e possam causar prejuízos de diversas ordens caso apresentem vulnerabilidades.

Por fim, vale frisar que a realização de auditorias em operações consideradas atípicas, também integra a estratégia de compliance financeiro.

Compliance ambiental

O compliance ambiental objetiva adotar práticas que assegurem a preservação do meio ambiente por meio de adoção de boas práticas, monitorando e mitigando os riscos ambientais envolvidos no negócio e zelando pelo cumprimento das leis e normas ambientais brasileiras.

Compliance criminal

O compliance criminal é responsável por adotar práticas visando evitar que os colaboradores adotem comportamentos ilícitos sobretudo dos níveis hierárquicos mais altos, evitando prejuízos financeiros e reputacionais, decorrentes de aplicação de multas por descumprimento da Lei Anticorrupção e envolvimento de pessoas do quadro diretivo da empresa em escândalos e prática de crimes com repercussão na mídia.

Assim, o principal objetivo do compliance criminal é identificar falhas de segurança dos controles e procedimentos internos, bem como comportamentos suspeitos por parte dos colabores que podem resultar em cometimento de crimes, atuando de maneira essencialmente preventiva, ou seja, evitando que os crimes aconteçam dentro da organização.

O foco principal é o cometimento de crimes que envolvem corrupção e lavagem de dinheiro, mas também envolve questões outras quotidianas da empresa, que podem implicar em responsabilização desta, como a prática de crimes ambientais, por exemplo.

Compliance em responsabilidade social

A preocupação com os impactos da atividade realizada pela organização na sociedade em que se insere é o objetivo do compliance em responsabilidade social. A empresa que deseja credibilidade e competitividade no mercado, bem como zelar por sua reputação perante clientes e investidores deve estar atenta a esta questão, sob a ótica de que todo o empreendimento precisa se desenvolver com responsabilidade social.

Este é um dos principais motivos de o tema compliance está tão interligado ao chamado ESG, cuja sigla remete ao termo na língua inglesa Environmental, Social and Governance, que significa entender se a corporação executa suas atividades visando também objetivos sociais além de apenas maximizar os lucros em prol dos acionistas e investidores. 

Cada vez mais as organizações e a sociedade como um todo vem compreendendo a importância da sustentabilidade, e defesa de valores socioambientais na prática, ou seja, analisando os impactos causados direta e indiretamente pela atividade desenvolvida.

O objetivo é a própria preservação do planeta, uma vez que atualmente não é mais aceitável que a empresa cause danos ambientais e sociais para auferir lucros, visando também o fortalecimento da marca no mercado.

Assim, as práticas sustentáveis devem integrar a estratégia financeira da organização, com o objetivo de demonstrar para os investidores o seu alinhamento com a adoção de boas práticas ambientais. Isso porque grande parte dos acionistas consideram esse quesito nas suas avaliações e exigem das empresas a adoção de práticas sustentáveis, com o objetivo de assegurar o retorno satisfatório dos seus investimentos.

Dessa forma, os stakeholders ligados à sustentabilidade entendem o ESG como um parâmetro fundamental em suas análises, escolhendo empresas que assumiram o compromisso empresarial com o meio ambiente e a sociedade.

Toda essa estrutura visa, de modo geral, facilitar o mapeamento dos riscos (Risk Assessment) e a criação de controles internos que minimizem essas situações. 

Qual o objetivo da gestão de riscos no compliance?

A gestão de riscos é a identificação de fatores internos ou externos que afetam de alguma maneira as operações da empresa gerando incertezas e expondo o negócio a situações de vulnerabilidade.

Assim sendo, risco é tudo aquilo que tem o potencial de causar danos, eles podem ser de natureza propriamente operacional, ambiental, responsabilidade social, trabalhista, tributário, criminal, ambientais, financeiros etc. a depender das peculiaridades de cada atividade econômica.

Neste contexto, a gestão de riscos é um conjunto de processos e ações que atuam sobre as incertezas para prevenir, identificar e corrigir eventuais falhas, evitando a concretização desses riscos e os prejuízos inerentes e identificando oportunidades de melhoria orientando as tomadas de decisão das lideranças.

O chamado Risk Assessment (Análise de Riscos) é uma ferramenta para viabilizar a implementação do programa de compliance visando o levantamento dos potenciais riscos e quais os mecanismos que podem ser adotados para mitigá-los.

Alguns mecanismos como a due diligence e a auditoria são fundamentais para o mapeamento dos riscos, pois levantam informações detalhadas a respeito dos processos internos da organização.

Due diligence

Na due diligence são levantadas todas as informações societárias, fiscais, tributárias, trabalhistas, contábeis, patrimoniais, passivos judiciais, além de estabelecer um cenário de projeções futuras para o empreendimento.

Assim, em linhas gerais se trata de um processo complexo e detalhado minuciosamente voltado para a investigação de informações de determinada organização, com diversos objetivos desde a realização de operações societárias até o aporte de investimentos.

Neste processo são analisados diversos aspectos que variam conforme o objetivo pretendido, como por exemplo avaliação do valor de mercado, existência de passivo judicial, situação financeira e patrimonial etc., para então dispor de dados suficientes para orientar a negociação da operação.

Há vários tipos de due diligence, um deles é a due diligence de compliance que tem o objetivo de analisar qual o grau de conformidade da empresa com as normas a que ela está sujeita.

Fatores como indícios de fraudes, cumprimento de leis, normas, contratos, regulamentos, ou seja, se é uma empresa que busca estar em compliance qual o nível de comprometimento neste aspecto.

Auditoria

A auditoria, por sua vez, é um conjunto de ações para verificar falhas em procedimentos internos da organização, atuando também na mitigação dos riscos, pois avalia riscos internos e externos.

Assim, a auditoria em compliance tem o objetivo de avaliar se a gestão de riscos da companhia está em conformidade com os padrões esperados, identificando falhas nos sistemas de controle e outras inconformidades que poderão causar danos, como aplicação de penalidades e multas.

A auditoria serve para que a organização atinja seus objetivos por meio da aplicação de avaliações sistemáticas visando a melhoria contínua da segurança e eficácia dos processos de Risk Assessment, Compliance e Governança.

O que é background check?

O background check, por sua vez, também é uma ferramenta voltada para a mitigação dos riscos, e consiste em uma checagem ampla de dados, funcionando como uma verificação robusta de antecedentes de pessoas e empresas, muito eficaz para reduzir fraudes, evitar multas contratuais e manter relacionamentos de qualidade.

Essa checagem é realizada devido à necessidade da empresa em conhecer bem as pessoas com quem se relaciona, sejam clientes, colaboradores, fornecedores, parceiros etc., de maneira que a prestação de informações falsas ou mesmo o histórico dessas pessoas não afete negativamente o negócio.

Em outras palavras, o background check serve para confirmar a identidade e informações fornecidas e checar antecedentes, prevenindo fraudes, ações judiciais e problemas contratuais.

Desta forma, o background check contribui significativamente com a segurança nas operações da empresa pois identifica riscos previamente e analisa a viabilidade dos relacionamentos.

Atualmente, com o avanço das tecnologias de mineração de dados, o processo de background check é mais rápido e eficiente, pois as consultas podem ser automatizadas, gerando dados confiáveis e contribuindo para a maturidade do compliance empresarial.

Os quatro Ks do compliance

O background check está diretamente interligado ao compliance empresarial pois a sistematização dos processos de verificação de conformidade é fundamental para criar procedimentos de checagem envolvendo os chamados “quatro Ks do compliance”, são eles:

• KYC - Know Your Customer (Conheça Seu Cliente),
• KYS - Know Your Supplier (Conheça Seu Fornecedor), 
• KYE - Know Your Employee (Conheça Seu Colaborador);
• KYP - Know Your Partner (Conheça Seu Parceiro);

Para se ter uma ideia da importância do background check no que se refere ao “Know Your Customer”, a coleta de informações torna possível analisar e verificar as atividades realizadas pelo cliente, parceiro ou fornecedor, verificar histórico financeiro, antecedentes criminais, traçando um perfil detalhado e servindo como importante mecanismo para prevenção da lavagem de dinheiro.

Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Combate ao Financiamento do Terrorismo

Neste cenário, a sigla PLD-FT é utilizada para fazer menção à Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Combate ao Financiamento do Terrorismo, e trata-se de um conjunto de normas e regulamentações do Banco Central, em conjunto com outras instituições financeiras.

O objetivo dessas normas é identificar e barrar a entrada de valores com origem ilícita no Brasil, o que consiste na prática do crime de lavagem de dinheiro, ou seja, na omissão da origem de ativos financeiros ou bens ilícitos, mascarando essa origem por meio de transações ilegais.

Essas normas são uma importante forma das instituições financeiras e do Governo Federal reduzirem os riscos e prevenir ameaças de lavagem de dinheiro, por meio de identificação e análise de pessoas envolvidas.

O descumprimento das normas de prevenção de crimes de lavagem de dinheiro acarreta penalidades para as empresas sujeitas à elas, por esse motivo é preciso estar atento à adoção de processos que efetivamente cumpram os deveres legais neste aspecto em relação aos agentes privados.

A PLD-FT, portanto, garante a segurança das instituições financeiras e reduz os riscos legais ligados à Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Combate ao Financiamento do Terrorismo.

Saiba mais sobre compliance!

Agora você já conhece maiores detalhes sobre o que é um programa de compliance empresarial e sua implementação conforme os tipos de compliance mais adequados para cada organização, tenha em mente que não há como falar em efetividade do programa de integridade sem investimento em comunicação.

A comunicação, é, portanto, um dos pontos mais relevantes para promover o engajamento dos colaboradores com os valores da organização, criando uma cultura de compliance e garantindo a mitigação dos riscos na prática, independentemente de aplicação de penalidades.

Vale frisar, que os colaboradores precisam estar psicologicamente seguros para se comunicar com seus gestores e manifestar suas preocupações sem a necessidade de um canal de comunicação anônima, como o canal de denúncias, e sem receio de retaliações, é o que chamamos de “cultura de speak up”.

No entanto, as preocupações e eventuais denúncias dos colaboradores precisam ser investigadas internamente com seriedade e, para auxiliar nessa tarefa, a pesquisa de “background check” é capaz de identificar conflitos de interesses, relações societárias existentes, conexões com pessoas politicamente expostas e demais dados relevantes dos envolvidos na denúncia.

O background check demanda o uso de processos e ferramentas que garantam a integridade dos dados e aceleram o processo de investigação para que sejam tomadas as medidas necessárias, inclusive com feedback ao denunciante.

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Gabriela B. Maluf é Founder & CEO da Thebesttype, empreendedora, escritora, advogada com 18 anos de experiência, especialista em Compliance Trabalhista, Relações Trabalhistas, Sindicais e Governamentais, Direito Público e Previdenciário, palestrante com mais de 200 eventos realizados e produtora de conteúdo técnico otimizado em SEO para sites e blogs.