KYS: o que é Know Your Supplier?

Know Your Supplier (KYS) é o processo estruturado de verificação da identidade e histórico de atuação de um potencial fornecedor de produtos ou serviços. É um procedimento adotado por empresas que investem em gestão de qualidade tanto para o início dos relacionamentos quanto para a continuidade dos vínculos.

Na era da informação, não é mais possível ignorar a relevância da boa conduta de terceiros na vida de uma empresa. Por isso, adotar boas práticas de KYS é crucial para quem deseja manter a empresa em um alto nível de compliance.

A realização do devido background check é recomendada antes, durante e depois de negociações contratuais. O rigor das pesquisas e verificações vai variar de acordo com o nível de envolvimento das empresas e complexidade dos negócios.

Entenda o que significa Know Your Supplier e como funciona acompanhando este artigo na íntegra!

Qual o significado de Know Your Supplier (KYS)?

KYS, Conheça Seu Fornecedor ou Know Your Supplier é o nome dado para os processos de análise da idoneidade e vida pregressa de possíveis fornecedores de produtos ou serviços. O propósito desse trabalho é mitigar riscos ao negócio e à reputação da empresa que podem ser causados pelo comportamento de terceiros.

A criação de políticas de KYS tem relação tanto com o compliance empresarial, quanto na gestão de qualidade empresarial. Tanto é assim que a certificação ISO 9001 prevê, dentre outras coisas, que as empresas criem mecanismos de acompanhamento dos provedores externos.

O objetivo da empresa ao adotar políticas de Know Your Supplier é ter noções precisas da estrutura, funcionamento e capacidade dos fornecedores de cumprir os contratos. Além disso, é uma forma de garantir que os fornecedores sejam selecionados após comprovar-se que seguem a legislação vigente e os princípios éticos esperados em sua atuação.

Por que é importante conhecer o histórico de fornecedores?

Há muitos motivos para querer conhecer de perto com quem a empresa faz negócios. Quando se trata de gestão de carteira de fornecedores, investir em KYS é importante tanto pela questão negocial quanto do ponto de vista estratégico.

Conheça Seu Fornecedor é um processo que ajuda a garantir que um fornecedor de produtos ou serviços cumprirá com suas obrigações no tempo e modo contratados. Empresas com um histórico de impontualidade, litígios e reclamações podem não ser a melhor escolha, mesmo que ofereçam condições atrativas para fechar negócio.

Além disso, é importante tomar cuidado com os relacionamentos da empresa. Como diz a conhecida frase do empresário americano Jim Rohn, somos a média dos nossos cinco relacionamentos mais próximos. Por isso, escolher quem vai participar da cadeia produtiva em uma empresa é fundamental para manter uma boa reputação no mercado.

A reputação de uma empresa é capaz de valorizar o negócio ou destruí-lo. Uma pesquisa feita pela consultoria AMO apontou que 35% do valor de mercado de grandes empresas era relacionado a sua reputação. Além da questão estratégica, é importante não perder de vista que relacionamentos com empresas inidôneas podem gerar problemas em diversas áreas, como na proteção de dados pessoais, ambiental, criminal e trabalhista.

Como fazer uma investigação de KYS?

A pesquisa do histórico de um fornecedor como parte de um processo de Know Your Supplier passa por algumas análises. De acordo com o perfil da transação comercial, da profundidade do relacionamento e do perfil dos envolvidos, o procedimento será mais ou menos complexo.

Em primeiro lugar, é importante entender quais são os riscos envolvidos no negócio. A empresa contratada pode deixar de fornecer produtos importantes para a continuidade da produção? A falta do cumprimento do contrato causará o atraso de uma obra? Quais prejuízos financeiros, negociais e de reputação estão envolvidos?

Quanto maior o potencial de problemas para a continuidade do trabalho, mais deve se buscar informações e garantias para mitigar os riscos. De forma geral, é interessante conhecer os seguintes dados de um potencial fornecedor:

• Dados cadastrais, regularidade perante os órgãos competentes e agentes fiscalizadores;
• Licenças, alvarás de funcionamento, certificações e outras exigências legais ou de qualidade;
• Situação financeira e de crédito: consulta a cadastros de inadimplentes como a Serasa, Boa Vista SPC, pontuação em sistemas de score de crédito, protestos em cartório, dívidas tributárias inscritas na ativa;
• existência de ações judiciais que envolvam os produtos ou serviços fornecidos;
• grande volume de processos judiciais de alto risco, como ações trabalhistas (importante especialmente no caso de contratos de terceirização);
• Listas restritivas nacionais e internacionais, como a Lista do Conselho de Segurança da ONU, lista de trabalho escravo, Info4c (Watchlists & Blacklists), listas francesa, europeia, DTEC, acordos de leniência, reclamações em portais como o Reclame Aqui, na Fundação PROCON, Pessoas Politicamente Expostas (PEP), inabilitação, impedimentos e indisponibilidades de bens, dentre outras; 
• Notícias publicadas que envolvam a empresa em casos de corrupção, fraude, lavagem de dinheiro e outras condutas criminosas.

A análise prévia do histórico de potenciais fornecedores é fundamental para mitigar os riscos do negócio e de associação de imagem. Além dela, é importante não descuidar do assunto após o fechamento de um contrato.

As boas práticas de KYC envolvem, também, a verificação contínua dos fornecedores estratégicos, tanto para detectar alterações de status quanto para exigir a correção de desconformidades.

Como a upLexis ajuda a facilitar a rotina de KYS?

A análise de dados obtidos nas pesquisas de Know Your Supplier pode ser muito mais rápida e eficiente com o uso de ferramentas como o upMiner. O sistema permite selecionar as fontes utilizadas para cada caso, com a geração de dossiês completos e bem estruturados. Além disso, o recurso upLink permite visualizar rapidamente as conexões entre pessoas e empresas, bem como as alterações que ocorreram ao longo do tempo.

Além das pesquisas tradicionalmente utilizadas, como cadastros de inadimplentes, órgãos oficiais e processos, o upMiner inclui opções de blacklists e watchlists nacionais e internacionais. A pesquisa pode ser complementada por informações relevantes publicadas na mídia, permitindo a obtenção de uma ampla gama de dados para aferir a reputação dos fornecedores.

Adotar procedimentos de Know Your Supplier é fundamental para reduzir riscos de inadimplência, descumprimento contratual ou prejuízos à reputação empresarial. Adotar procedimentos de due diligence, constante verificação, background check e monitoramento de fornecedores é mais simples com o uso de ferramentas de compliance como o upMiner.

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Bianca Nascimento Lara Campos é bacharel em Direito pela Universidade Presbiteriana Mackenzie, pós-graduada em Filosofia e Teoria do Direito na PUC-Minas. Advogada atuante em São Paulo, com foco em Direito Civil, Empresarial e Compliance, bem como atuação nos tribunais estaduais e superiores.