Código de ética e conduta: o que é e como implementá-lo na sua empresa?

O código de ética e conduta é um relevante instrumento que constitui um conjunto essencial de princípios que fundamentam comportamentos éticos, estabelecendo diretrizes e valores empresariais para promover relacionamentos saudáveis entre a organização, seus colaboradores e demais stakeholders.

Segundo a pesquisa “Riscos de Conduta”, realizada pela consultoria Deloitte, 80% das empresas brasileiras identificaram desvios de conduta nos últimos 4 anos. As denúncias mais frequentes dentro das empresas no período envolviam apropriação indevida e fraudes (69%), assédio moral (63%), violação de normas e leis (56%) e corrupção (44%).

Participaram do levantamento 125 empresas, entre as quais 71% com receita maior do que R$ 500 milhões em 2019, e 72% dos participantes ocupam cargos executivos e de governança em suas organizações.

A pesquisa destaca que as organizações estão incorporando questões de conduta, integridade e ética em suas diretrizes: 85% das empresas entrevistadas têm mecanismos de prevenção e 82% contam com estruturas de investigação. Outras práticas adotadas são gestão de consequências (75%), monitoramento (71%) e detecção (71%). Também é possível perceber a importância do código de ética e conduta nas organizações: 96% das empresas respondentes relataram utilizar o código de ética e conduta, sendo esse o instrumento mais adotado para a prevenção de riscos.

Neste conteúdo, vamos abordar com mais detalhes o que é um código de ética e conduta, qual a sua importância e como implementá-lo na sua empresa. Acompanhe!

O que é um código de ética e conduta?

O código de ética e conduta é um documento que orienta as regras e o padrão de comportamento que deve ser seguido por todas as pessoas que se relacionam com a empresa, a começar pelos colaboradores, independentemente do nível hierárquico.

Essa ferramenta funciona como uma norma interna que alinha valores éticos e facilita a compreensão da cultura organizacional, além de dar ênfase em leis e regulamentos aplicáveis ao negócio.

Esse conjunto de normas deve ser frequentemente revisitado, divulgado a todos e aplicado em treinamentos de colaboradores e novos contratados, assegurando que todos conheçam a cultura organizacional e as regras que devem ser seguidas no dia a dia. Também é comum ter o documento aberto ao público, disponível no site da empresa para que outras pessoas interessadas, como consumidores, por exemplo, possam consultar.

No entanto, é importante ressaltar que não se trata de uma medida isolada: para que seja efetivo, o código de ética e conduta deve estar alinhado com as políticas de compliance da empresa. Ele precisa ser reconhecido como diretriz da cultura organizacional, devendo ser incorporado em cada uma das atitudes e processos do empreendimento.

Quem deve ser responsável pela criação do código de ética e conduta?

A responsabilidade pela criação do código de ética e conduta, em regra, recai sobre uma equipe multidisciplinar, a qual deve integrar um comitê constituído para esta finalidade e que envolva profissionais de diferentes áreas dentro da organização.

É recomendado que essa equipe inclua representantes da alta administração, e demais setores-chave da organização tais como recursos humanos, jurídico e compliance, entre outros departamentos relevantes, conforme as peculiaridades e segmento de atuação de cada empresa.

Dessa forma, é possível garantir uma visão abrangente e diversificada, considerando diferentes perspectivas e expertise, e garantir que o código seja completo, eficaz e alinhado com os valores e objetivos da organização.

Além disso, é fortemente recomendável ainda que a equipe também busque orientação externa, como consultores especializados em ética empresarial, para ter uma visão técnica e assegurar que o código atenda aos padrões e melhores práticas de mercado.

A importância do código de ética e conduta nas empresas

Um código de ética e conduta esclarece os valores e os princípios da empresa e deixa claro quais são os mecanismos disponíveis caso uma pessoa queira relatar um episódio de desvio de conduta, além de apresentar quais atitudes não são aceitas naquele ambiente.

É uma ferramenta fundamental para dar mais segurança para a resolução de situações de conflito. Ele serve de suporte para quando surgirem problemas, a empresa e seus colaboradores possam recorrer ao documento para se prevenir de possíveis riscos, como os de fraude e corrupção. Isso é especialmente importante no relacionamento com membros externos à companhia.

O código é um importante componente das políticas de integridade, garantindo o respeito à legislação e aos preceitos éticos, fundamentais para garantir a integridade das operações e relações da empresa.

Vale ressaltar que o documento é citado na Lei nº. 12.846/2013, conhecida como Lei Anticorrupção, que em seu artigo 7º prevê: “a existência de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta no âmbito da pessoa jurídica”.

Além disso, garante uma melhor comunicação interna entre colaboradores e superiores e melhora a imagem que a organização possui. Um dos pontos mais positivos na adoção de um código de conduta, é a demonstração ao mercado e aos stakeholders que a empresa se preocupa com valores como ética e integridade.

O intuito do documento não é reprimir as pessoas, mas sim ser um guia para resolução de conflitos. Com ele, é possível criar um ambiente de trabalho mais saudável e agradável e também serve para abrir espaço para diálogos e reflexões com o objetivo de impulsionar mudanças comportamentais.

Como implementar o código de ética e conduta na sua empresa?

O responsável pela implementação do código de ética e conduta pode variar de empresa para empresa, mas geralmente é realizado pelo time de compliance, junto com o time jurídico e de recursos humanos, por meio da criação de um comitê, conforme mencionado anteriormente. Contudo, a participação da diretoria e gestão é de extrema importância, já que o documento vai ditar o comportamento de todas as pessoas que se relacionam com a empresa.

O compliance é fundamental para a difusão de uma cultura corporativa em sintonia com cumprimento de leis, regulamentos e normas. É ele quem deve verificar os valores da empresa, além de estruturar e revisar o código de ética e conduta, pois espera-se que o compliance tenha pleno conhecimento quanto à cultura da empresa. Essa revisão é muito importante, já que quando mal redigido pode causar entendimento equivocado e gerar repercussão negativa.

O trabalho deve ser pautado na manutenção da qualidade dos espaços corporativos, pensando tanto na imagem da empresa quanto no bem estar das pessoas colaboradoras. Aqui, o profissional de recursos humanos atua em conjunto com o compliance e jurídico na construção do código, pois, trabalhando diretamente com as admissões e demissões, consegue mapear os problemas levantados pelas pessoas colaboradoras e propor medidas eficazes para esse ambiente.

A seguir, vamos conhecer alguns passos que são fundamentais para implantar um conjunto de normas coerentes com os valores da organização:

Crie um comitê para elaboração do código

A primeira etapa para a criação do código de ética e conduta é definir o grupo de profissionais responsáveis por essas tarefas. Garanta que a alta diretoria da organização esteja presente, bem como membros do compliance, departamento jurídico, recursos humanos e outros setores importantes. O ideal é que o comitê seja formado por pessoas de diferentes setores, níveis hierárquicos e experiência, mas que seja enxuto.

É fundamental que esses membros estejam comprometidos com a avaliação contínua do documento, bem como dispostos a tomar as devidas providências em casos de desvio de conduta.

Uma empresa de consultoria pode mediar as reuniões e discussões, acelerando e direcionando as conversas de acordo com a estratégia da organização.

Faça a análise sobre problemas passados para a elaboração do conteúdo

Uma vez que o comitê foi formado, é preciso reunir as informações necessárias para a criação das regras do código de ética e conduta.

Antes de começar a construir o código, é importante considerar os problemas que sua empresa já enfrentou no passado. Isso vai ajudar no direcionamento para evitar que situações semelhantes aconteçam novamente. Um exemplo de onde esses dados poderão ser verificados são os resultados da avaliação de riscos que a empresa realizou como parte do seu programa de compliance.

Nesta etapa, pode ser interessante consultar as regras de conduta de outras empresas, sempre com o cuidado de entender as características da própria organização. Também é recomendado consultar especialistas em conformidade, como advogados, por exemplo, para questões trabalhistas.

Desenhe a estrutura e o conteúdo

É o momento de definir o que fará parte do código de conduta da empresa. O conteúdo deve ser apresentado de maneira clara e objetiva, com frases curtas e explicativas. Ele não deve permitir interpretação ambígua, para que seja de fácil entendimento por todos.

Para garantir que o código de conduta seja abrangente, é importante considerar alguns dos desvios de conduta mais comuns que podem ocorrer nas organizações. Desta forma, é possível orientar os colaboradores sobre as condutas inaceitáveis e as consequências associadas a tais comportamentos.

Confira agora alguns desses desvios mais comuns que ocorrem no ambiente corporativo:

Assédio moral: o assédio moral no local de trabalho envolve ações repetitivas e negativas que causam danos psicológicos ou emocionais a um funcionário. É fundamental que o código de conduta estabeleça uma política de tolerância zero para o assédio moral, enfatizando a importância do respeito mútuo, da comunicação respeitosa e da criação de um ambiente de trabalho saudável;

Assédio sexual: o assédio sexual é uma forma de discriminação de gênero que envolve avanços indesejados, comentários ofensivos ou qualquer tipo de conduta de natureza sexual que crie um ambiente hostil ou intimidante. O código de conduta deve reforçar a proibição dessa prática e estabelecer mecanismos para denúncia confidencial, investigação apropriada e ação disciplinar contra os infratores;

Discriminação: a discriminação ocorre quando um indivíduo é tratado de forma injusta ou diferenciada com base em características pessoais, como raça, gênero, religião, origem étnica, idade, orientação sexual, entre outros. O código de conduta deve enfatizar a igualdade de oportunidades e a diversidade, promovendo um ambiente inclusivo onde todos os colaboradores sejam tratados com equidade e respeito;

Conflito de interesses: o conflito de interesses surge quando um indivíduo tem interesses pessoais ou financeiros que podem influenciar sua tomada de decisão em detrimento dos interesses da organização. O código de conduta deve abordar a obrigação dos colaboradores de divulgar e evitar qualquer situação de conflito de interesses, garantindo a imparcialidade e a integridade nas decisões corporativas;

Fraude: envolve a manipulação intencional de informações financeiras, registros ou transações comerciais para obter benefícios pessoais ou prejudicar a organização. O código de conduta deve estabelecer políticas rigorosas contra a fraude, enfatizando a importância da honestidade, da transparência e do cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis;

Corrupção: a corrupção refere-se a práticas desonestas, suborno, subversão de processos ou abuso de poder para obter vantagens pessoais ou influenciar decisões comerciais de maneira ilegal ou antiética. O código de conduta deve rejeitar veementemente a corrupção e promover a cultura de integridade, destacando a conformidade com leis anticorrupção e a implementação de medidas de controle adequadas.

É importante estabelecer um referencial claro sobre as condutas inaceitáveis, reforçando a importância da ética, da responsabilidade e do cumprimento das leis. O código de ética e conduta também deve incluir diretrizes sobre como relatar violações ou suspeitas de desvios de conduta, incentivando um ambiente de denúncia seguro e confidencial.

No que se refere à comunicação dos valores constantes do código, é recomendado citar exemplos concretos e cenários hipotéticos para ilustrar cada desvio de conduta, ajudando os colaboradores a compreender melhor o que é esperado deles. Isso ajudará a evitar mal-entendidos e promover uma compreensão clara das expectativas éticas da organização.

É importante também destacar que o documento não deve estático, mas sim um processo contínuo de educação e reforço da cultura de integridade, ou seja, é fazer o certo mesmo que ninguém esteja olhando. Para alcançar este objetivo, a organização deve investir em treinamentos regulares para todos os colaboradores, a fim de garantir que eles compreendam plenamente o código de conduta e suas implicações.

Também é fundamental estabelecer um sistema eficaz de monitoramento e aplicação, para garantir a conformidade e a adoção consistente dos princípios éticos delineados no código. Isso não apenas protege os interesses da organização, mas também cria um ambiente de trabalho saudável, que valoriza o respeito, a integridade e a confiança.

É preciso ainda determinar quais serão os aspectos que serão abordados no código de ética e conduta, seguem alguns exemplos:

Missão e valores da empresa: a missão é o que faz com que sua empresa exista e os valores estabelecem os limites para que se alcance os seus objetivos. O código deve começar com uma declaração nítida de intenção e propósito baseada nos valores e na missão da empresa. Aqui também é um bom momento para incluir uma declaração sobre ética e padrões de comportamento;

Políticas de compliance: as políticas de local de trabalho incluem a expectativa de cumprimento do código para temas como: assédio e discriminação, conflito de interesses, fraude, relação com cliente e fornecedor e propriedade intelectual. Além disso, é importante incluir também qualquer regulamentação específica de órgãos regulamentadores do seu segmento de atuação;

Como e onde fazer uma denúncia de má conduta: não esqueça de deixar explícito no documento qual é o caminho que a pessoa colaboradora deve seguir caso vivencie ou testemunhe algum caso de má conduta. O mecanismo mais utilizado nesse caso é o canal de denúncias. É importante oferecer um espaço seguro para que as pessoas tenham uma forma confiável e simples de denunciar qualquer ocorrência;

Medidas disciplinares: um bom código de ética e conduta deve conter prescrições de comportamento para cada caso, identificando as variações com exemplos de situações que se enquadram nessa categoria. Também é importante deixar claro como a empresa lidará com elas.

O texto deve ser revisado por um advogado para avaliar a legalidade do conteúdo, caso o comitê não conte com um que tenha realizado esta análise durante a elaboração.

Discuta a primeira versão com os stakeholders

O código de ética e conduta não pode ser implementado sem uma discussão prévia sobre seu conteúdo. Cada tópico deve ser analisado por todos os membros do comitê para que revisem o conteúdo e tragam feedbacks.

Como se trata de um documento válido para toda a empresa, é preciso que ele seja acessível e compreensível. Peça ajuda ao time de marketing ou design para ajudar a cuidar da parte visual do material, o ideal é que o código tenha a identidade visual da empresa e seja amigável em sua linguagem.

Compartilhe com os colaboradores da sua empresa

A última etapa consiste na divulgação e compartilhamento do documento para a empresa. Para que alcance todos os colaboradores, é necessário realizar uma campanha intensiva de comunicação interna. Nessa etapa, é importante envolver o time de recursos humanos e marketing para criar uma ação.

Para efeito de eventuais penalizações por desvio de conduta, o RH deve ter algum comprovante de que todos os colaboradores leram e estão de acordo com o código. A divulgação não deve focar apenas no compartilhamento do documento, mas também em demonstrar a importância para todos os setores e atividades da organização e por que todos devem respeitar as regras.

Além da publicação, é importante que a divulgação das regras seja constante. É possível elaborar campanhas, treinamentos e até ações gamificadas para engajar os colaboradores.

Quais são os benefícios do código de conduta?

Um código de ética e conduta efetivo traz consigo uma série de benefícios significativos para as organizações. Confira agora três deles:

Segurança

Quando bem estabelecido, cria um ambiente de trabalho seguro para todos os colaboradores. Ele define claramente as normas de conduta aceitáveis e os comportamentos esperados, criando uma base para prevenir e lidar com situações de assédio, discriminação e outras formas de violações éticas.

O seu papel é estabelecer diretrizes sólidas e promover um ambiente em que todos se sintam respeitados e seguros, incentivando assim, a denúncia de comportamentos inadequados. Isso contribui para a prevenção de conflitos, redução de riscos legais e promoção de um clima organizacional saudável.

Melhora na reputação

Ajuda a construir uma reputação positiva. Através do compromisso com a ética e a transparência, a empresa demonstra seu comprometimento com a responsabilidade corporativa e a integridade nos negócios.

Essa postura ética fortalece a confiança dos clientes, parceiros comerciais e investidores, o que pode resultar em maior fidelidade dos clientes, parcerias mais sólidas e uma vantagem competitiva no mercado. Além disso, uma reputação sólida também atrai talentos qualificados, que desejam fazer parte de uma organização que valoriza a ética e o respeito.

Simplifica a gestão de capital humano

O código de ética e conduta desempenha um papel fundamental na gestão de capital humano. Ele fornece orientações claras aos colaboradores sobre as expectativas da empresa em relação a seu comportamento no ambiente de trabalho. Isso simplifica a tomada de decisões e ajuda a resolver dilemas éticos que possam surgir.

Além disso, os funcionários têm um guia confiável para agir com integridade, ética e conformidade legal. Vale destacar ainda que o código de ética e conduta pode ser usado como base para a definição de políticas internas, programas de treinamento e avaliações de desempenho, facilitando a gestão do capital humano em termos de conformidade ética e alinhamento organizacional.

Por todos esses motivos, é fácil perceber que quando a empresa estabelece normas claras e promove uma cultura de ética e responsabilidade, colherá os benefícios de um ambiente de trabalho saudável, relacionamentos comerciais sólidos e uma imagem corporativa positiva.

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