Compliance trabalhista: entenda a importância e as melhores práticas

O compliance trabalhista se ocupa da constatação do cumprimento das leis trabalhistas e previdenciárias, é uma área de grande impacto nas empresas. A desconformidade nessa esfera custa bastante caro, pois pode envolver diversos âmbitos, desde a fiscalização até processos trabalhistas movidos por funcionários.

Ter políticas claras para o compliance em matéria trabalhista, de segurança, de saúde do trabalho e de previdência social é muito importante para reduzir riscos. Entenda como essa área se organiza e o que levar em consideração no programa de compliance trabalhista.

Continue a leitura a seguir!

Qual é o significado de compliance trabalhista?

O compliance trabalhista é a adoção de processos gerenciais, de auditoria e controle visando manter a empresa em conformidade com a legislação do trabalho.

Trata-se de uma frente de trabalho multidisciplinar, pois engloba as diferentes relações da empresa nessa esfera, como empregados, prestadores de serviços terceirizados, órgãos públicos, agentes tributários e de fiscalização.

Qual a finalidade de um programa de compliance trabalhista?

O propósito de qualquer medida de compliance é a mitigação de riscos. Assim, um programa de compliance trabalhista deverá observar possíveis riscos e formas de mitigação nas seguintes questões:

• Conscientização, prevenção e punição às práticas ilegais, abusivas, discriminatórias, de assédio moral e/ou sexual contra empregados;
• Atuação da empresa prestadora de serviços e sua conformidade com a legislação trabalhista;
• Procedimentos de recrutamento, seleção e Conheça Seu Colaborador ou Know Your Employee (KYE);
• Contratos de trabalho e prestação de serviços vigentes;
• Rescisões contratuais recentes (até dois anos);
• Regularidade da documentação relativa às doenças ocupacionais e documentos obrigatórios de Saúde e Segurança do Trabalho;
• Códigos de conduta, ética, integridade e regulamento interno da empresa;
• Políticas internas, atualização, treinamento e orientação de empregados;
• Aplicação de punições a empregados, como descontos de pagamento, suspensões e demissões por justa causa;
• Acompanhamento de processos judiciais e administrativos relacionados às questões de trabalho e previdência;
• Normas coletivas aplicáveis à empresa.

Qual a relação entre o programa de compliance trabalhista e a LGPD?

Os dados cadastrais e documentação dos empregados de uma empresa são, essencialmente, dados pessoais, o que lhes confere a proteção prevista pela Lei 13.709/2018, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Assim, o departamento de compliance deverá cuidar para que a empresa siga as diretrizes da LGPD no tratamento de dados de funcionários.

É importante ressaltar que a criação de processos para checagem de background de trabalhadores (KYE) têm peculiaridades. As decisões judiciais trabalhistas sobre o tema apontam para recomendações importantes para quem deseja criar esses procedimentos.

Quais são as principais leis que regulamentam o compliance trabalhista?

Na realidade o compliance trabalhista é o responsável por verificar a conformidade das atividades da empresa com as legislações em vigor que regulam as relações de trabalho.

Por esse motivo, é importante ter em mente que são as políticas de compliance trabalhista adotadas como parte de um programa de integridade global dentro da organização que definem o sucesso no controle do cumprimento das leis na esfera trabalhista, ou seja, não há uma lei de “compliance trabalhista”, mas leis trabalhistas ou mesmo leis que interferem nas relações de trabalho, que precisam ser cumpridas e para assegurar isso existem os processos de compliance trabalhista.

Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)

A CLT é a principal lei que regulamenta as relações de trabalho no Brasil.

Ela abrange uma ampla gama de questões, como formas de contratos de trabalho que podem ser adotadas pela empresa, limites de jornada de trabalho, regras de concessão de férias, tipos de rescisões contratuais, regras para realização de horas extras, trabalho noturno dentre outras inúmeras previsões.

Logo, consolida as regras para a gestão das relações com empregados regidos pelo regime celetista, mas que não se esgota em si mesma, ou seja, há ainda uma outra ampla gama de legislação esparsa que regula as relações de trabalho. 

Lei da Reforma Trabalhista (Lei 13.467/17)

Esta lei trouxe várias alterações significativas nas relações de trabalho, impactando sobretudo em mudanças importantes na jornada de trabalho, fracionamento de férias, demissão em comum acordo, trabalho da gestante e negociação coletiva, entre outras.

O seu intuito é flexibilizar as relações de trabalho e gerar empregos, tornando a contratação de empregados regidos pela CLT menos onerosa para as empresas.

Lei Anticorrupção (Lei 12.826/13)

Embora não seja propriamente uma lei trabalhista, essa legislação trata de práticas de corrupção que podem ocorrer no contexto das relações de trabalho, como suborno de funcionários, por exemplo.

Caso você queira saber mais sobre este assunto, temos um artigo bem completo falando especificamente sobre este tema. Confira clicando aqui.

Lei da Terceirização (Lei 13.429/17)

A Lei da Terceirização, Lei 13.429/17, permitiu a terceirização da atividade-fim das empresas, o que antes era apenas regulamentada pela jurisprudência do Tribunal Superior do Trabalho (TST), por meio da Súmula n.º 331, ou seja, não havia regulamentação por lei específica, o que gerava insegurança jurídica.

A partir da publicação da lei, foi permitida a terceirização não apenas atividades-meio, mas também atividades-fim.

Além disso, a lei estabeleceu regras para a responsabilidade da empresa contratante em relação aos direitos trabalhistas dos terceirizados, inserindo vários mecanismos de controle para assegurar aos trabalhadores o recebimento dos seus haveres trabalhistas em caso de inadimplemento por parte da empresa terceirizada.

Lei da Lavagem de Dinheiro (Lei 9.613/98)

Esta lei define quais são os crimes que podem ser praticados para ocultar ou dissimular a origem ilícita de valores, bem como podem ser praticadas fraudes em transações financeiras, fazendo parecer que os recursos possuem origem lícita, e isso pode ocorrer em relações de trabalho, sobretudo envolvendo prestadores de serviço terceirizados que podem ser empresas de fachada ou fictícias.

Como estruturar um programa de compliance trabalhista?

Para criar um bom programa de compliance, em primeiro lugar, é importante contar com a participação direta das instâncias decisórias da empresa. Sem o apoio da direção não é possível implementar procedimentos, mudanças e revisar maus hábitos. 

Muitas vezes os funcionários entendem que os protocolos e a documentação exigida para os casos são excessivamente burocráticos. Em alguns casos, somente a interferência direta das instâncias mais altas da empresa conseguirá garantir a aplicação do programa de compliance trabalhista.

Em seguida, é importante fazer um levantamento de dados, para obter informações e documentos que refletem o panorama da empresa em matéria trabalhista.

A análise dessa due diligence inicial costuma gerar uma lista de próximos passos significativa. Toda a documentação de funcionários e prestadores de serviços deve ser analisada, visando obter o seguinte cenário:

• Qual é o número de empregados, seus setores e cargos;
• Quais são as atividades que contam com funcionários terceirizados ou prestadores de serviços, quem são as empresas, os funcionários e suas atividades;
• Entidades sindicais que representam a empresa e os empregados;
• Normas trabalhistas aplicáveis à empresa.

Tendo em mãos a documentação completa da situação da empresa, medidas corretivas necessárias e documentação faltante, é hora de criar o plano de compliance trabalhista. Ele deverá prever as etapas de construção do programa de compliance, prazos, responsáveis e ações necessárias.

O planejamento deverá prever, inclusive, a revisão ou elaboração do código de conduta, ética e integridade da empresa, bem como o regulamento interno. Essa documentação deverá ser divulgada para todos os trabalhadores, com linguagem clara, direta, de simples compreensão e observando a acessibilidade.

Outros pontos importantes para a estruturação do compliance trabalhista

O pilar da consolidação de um programa de compliance trabalhista é a promoção de treinamento e atualização dos funcionários. É importante que a empresa promova a disseminação de conhecimento tanto em relação às normas internas quanto às normas de saúde, segurança do trabalho e boas práticas trabalhistas.

O sucesso das políticas de compliance trabalhista de uma empresa passa, obrigatoriamente, pela conscientização de que os processos e atitudes devem ser revistos e modificados.

Assim, para que a empresa consiga atingir altos níveis de conformidade, deve promover a atitude proativa dos funcionários, também conhecida como “cultura do speak up”. 

Os funcionários devem se sentir à vontade para apontar problemas e indicar os responsáveis por irregularidades, sem riscos de represálias. Por isso, uma das boas práticas é a criação de canais de denúncia e ouvidoria que assegurem o sigilo das comunicações.

Nada disso adiantará, no entanto, se não houver regras claras para ajustamento de conduta e punições para os infratores, que devem ser aplicadas de forma objetiva pela empresa.

Pequenas empresas também devem fazer compliance trabalhista?

Toda empresa deve seguir a legislação trabalhista à risca. Por isso, qualquer estrutura empresarial que tenha empregados e/ou prestadores de serviços terceirizados vai se beneficiar de um programa de compliance trabalhista.

As empresas com estruturas mais simples, como as Microempresas (ME) contam com alguns benefícios governamentais de redução de carga tributária e desobrigação de escrituração.

Ainda assim, é importante que sejam observadas boas práticas em matéria trabalhista, mesmo que com uma documentação menos complexa.

Qual o impacto do compliance trabalhista para gestão previdenciária?

Na gestão previdenciária, um dos principais riscos que se pretende mitigar é o surgimento de passivo previdenciário. Assim, o compliance trabalhista fará a revisão sistemática da situação previdenciária na empresa, visando verificar se ela está em conformidade.

Além de verificar se a empresa está em dia com os tributos e obrigações acessórias da previdência, o compliance trabalhista também pode identificar oportunidades.

A revisão da situação da empresa, seu enquadramento e da folha de pagamento podem causar a identificação de recolhimentos maiores, que podem ser recuperados.

Outra situação é a verificação de que a empresa pode se beneficiar de algum enquadramento mais benéfico do ponto de vista previdenciário, programas de incentivo, dentre outros.

O compliance trabalhista é fundamental para as empresas que desejam atingir bons níveis de conformidade em direito do trabalho. Cabe ao departamento de compliance revisar a atuação da empresa, criar diretrizes claras e garantir que as normas e procedimentos observados, visando a mitigação dos riscos trabalhistas.

Quais são as principais vantagens do compliance trabalhista?

A conformidade trabalhista é um dos pontos mais sensíveis para a organização, pois conforme mencionado inicialmente, diante da complexidade da legislação e da imensa gama de situações envolvendo relações de trabalho que podem gerar prejuízos para a empresa, o zelo com o compliance trabalhista deve ser levado à sério, gerando diversas vantagens, dentre elas:

Aumento da produtividade 

A conformidade com as leis trabalhistas faz com que a empresa tenha mais credibilidade perante seus colaboradores e prestadores de serviço, o que, por sua vez, melhora o clima organizacional e aumenta a produtividade, uma vez que os funcionários estão mais propensos a se dedicar ao trabalho quando se sentem valorizados e protegidos.

Ambiente de trabalho motivador

O cumprimento das leis trabalhistas, juntamente com a adoção de práticas justas e éticas, cria um ambiente de trabalho motivador, onde os funcionários se sentem respeitados e reconhecidos, o que eleva a satisfação no trabalho e a retenção de talentos, uma vez que os colaboradores tendem a se manter motivados.

Valorização da imagem da empresa

As empresas que demonstram compromisso com o compliance trabalhista tendem a ter uma imagem mais positiva perante clientes, investidores e stakeholders em geral, o que melhora a imagem e reputação da empresa no mercado.

Redução dos índices de acidentes de trabalho

O cumprimento das normas de segurança e saúde no trabalho é de extrema relevância, e contribui para a redução dos acidentes de trabalho, protegendo os funcionários e evitando custos associados a incidentes e doenças ocupacionais, sejam eles decorrentes das multas aplicáveis, aumento de alíquotas como a do Fator Acidentário de Prevenção (FAP), ou até mesmo prevenção de passivos judiciais.

Redução do passivo trabalhista

Cumprir as leis trabalhistas e adotar práticas transparentes, faz com que as empresas reduzam o risco de litígios trabalhistas e multas, gerando economia de recursos financeiros e tempo, uma vez que os processos judiciais são longos e caros, além de ferirem a imagem da empresa.

Como as soluções da upLexis podem ajudar no compliance trabalhista?

Conforme citado anteriormente, fazer um levantamento de dados ou uma due diligence, como também é chamado esse processo, é fundamental para garantir mais transparência e segurança no relacionamento com terceiros.

Contudo, buscar informações sobre pessoas e empresas manualmente pode ser bastante demorado e gerar custos elevados para a organização.

Com o upMiner, plataforma de mineração de dados da upLexis, é possível otimizar a coleta e a estruturação de grandes volumes de dados. Apenas com o número de CPF ou CNPJ, pode-se gerar relatórios personalizados para análise e tomada de decisão.

Ao contar com solução, é possível verificar em poucos minutos informações como:

• Processos judiciais;
• Mídias negativas;
• Embargos ambientais;
• Relações societárias;
• Parentescos;
• Pendências financeiras;
• Pessoas Politicamente Expostas;
• Entre outros.

Dessa forma, a empresa evita relacionamentos conflitantes e mitiga riscos trabalhistas. A plataforma upMiner pode proporcionar redução de custos, otimização de processos, segurança, organização e muitos outros benefícios para a sua empresa.

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Bianca Nascimento Lara Campos é bacharel em Direito pela Universidade Presbiteriana Mackenzie, pós-graduada em Filosofia e Teoria do Direito na PUC-Minas. Advogada atuante em São Paulo, com foco em Direito Civil, Empresarial e Compliance, bem como atuação nos tribunais estaduais e superiores.