KYP: o que é Know Your Partner?

Know Your Partner, ou KYP, é o nome do processo de compliance que visa obter informações sobre a idoneidade de pessoas e empresas que se relacionem com uma organização. O objetivo é garantir que os parceiros da empresa também se comprometam com os valores institucionais e com o estrito cumprimento da legislação vigente.

Além dos riscos reputacionais de se envolver com pessoas inidôneas, os relacionamentos empresariais podem trazer prejuízos e riscos à empresa. A legislação atual exige uma postura proativa das empresas, que devem agir e fiscalizar a atuação de toda a sua rede de relacionamentos.

Veja a seguir como funciona o KYP e como ele deve ser colocado em prática nas empresas!

O que significa Know Your Partner (KYP)?

KYP, em português, significa “Conheça Seu Parceiro”. Assim, estamos diante de um procedimento que visa obter informações sobre o histórico de parceiros de um negócio. O objetivo do estudo é avaliar se o relacionamento traz algum risco para a empresa, bem como se há necessidade de ajustes ou cautelas adicionais para a celebração de contratos com um determinado alvo.

Os processos de KYP devem estar incorporados em todas as fases do ciclo de vida dos parceiros, desde a admissão até o encerramento dos negócios. Não deve existir exceções: independentemente da forma de indicação do parceiro, ele deverá se submeter aos processos de background check realizados pelo departamento de compliance que podem, inclusive, sugerir que a parceria não se concretize.

Qual a legislação aplicável ao Know Your Partner (KYP)?

Por se tratar de um processo de gestão de compliance, o KYP sempre se submeterá às normas internas das empresas, bem como às normas específicas de seu segmento de atuação, quando existirem. De forma geral, podemos destacar as principais normas que tratam do assunto:

• Instrução Normativa Conjunta MP/CGU n. 01/2016;
• Norma Técnica ABNT ISO 37001;
• Circular do Banco Central (BACEN) 3.978/20; 
• Lei de Improbidade Administrativa (8.429/92);
• Lei de Crimes Ambientais (9.605/98);
• Lei de Lavagem de Dinheiro (9.613/98);
• Lei de Defesa da Concorrência (12.529/2011)
• Lei Anticorrupção (12.486/13);
• Lei de Combate ao Terrorismo (13.260/16).

Os procedimentos de checagem feitos pela equipe de compliance buscarão conferir a idoneidade da empresa e o cumprimento da legislação. Dependendo do nível de envolvimento e riscos pertinentes à relação será importante verificar a regularidade do parceiro em vários âmbitos como o financeiro, fiscal, jurídico, ambiental, administrativo, penal e trabalhista.

Como fazer uma pesquisa de KYP?

A estruturação das políticas de Know Your Partner, como já dito, abrangerá todas as etapas de um relacionamento. Assim, haverá diversos protocolos para coleta de dados e verificação de informações, que serão aplicados de acordo com o tipo de relacionamento e a etapa do ciclo de vida do parceiro.

Geralmente, as análises para novos negócios, com alto envolvimento de capital e alianças estratégicas exigirão uma análise mais profunda, com a realização de due diligence. Nesse estudo prévio haverá a avaliação dos riscos, possibilidades de mitigação e se é possível prosseguir com a negociação.

Se a contratação não é de grande valor financeiro nem tem potencial de trazer grandes riscos para a empresa, isso não significa que nada será avaliado. Nesses casos, o background check buscará informações relativas ao histórico da empresa, idoneidade e atuação no mercado.

Algumas informações que vale a pena incluir em qualquer análise prévia à celebração de contratos:

• dados cadastrais atualizados;
• quadro societário e informações do histórico dos sócios;
• envolvimentos em situações delicadas, como listas restritivas ou Pessoas Politicamente Expostas (PEP);
• situação contábil e fiscal;
• situação perante a Justiça do Trabalho;
• pendências socioambientais;
• processos administrativos e judiciais, especialmente se envolverem altos valores financeiros, se existirem em grande quantidade ou tratarem de temas que tenham relação com o negócio que se pretende celebrar;
• análise das garantias contratuais ofertadas, especialmente a situação de bens imóveis;
• situação de crédito e risco financeiro.

Depois da avaliação inicial é importante estabelecer quais serão os critérios de prazo e informações que serão objeto de atualização. Quando o departamento de compliance adota uma plataforma específica para obter, armazenar e atualizar dossiês, esses procedimentos são rápidos e simples de fazer.

Bons processos de KYP se estruturam com base no tríplice AVV: avaliação, vinculação e verificação. As três medidas são adotadas pelo departamento de compliance que:

• fará a coleta e avaliação de informações, durante todo o relacionamento;
• indicará as formas de vinculação dos terceiros às normas de conformidade, por meio de contratos, cláusulas de garantia, dentre outros mecanismos de proteção;
• fará a verificação e monitoramento do desempenho e conduta do parceiro, indicando alterações de status ou novas medidas de proteção sempre que necessário, durante todas as fases de seu ciclo de relacionamento com a empresa.

Por que é importante verificar antecedentes dos parceiros?

A realização dos processos de KYP é importante para que a empresa possa mitigar diversos riscos que podem surgir em seus relacionamentos, tais como:

• assegurar o fornecimento de produtos/serviços ou cumprimento dos contratos nos termos em que foram firmados;
• garantir que o parceiro está em conformidade operacional, possuindo todas as licenças e certificados obrigatórios para sua atuação;
• obter informações do histórico operacional e relacionamentos anteriores do parceiro com referências do mercado;
• conhecer a situação financeira do parceiro, seus riscos de crédito e eventual chance de falência ou recuperação judicial;
• conferir se o parceiro está alinhado com os princípios e valores da empresa;
• certificar que o parceiro não está envolvido em atividades ilícitas ou escusas como trabalho infantil, corrupção, lavagem de dinheiro, sonegação fiscal, fraudes, dentre outras.

Como usar a tecnologia para aprimorar processos de KYP?

O uso de uma plataforma de compliance é altamente recomendável para quem deseja otimizar as pesquisas de Know Your Partner. Adotando soluções que aplicam automação e mineração de dados, como o upMiner, é possível compilar e analisar um grande volume de dados, com agilidade e precisão.

O upMiner permite que as buscas sejam customizadas, para abranger determinadas fontes e relacionamentos, gerando dossiês personalizados. Com o upLink é possível avaliar vínculos diretos e indiretos dos alvos da pesquisa, para obtenção de um histórico ainda mais completo.

A adoção de tecnologia específica para o trabalho da equipe de compliance permite que a coleta de dados e análise de riscos sejam mais efetivas nos procedimentos de Know Your Partner. Com isso, fazer um monitoramento contínuo dos parceiros da empresa se torna uma atividade simples e rápida, otimizando a gestão de compliance.

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Bianca Nascimento Lara Campos é bacharel em Direito pela Universidade Presbiteriana Mackenzie, pós-graduada em Filosofia e Teoria do Direito na PUC-Minas. Advogada atuante em São Paulo, com foco em Direito Civil, Empresarial e Compliance, bem como atuação nos tribunais estaduais e superiores. Presta serviços diretamente para escritórios de advocacia e empresas nas áreas de especialidade, tanto como advogada quanto como produtora e estrategista de conteúdo jurídico. É colunista em portais jurídicos, dentre eles, o blog da upLexis.