KYP: o que é Know Your Partner?

Know Your Partner, ou KYP, é o nome do processo de compliance que visa obter informações sobre a idoneidade de pessoas e empresas que se relacionam com uma organização. Seu objetivo é garantir que os parceiros da empresa também se comprometam com os valores institucionais e com o estrito cumprimento da legislação vigente.

Além dos riscos reputacionais de se envolver com pessoas inidôneas, os relacionamentos empresariais podem trazer prejuízos e riscos à empresa. A legislação atual exige uma postura proativa das empresas, que devem agir e fiscalizar a atuação de toda a sua rede de relacionamentos.

Nesse sentido, produzimos este conteúdo para você entender como funciona o KYP e como ele deve ser colocado em prática nas empresas.

Continue a leitura a seguir!

O que significa Know Your Partner (KYP)?

KYP, em português, significa “Conheça Seu Parceiro”. Assim, estamos diante de um procedimento que visa obter informações sobre o histórico de parceiros de um negócio. O objetivo do estudo é avaliar se o relacionamento traz algum risco para a empresa, bem como se há necessidade de ajustes ou cautelas adicionais para a celebração de contratos com um determinado alvo.

Os processos de KYP devem estar incorporados em todas as fases do ciclo de vida dos parceiros, desde a admissão até o encerramento dos negócios. Não deve existir exceções: independentemente da forma de indicação do parceiro, ele deverá se submeter aos processos de background check realizados pelo departamento de compliance que podem, inclusive, sugerir que a parceria não se concretize.

Como o KYP ajuda empresas?

O Know Your Partner (KYP) é uma prática essencial para garantir a integridade e a sustentabilidade das operações empresariais. Por meio da implementação de um processo robusto de KYP, é possível reforçar a segurança e a eficiência das atividades comerciais.

Primeiramente, o KYP ajuda a mitigar riscos financeiros por meio de uma análise detalhada do histórico financeiro dos parceiros para evitar associações com entidades que apresentem instabilidade econômica ou histórico de inadimplência. Essa precaução visa assegurar que os parceiros comerciais tenham capacidade financeira para cumprir suas obrigações contratuais, evitando surpresas desagradáveis no futuro.

Outro benefício significativo do KYP é a proteção contra fraudes e atividades ilícitas. Com o avanço das tecnologias de inteligência artificial, as fraudes se tornaram mais sofisticadas. Segundo o CEO da Eftsure Africa, empresa especializada em otimizar processos de gerenciamento de transferências eletrônicas de fundos (EFT), com o avanço das IA generativas o risco de fraude em meios de pagamento, por exemplo, foi potencialmente elevado. Os crimes se tornaram mais sofisticados do que nunca, pois esse tipo de tecnologia também pode ser usada ​​para tornar o crime financeiro mais eficiente.

Ademais, o KYP contribui para a construção de relacionamentos comerciais sólidos e de confiança, pois conhecer bem os parceiros permite estabelecer colaborações mais transparentes, baseadas na confiança mútua. Isso é essencial para negociações de longo prazo e para o desenvolvimento de parcerias estratégicas que impulsionem o crescimento e a inovação.

Por fim, a implementação de um processo eficiente de Know Your Partner também facilita a tomada de decisões e o acesso a informações detalhadas e atualizadas, minimizando incertezas e maximizando oportunidades de negócios.

Qual a legislação aplicável ao Know Your Partner (KYP)?

Por se tratar de um processo de gestão de compliance, o KYP sempre se submeterá às normas internas das empresas, bem como às normas específicas de seu segmento de atuação, quando existirem. De forma geral, podemos destacar as principais normas que tratam do assunto:

• Instrução Normativa Conjunta MP/CGU n. 01/2016;
• Norma Técnica ABNT ISO 37001;
• Circular do Banco Central (BACEN) 3.978/20; 
• Lei de Improbidade Administrativa (8.429/92);
• Lei de Crimes Ambientais (9.605/98);
• Lei de Lavagem de Dinheiro (9.613/98);
• Lei de Defesa da Concorrência (12.529/2011)
• Lei Anticorrupção (12.486/13);
• Lei de Combate ao Terrorismo (13.260/16).

Os procedimentos de checagem feitos pela equipe de compliance buscarão conferir a idoneidade da empresa e o cumprimento da legislação. Dependendo do nível de envolvimento e riscos pertinentes à relação será importante verificar a regularidade do parceiro em vários âmbitos como o financeiro, fiscal, jurídico, ambiental, administrativo, penal e trabalhista.

Como fazer uma pesquisa de KYP?

A estruturação das políticas de Know Your Partner, como já dito, abrangerá todas as etapas de um relacionamento. Assim, haverá diversos protocolos para coleta de dados e verificação de informações, que serão aplicados de acordo com o tipo de relacionamento e a etapa do ciclo de vida do parceiro.

Geralmente, as análises para novos negócios, com alto envolvimento de capital e alianças estratégicas exigirão uma análise mais profunda, com a realização de due diligence. Nesse estudo prévio haverá a avaliação dos riscos, possibilidades de mitigação e se é possível prosseguir com a negociação.

Se a contratação não é de grande valor financeiro nem tem potencial de trazer grandes riscos para a empresa, isso não significa que nada será avaliado. Nesses casos, o background check buscará informações relativas ao histórico da empresa, idoneidade e atuação no mercado.

Algumas informações que vale a pena incluir em qualquer análise prévia à celebração de contratos são:

• Dados cadastrais atualizados;
• Quadro societário e informações do histórico dos sócios;
• Envolvimentos em situações delicadas, como listas restritivas ou Pessoas Politicamente Expostas (PEP);
• Situação contábil e fiscal;
• Situação perante a Justiça do Trabalho;
• Pendências socioambientais;
• Processos administrativos e judiciais, especialmente se envolverem altos valores financeiros, se existirem em grande quantidade ou tratarem de temas que tenham relação com o negócio que se pretende celebrar;
• Análise das garantias contratuais ofertadas, especialmente a situação de bens imóveis;
• Situação de crédito e risco financeiro.

Depois da avaliação inicial é importante estabelecer quais serão os critérios de prazo e informações que serão objeto de atualização. Quando o departamento de compliance adota uma plataforma específica para obter, armazenar e atualizar dossiês, esses procedimentos são rápidos e simples de fazer.

Bons processos de KYP se estruturam com base no tríplice AVV: avaliação, vinculação e verificação. As três medidas são adotadas pelo departamento de compliance que:

• Fará a coleta e avaliação de informações, durante todo o relacionamento;
• Indicará as formas de vinculação dos terceiros às normas de conformidade, por meio de contratos, cláusulas de garantia, dentre outros mecanismos de proteção;
• Fará a verificação e monitoramento do desempenho e conduta do parceiro, indicando alterações de status ou novas medidas de proteção sempre que necessário, durante todas as fases de seu ciclo de relacionamento com a empresa.

Por que é importante verificar antecedentes dos parceiros?

A realização dos processos de KYP é importante para que a empresa possa mitigar diversos riscos que podem surgir em seus relacionamentos, tais como:

• Assegurar o fornecimento de produtos/serviços ou cumprimento dos contratos nos termos em que foram firmados;
• Garantir que o parceiro está em conformidade operacional, possuindo todas as licenças e certificados obrigatórios para sua atuação;
• Obter informações do histórico operacional e relacionamentos anteriores do parceiro com referências do mercado;
• Conhecer a situação financeira do parceiro, seus riscos de crédito e eventual chance de falência ou recuperação judicial;
• Conferir se o parceiro está alinhado com os princípios e valores da empresa;
• Certificar que o parceiro não está envolvido em atividades ilícitas ou escusas como trabalho infantil, corrupção, lavagem de dinheiro, sonegação fiscal, fraudes, dentre outras.

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Gabriela B. Maluf é Founder & CEO da Thebesttype, empreendedora, escritora, advogada com 18 anos de experiência, especialista em Compliance Trabalhista, Relações Trabalhistas, Sindicais e Governamentais, Direito Público e Previdenciário, palestrante com mais de 200 eventos realizados e produtora de conteúdo técnico otimizado em SEO para sites e blogs.