KYC: saiba tudo sobre Know Your Customer

Os procedimentos de Know Your Customer, Conheça Seu Cliente, ou KYC, são medidas preventivas adotadas por empresas para conferir os dados, a idoneidade e os riscos de uma relação. 

Desse modo, o KYC consiste em uma providência obrigatória no mercado financeiro, mas que é recomendável para qualquer empresa que deseja atingir altos níveis de compliance.

Neste artigo, você entenderá melhor este tema, como estruturar processos de Know Your Customer e as principais informações sobre o assunto. Continue a leitura a seguir!

O que é Know Your Customer (KYC)?

O processo de KYC, que significa na tradução livre para o português, Conheça Seu Cliente, é descrito por uma série de práticas adotadas pelas empresas para verificar o histórico e veracidade das informações apresentadas por um cliente. 

Assim, a ideia é que a empresa faça uma checagem independente, para confirmar as informações, mitigar riscos de fraudes e evitar relações comerciais que tragam prejuízos.

Como funciona o procedimento KYC?

O procedimento KYC varia conforme a instituição e as regulamentações às quais está sujeita, mas no geral, consiste em várias etapas que envolvem a coleta, verificação e análise das informações do cliente.

Desta forma, a instituição ou organização coleta informações pessoais do cliente, como nome completo, endereço, data de nascimento, número de identificação, ocupação e outras informações relevantes.

O cliente deve, portanto, fornecer documentos de identificação válidos, como passaporte, carteira de identidade ou carteira de motorista, e esses documentos são então verificados para confirmar a sua autenticidade e validade.

Verificação de identidade

A instituição verifica a identidade do cliente comparando as informações fornecidas com os documentos apresentados e com base nas informações coletadas e avalia o risco associado ao cliente.

A avaliação envolve determinar se o cliente é de baixo, médio ou alto risco, considerando fatores como origem dos fundos, histórico de transações, localização geográfica e outros critérios relevantes.

Após a conclusão da verificação inicial, a instituição normalmente estabelece um processo de monitoramento contínuo das atividades do cliente mediante análise regular de transações, detecção de atividades incomuns e atualização periódica das informações do cliente.

Manutenção dos registros

Durante todo o processo KYC, a instituição mantém registros adequados das informações coletadas e das etapas realizadas. Esses registros são essenciais para fins de auditoria, conformidade regulatória e investigações posteriores, se necessário. 

Desta forma, o objetivo geral do KYC é verificar a identidade do cliente, avaliar o risco associado a ele e garantir a conformidade com as obrigações legais e regulatórias relacionadas à prevenção de atividades ilegais.

Para quem o KYC é indicado?

O procedimento KYC (Know Your Customer) é indicado para qualquer organização ou instituição que precise conhecer e verificar a identidade de seus clientes. Embora seja mais comumente associado a instituições financeiras, o KYC é relevante para várias indústrias e setores.

Setor financeiro

Os bancos, seguradoras, corretoras de valores, gestoras de fundos e outras entidades financeiras são obrigadas a implementar procedimentos de KYC de acordo com as regulamentações financeiras para prevenir lavagem de dinheiro, financiamento do terrorismo e outras atividades financeiras ilícitas. 

Além disso, as empresas que oferecem serviços financeiros, como processamento de pagamentos, empréstimos, cartões de crédito, fintechs e plataformas de criptomoedas, também devem adotar o KYC para garantir a conformidade regulatória e a segurança financeira.

Setor imobiliário

As empresas do setor imobiliário como construtoras, imobiliárias, empresas de gestão de propriedades e outras organizações relacionadas ao setor imobiliário também podem realizar verificações de KYC para identificar os envolvidos em transações imobiliárias, prevenir lavagem de dinheiro e corrupção.

Setor de telecomunicações

Os provedores de serviços de telecomunicações podem implementar o KYC para verificar a identidade dos clientes, prevenir atividades fraudulentas, como uso ilegal de serviços e telecomunicações, e cumprir obrigações regulatórias. 

Setor de varejo

As empresas de varejo, comércio eletrônico e plataformas de compras on-line podem adotar procedimentos de KYC para estabelecer a identidade dos clientes, prevenir fraudes, proteger contra uso indevido de cartões de crédito roubados e garantir transações seguras.

Criptomoedas e criptoativos

As plataformas de exchange e outras empresas no ecossistema blockchain podem implementar o KYC para identificar seus usuários, mitigar riscos de crimes financeiros e cumprir os requisitos regulatórios, como prevenção à lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo. 

Por fim, vale frisar que esses são apenas alguns exemplos de setores nos quais o KYC é indicado. No geral, qualquer organização que esteja exposta a riscos de fraudes ou outras atividades ilícitas pode se beneficiar da implementação do KYC para proteger seus negócios, cumprir as regulamentações e garantir a segurança de suas transações e relacionamentos com clientes.

Qual a importância do KYC para as empresas?

O Brasil é um dos campeões em ocorrências que envolvem fraudes, roubos de identidade e vazamento de informações. Segundo matéria veiculada no portal da revista Exame, a maior preocupação no que se refere a fraudes em 2024 é o uso da engenharia social e da IA para esta finalidade como forma de aprimorar as práticas fraudulentas.

A referida matéria menciona o relatório "Panorama de Ameaças de 2023 na América Latina", divulgado pela Kaspersky, que aponta que os golpes financeiros no Brasil aumentaram em 32% no último ano. O Brasil identificou cerca de 1,8 milhão de tentativas de fraudes e se destacou como o país da América Latina que lidera este ranking.

Neste cenário, o setor financeiro é o principal foco dos fraudadores e os roubos de identidade (uso de documentação falsa ou roubada) têm as seguintes finalidades:

• Compra de eletrônicos e smartphones;
• Aquisição de veículos;
• Pedidos de produtos financeiros, como abertura de conta digital e cartões com os dados da vítima, para uso das linhas de crédito obtidas;
• Abertura de empresas para finalidades ilegais.

Como o KYC se relaciona com o compliance?

O KYC é uma prática fundamental para quem deseja ter bons níveis de compliance na empresa, pois é por meio dos procedimentos de verificação prévia das informações fornecidas pelo cliente que a empresa previne fraudes, roubo de identidades e outras atividades criminosas.

Por isso, na fase de cadastramento de clientes é fundamental incluir processos de background check, utilizando bases de dados confiáveis para verificar as informações. As políticas de KYC devem ser desenvolvidas pelo departamento de compliance levando em consideração os seguintes aspectos:

• Perfil dos clientes: se pessoa física, jurídica, Pessoa Politicamente Exposta (PEP), se a relação é regida por normas específicas como no sistema financeiro, relações de consumo, dentre outras;
• Qual o tipo de contratação entre as partes e a duração do relacionamento;
• Quais bancos de dados serão consultados e com qual frequência;
• Informações obrigatórias de acordo com o ramo de atividade da empresa e responsabilidades legais previstas no envolvimento com clientes;
• Necessidade de coleta de consentimento expresso do consumidor para a realização das consultas, bem como a oferta das informações relativas ao tratamento de dados pessoais sensíveis que forem necessários para a contratação, nos termos do que prevê a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Por fim, vale frisar que os protocolos de segurança para a realização de checagem são diferentes de acordo com o risco envolvido. A compra de um item com pagamento à vista, por transferência bancária, por exemplo, requer muito menos cuidado do que uma grande encomenda faturada.

No primeiro caso, uma verificação simples de identidade e dados de pagamento será suficiente, enquanto na segunda hipótese pode ser necessário fazer um processo de due diligence.

Desafios e obstáculos na implementação do KYC

Implementar procedimentos KYC na empresa envolve uma série de obstáculos que precisam ser superados. Abaixo, destacamos alguns dos desafios mais comuns enfrentados durante esse processo:

Complexidade regulatória

As regulamentações em torno do KYC são complexas e variam de acordo com o setor e país, o que torna difícil para as empresas garantirem a total conformidade.

Além disso, as leis e diretrizes estão sujeitas a alterações frequentes, exigindo um monitoramento constante e adaptação dos processos.

Tecnologia e infraestrutura

A implementação eficaz do KYC requer investimentos em tecnologia e infraestrutura.

Desse modo, as empresas enfrentam grandes desafios para integrar sistemas de verificação de identidade, bancos de dados e ferramentas de monitoramento de transações, sobretudo se estiverem lidando com uma base de clientes grande e diversificada.

Coleta e gerenciamento de dados

Um dos principais desafios é zelar pela precisão e a integridade das informações coletadas dos clientes, pois, devido à natureza dispersa e variada dos dados, bem como às preocupações com privacidade e segurança das informações, as ferramentas tecnológicas devem ser constantemente atualizadas e os profissionais envolvidos precisam acompanhar esse processo de perto.

Custos operacionais

Implementar e manter procedimentos KYC envolve custos elevados, sobretudo para empresas de menor porte. Há gastos com verificação de identidade, análise de riscos e monitoramento contínuo de transações, considerando os recursos humanos e tecnológicos envolvidos no processo.

Por esse motivo, investir em tecnologias que otimizem esses processos é uma forma de reduzir despesas e obter melhores resultados.

Resistência interna

A resistência interna à implementação do KYC é comum nas organizações, especialmente se isso implicar em muitas mudanças nos processos existentes ou na alocação de recursos extras.

Por isso, é preciso convencer as partes interessadas da importância do KYC e obter o apoio necessário, e isso representa um desafio por si só.

Atualização dos procedimentos

Manter os procedimentos KYC atualizados e em conformidade com as regulamentações em constante evolução é uma tarefa contínua, pois isso requer recursos em termos de pessoal, tecnologia e tempo, além de um compromisso com a conformidade e a excelência operacional.

Em síntese, para enfrentar esses desafios, a empresa precisa adotar ações estratégicas para implementar e manter procedimentos de KYC eficazes, de modo que ao mesmo tempo a conformidade com as regulamentações aplicáveis e a proteção dos interesses de seus clientes e da própria empresa sejam protegidos.

KYC e CVM 617: qual é a relação?

A relação entre o KYC (Know Your Customer) e a Resolução n.º 617 da CVM (Comissão de Valores Mobiliários) está no contexto das obrigações regulatórias no mercado financeiro no Brasil, pois a CVM é a entidade responsável pela regulamentação e fiscalização do mercado de valores mobiliários no país.

A Resolução CVM 617 é uma regulamentação específica da CVM que estabelece as regras e diretrizes para a prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo no âmbito do mercado de capitais brasileiro. Essa resolução obriga as instituições financeiras e outras entidades supervisionadas pela CVM a implementarem medidas de prevenção e controle, incluindo o KYC.

Dessa forma, a Resolução CVM 617 estabelece as diretrizes para a implementação do KYC no mercado de capitais brasileiro. As instituições financeiras e outras entidades reguladas pela CVM devem seguir essas diretrizes para realizar o processo de verificação da identidade dos clientes, coleta de informações, avaliação de riscos e monitoramento contínuo das transações.

A CVM 617 exige que as instituições financeiras implementem procedimentos de KYC abrangentes para conhecer seus clientes e identificar possíveis atividades ilícitas no mercado de capitais, bem como a necessidade de coletar informações detalhadas sobre os clientes, realizar a verificação da identidade e avaliar o risco associado a eles.

Portanto, a relação entre o KYC e a CVM 617 é que a resolução estabelece os requisitos específicos de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo que as instituições financeiras e outras entidades reguladas pela CVM devem seguir, e o KYC é um componente fundamental dessas medidas de prevenção, garantindo a identificação e verificação da identidade dos clientes.

No entanto, a CVM 617 foi revogada pela CVM 50, que entrou em vigor no 1º dia de outubro de 2021 com o mesmo propósito, ou seja, dispor sobre a prevenção à lavagem de dinheiro, o financiamento do terrorismo e ao financiamento da proliferação de armas de destruição em massa, trazendo algumas alterações quanto ao cadastro e identificação de clientes no âmbito do mercado de valores mobiliários, tornando as regras mais rígidas.

Qual a legislação que regulamenta o KYC?

No mercado financeiro, há diversas regulamentações que obrigam as empresas a fazer o background check de seus clientes. A ideia é prevenir que o sistema financeiro seja utilizado por organizações criminosas, dificultando, com isso, as condutas ilegais.

As principais normas que devem ser observadas nos processos de Know Your Customer no mercado financeiro são:

• Políticas que fazem parte do sistema de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo, (PLD-FT), como disposto no artigo 9º da Lei da Lavagem de Dinheiro (9.613/98), na Lei Anticorrupção (12.486/13), e na Lei de Improbidade Administrativa (8.429/92);
• Procedimentos obrigatórios para relacionamento com as chamadas Pessoas Politicamente Expostas (PEP), conforme normas do Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF), especialmente a Resolução COAF 40/2021;
• Medidas preventivas obrigatórias para todas as instituições reguladas pelo Banco Central do Brasil, conforme a Circular BACEN 3.641/09;
• Medidas de prevenção às atividades ilícitas obrigatórias para as empresas que se sujeitam à regulamentação da Comissão de Valores Mobiliários (CVM), de acordo com a Instrução CVM 50;
• Políticas, procedimentos e controles internos obrigatórios para empresas do ramo securitário ou que se sujeitem à fiscalização pela Superintendência de Seguros Privados (SUSEP), nos termos da Circular SUSEP 612/20.

Como fazer uma boa verificação em KYC?

A qualidade de um processo de Know Your Customer depende de dois fatores. Em primeiro lugar, é fundamental que o especialista em compliance entenda as nuances do relacionamento com os clientes da empresa. A partir dessa análise, é hora de pensar no que é obrigatório por lei e o que seria interessante checar antes de aceitar um novo cliente.

Em seguida, o estudo do caso vai gerar diversas possibilidades de investigação, desde as que são obrigatórias (como no caso das práticas de PLD/FT), até questões que são estrategicamente relevantes (ligadas ao risco de imagem, por exemplo).

Em suma, caberá aos profissionais que desenvolvem as políticas de compliance definir, detalhadamente, como deverá ser feito o background check de clientes e quais os níveis de consulta em cada situação.

Treinamento e educação sobre KYC

O sucesso dos procedimentos KYC requer treinamento adequado dos funcionários envolvidos na condução desses processos. Confira agora os motivos pelos quais o treinamento é relevante:

Conformidade regulatória

Os funcionários precisam entender as regulamentações aplicáveis relacionadas ao KYC, bem como as políticas e procedimentos específicos da empresa.

O treinamento adequado ajuda a garantir que todos estejam cientes das obrigações legais e das melhores práticas para cumprir essas regulamentações.

Identificação de riscos

O treinamento sobre KYC capacita os funcionários a identificar potenciais sinais de atividades suspeitas ou de alto risco durante a interação com os clientes, tais como reconhecer indicadores de lavagem de dinheiro, financiamento do terrorismo e outras formas de atividades ilegais.

Procedimentos e ferramentas

Os funcionários precisam ser treinados no uso adequado de ferramentas e sistemas de verificação de identidade, bem como nos procedimentos internos para coleta, análise e armazenamento de informações dos clientes, visando a consistência e precisão nos processos KYC.

Atendimento ao cliente

O treinamento em KYC também aborda aspectos relacionados ao atendimento ao cliente, tais como a importância da comunicação clara, ética e respeitosa durante a coleta de informações e verificação de identidade. Esse ponto é relevante para que o cliente tenha uma experiência positiva e para que se cumpram os requisitos de conformidade.

Por fim, tenha em mente que o treinamento em KYC não deve ser visto como um evento único, mas sim como um processo contínuo, pois, à medida que as regulamentações e as melhores práticas evoluem, os funcionários precisam ser atualizados e treinados regularmente para garantir que estejam sempre alinhados com os requisitos mais recentes.

Benefícios do KYC para as empresas e instituições financeiras

A implementação adequada do KYC (Know Your Customer) traz diversos benefícios para as empresas e instituições financeiras, dentre eles:

Proteção contra fraudes

O KYC ajuda as empresas a cumprir as obrigações regulatórias impostas por agências governamentais, como órgãos reguladores financeiros e evita multas e penalidades por não cumprimento das normas e regulamentos vigentes.

Assim, o KYC auxilia ainda na identificação de clientes potencialmente fraudulentos ou envolvidos em atividades ilegais, como lavagem de dinheiro, corrupção ou financiamento do terrorismo e ajuda a proteger a empresa contra riscos e perdas financeiras.

Gerenciamento de riscos

Outro benefício a se destacar, é que quando a empresa realiza uma análise detalhada dos clientes, o KYC permite avaliar o nível de risco associado a eles.

Isso ajuda as empresas a tomar decisões informadas sobre a aceitação de clientes, a definição de limites de transação e a implementação de medidas adicionais de segurança, reduzindo os riscos de inadimplência e fraude. 

Melhoria da reputação

A implementação rigorosa do KYC demonstra o compromisso da empresa em garantir transações financeiras legítimas e éticas e contribui para a construção e manutenção de uma reputação positiva, transmitindo confiança aos clientes, parceiros comerciais e investidores.

Melhoria da eficiência operacional

Embora o KYC envolva investimento inicial em tecnologia e recursos, a implementação adequada pode trazer diversos benefícios a longo prazo. 

Isso porque quando uma empresa estabelece processos eficientes de verificação da identidade dos clientes, ela reduz atrasos e burocracias desnecessárias, melhorando a velocidade e a eficiência de suas operações.

Melhoria da segmentação de clientes e tomada de decisões estratégicas

O processo de coleta de informações ajuda a empresa a obter dados precisos e atualizados sobre seus clientes e melhora a qualidade da base de dados da empresa, otimizando as análises, segmentação de clientes e tomada de decisões estratégicas.

Por fim, vale ressaltar que todos esses benefícios ajudam a proteger os interesses financeiros da empresa, garantir a segurança das transações e fortalecer a confiança dos clientes.

Como usar tecnologia para Know Your Customer?

Conhecer melhor os clientes é fundamental numa cultura movida por dados. Diante da grande quantidade de informações, diferentes fontes de pesquisa e obrigações legais, o uso da tecnologia para compilação de informações é um grande aliado do profissional de compliance.

Adotar uma ferramenta como a plataforma upMiner, por exemplo, permite que a empresa gere relatórios atualizados com maior agilidade e uma grande riqueza de informações. O formato final das consultas pode ser customizado de acordo com as necessidades daquele momento, permitindo a criação de dossiês completos com pouco esforço. Quando for necessário ir além da pesquisa tradicional, a solução ainda disponibiliza outros recursos que possibilitam visualizar relações entre pessoas e empresas de forma gráfica.

Você pode saber mais detalhes dessa solução clicando aqui. Ou se preferir, solicite uma demonstração gratuita para conhecer na prática!

Construir políticas claras de Know Your Customer é uma parte essencial das boas práticas de compliance empresarial. Adotar ferramentas que agilizam os processos de KYC na rotina empresarial é uma boa ideia para quem deseja um fluxo de trabalho organizado, sem perder o foco na qualidade.

Gabriela B. Maluf é Founder & CEO da Thebesttype, empreendedora, escritora, advogada com 18 anos de experiência, especialista em Compliance Trabalhista, Relações Trabalhistas, Sindicais e Governamentais, Direito Público e Previdenciário, palestrante com mais de 200 eventos realizados e produtora de conteúdo técnico otimizado em SEO para sites e blogs.