Homologação de fornecedores: entenda o que é e como otimizar esse processo

A homologação de fornecedores é um processo de extrema importância para o sucesso de uma organização a médio e longo prazo. A escolha de terceiros confiáveis e qualificados é essencial para garantir a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, além de manter a eficiência operacional. 

Nesse contexto, a homologação de fornecedores contribui de forma significativa em vários aspectos da empresa, tais como qualidade, confiabilidade, capacidade financeira e conformidade regulatória, dentre outros.

Neste artigo, exploraremos melhor esse processo e como ele pode ser mais ágil com o uso de tecnologias avançadas.

Continue a leitura a seguir!

O que significa homologação de fornecedores?

Também conhecida como gestão de fornecedores, esse processo é utilizado para avaliar, selecionar e acompanhar os fornecedores de uma organização para entender se eles atendem ou não aos requisitos e padrões de qualidade estabelecidos. 

Em outras palavras, é uma prática de avaliação e aprovação com base em critérios pré-determinados. 

A homologação deve ser realizada antes de estabelecer parcerias comerciais, visando mitigar riscos e assegurar a escolha de terceiros qualificados. Assim, o objetivo principal é estabelecer parcerias confiáveis, que possam fornecer produtos ou serviços de qualidade, dentro dos prazos e a preços competitivos.

Quais são os benefícios da homologação de fornecedores?

Esse procedimento oferece uma série de benefícios para as organizações. Separamos neste artigo algumas dessas vantagens, confira:

Ganho de qualidade

A homologação de fornecedores permite selecionar fornecedores que atendam aos padrões de qualidade desejados, contribuindo para a entrega de produtos ou serviços consistentes, reduzindo retrabalhos e garantindo a satisfação dos clientes.

Acordos produtivos

A escolha de fornecedores confiáveis e competentes aumenta a eficiência operacional, garantindo prazos de entrega adequados, redução de custos e melhoria dos processos de produção, possibilitando a celebração de acordos mais produtivos e vantajosos para ambas as partes.

Nesse sentido, a homologação viabiliza ainda estabelecer parcerias estratégicas com fornecedores alinhados aos objetivos da organização, assim como facilitar a atuação colaborativa entre as partes, o estreitamento do relacionamento e o compartilhamento de conhecimentos e ganhos mútuos.

Menores chances de irregularidades

A análise prévia dos fornecedores contribui para a redução das irregularidades, uma vez que antecedentes são checados e critérios de conformidade são rigorosamente avaliados.

Isso resulta em uma série de benefícios que minimizam as chances de ocorrência de falhas no relacionamento com os fornecedores, melhorando a conformidade legal e regulatória.

Além disso, a realização de uma análise criteriosa dos fornecedores possibilita a identificação e mitigação de potenciais riscos financeiros, como a entrega de produtos defeituosos, problemas de capacidade financeira, corrupção e suborno, dentre outras situações, protegendo a reputação e os interesses da organização.

Quais são as principais etapas na homologação de fornecedores?

Realizar a gestão de fornecedores envolve várias etapas. Confira agora quais são elas:

Identificação das necessidades

Determine quais produtos ou serviços sua organização precisa adquirir dos fornecedores. Analise as especificações técnicas, quantidade, qualidade, prazos e requisitos legais ou regulatórios.

Pesquisa de fornecedores

Procure por fornecedores que atendam aos requisitos identificados. Você pode pesquisar na Internet, pedir recomendações, participar de feiras comerciais ou entrar em contato com associações do setor.

Pré-seleção de fornecedores

Com base nas informações coletadas, faça uma pré-seleção dos fornecedores mais promissores. Considere sua reputação, histórico, capacidade de produção, qualidade do produto, referências, capacidade financeira e conformidade com normas e regulamentos.

Avaliação dos fornecedores

Realize uma avaliação mais aprofundada dos fornecedores pré-selecionados, tais como visitas às instalações, solicitação de amostras, análise de certificados de qualidade, revisão de contratos e acordos comerciais, entre outros critérios relevantes.

Seleção final e negociação

Com base nas avaliações realizadas, selecione os fornecedores que melhor atendam às necessidades da sua organização e negocie os termos e condições contratuais, como preços, prazos de entrega, políticas de devolução, suporte técnico e garantias.

Monitoramento contínuo

Depois de estabelecer parcerias, é importante acompanhar regularmente seu desempenho.

Avalie a qualidade dos produtos ou serviços recebidos, verifique se os prazos estão sendo cumpridos, monitore os níveis de estoque e esteja atento a possíveis problemas ou não conformidades.

Relacionamento com os fornecedores

Busque a melhoria contínua dos fornecedores por meio do relacionamento saudável, ou seja, retorne com um feedback construtivo, compartilhe metas e objetivos, melhores práticas e colabore para resolver os problemas que surgirem no meio do caminho.

Revisão periódica

Realize revisões periódicas do desempenho dos fornecedores com base em indicadores-chave de desempenho (KPIs) pré-definidos. Isso ajudará a identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões informadas sobre a continuidade das parcerias.

Afinal, a gestão de fornecedores é um processo contínuo que exige esforço e comprometimento por parte da organização, por esse motivo, é importante frisar que estabelecer parcerias sólidas com fornecedores confiáveis melhora a eficiência operacional, reduz riscos e mantém a qualidade consistente dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa.

Principais riscos que fornecedores podem oferecer

Realizar a homologação de fornecedores envolve alguns riscos, por isso, é importante que o empreendedor esteja ciente deles. 

O primeiro ponto a se destacar é que fornecedores que não atendem aos padrões de qualidade podem oferecer produtos ou serviços abaixo das expectativas, resultando em insatisfação dos clientes e possíveis prejuízos financeiros para a organização.

Além disso, a falta de cumprimento dos prazos de entrega pode prejudicar a cadeia de suprimentos, afetar a produção e causar atrasos nas entregas aos clientes. 

Um outro ponto de extrema atenção quanto aos fornecedores é a verificação da conformidade. Isso porque fornecedores que não estão em conformidade com as regulamentações aplicáveis podem expor a organização a riscos legais e de reputação.

Do mesmo modo, problemas financeiros também são muito comuns na contratação de fornecedores, eles geram dificuldades de cumprimento das obrigações contratuais, atrasos de pagamento, interrupção no fornecimento ou até mesmo falência, o que pode impactar negativamente a operação da contratante.

Por exemplo, a falta de ética ou práticas comerciais questionáveis podem ser destacadas neste contexto. Isso porque fornecedores que se envolvem em práticas antiéticas, como corrupção, trabalho infantil ou violações dos direitos humanos, acabam por prejudicar a reputação da organização e violar os princípios de responsabilidade social corporativa.

Nesse ínterim, é importante verificar se os fornecedores adotam medidas adequadas de segurança da informação sob o risco de expor a organização a violações de dados, perda de propriedade intelectual ou acesso não autorizado a informações confidenciais.

Por fim, contar com apenas um fornecedor para uma determinada matéria-prima ou serviço pode criar dependência excessiva e expor a organização a riscos significativos, como aumento de preços, escassez de produtos ou vulnerabilidade a interrupções na cadeia de suprimentos.

Qual a relação do compliance com a homologação de fornecedores?

O compliance está diretamente relacionado com a homologação de fornecedores, pois essa integração fortalece a governança corporativa, minimiza riscos legais e reputacionais e promove parcerias comerciais éticas e sustentáveis.

Ao passo que o objetivo é justamente garantir que a organização esteja em conformidade com todas as leis, regulamentos e padrões éticos aplicáveis, não há como dissociar o processo de avaliação de fornecedores deste contexto. Por esse motivo, para realizar a homologação, é essencial considerar os aspectos de compliance.

Assim, é preciso ter em conta as práticas tradicionais de compliance, como por exemplo, realizar uma due diligence adequada durante a homologação de fornecedores para identificar possíveis problemas de conformidade, como violações de leis trabalhistas e ambientais por exemplo.

Da mesma forma, os contratos e acordos estabelecidos com os fornecedores, por sua vez, devem incluir cláusulas que garantam o cumprimento de regulamentos relevantes, bem como diretrizes éticas e de responsabilidade social corporativa.

O compliance requer um monitoramento contínuo dos fornecedores e, para isso, é preciso realizar auditorias regulares, avaliação de relatórios financeiros e análise de conformidade regulatória.

Em suma, é fortemente recomendável também que os fornecedores recebam treinamento sobre as políticas e diretrizes de compliance da organização, para que estejam cientes de suas responsabilidades e obrigações.

Como agilizar a contratação de terceiros?

A agilidade na contratação de terceiros é essencial para manter a eficiência dos processos e minimizar atrasos. 

• Defina critérios claros de seleção e homologação de fornecedores com base nos requisitos e padrões da organização para agilizar o processo de tomada de decisão;
• Utilize ferramentas e software de gestão que possam automatizar partes do processo, como coleta de dados, avaliação e monitoramento contínuo para reduzir a carga de trabalho manual e acelerar as análises;
• Desenvolva modelos de documentos padronizados, como questionários de avaliação, contratos e acordos, para facilitar e agilizar o processo de contratação e garantir consistência e eficiência na coleta e análise das informações necessárias;
• Implemente soluções tecnológicas que possam verificar automaticamente informações sobre fornecedores, como sua reputação, histórico, situação financeira e conformidade regulatória, viabilizando uma avaliação mais rápida e confiável;
• Estabeleça um canal de comunicação eficiente e transparente com os fornecedores durante o processo de contratação para agilizar a troca de informações e a resolução de possíveis problemas de forma mais ágil;
• Minimize o número de aprovações necessárias e agilize o fluxo de aprovação dentro da organização;
• Defina claramente as responsabilidades e autoridades de cada membro da equipe envolvida no processo de homologação;
• Estabeleça também revisões regulares dos processos de homologação de fornecedores para identificar possíveis gargalos e oportunidades de melhoria.

Em síntese, a aprendizagem contínua ajudará a otimizar e agilizar o processo ao longo do tempo.

Como as soluções da upLexis podem contribuir para uma homologação mais rápida e segura?

O relacionamento com fornecedores requer bastante atenção das empresas, pois, assim como pode trazer benefícios significativos à organização, também pode ser prejudicial caso sejam constatadas irregularidades e situações ilícitas. 

No entanto, fazer a verificação manual de cada fornecedor pode ser um trabalho moroso e exigir recursos consideráveis. Felizmente, com o avanço da tecnologia, é possível contar com ferramentas e soluções tecnológicas especializadas, como as oferecidas pela upLexis, para agilizar e otimizar o processo de homologação de fornecedores. 

A adoção dessas ferramentas proporciona benefícios tangíveis para as empresas, incluindo maior produtividade, redução de custos e mitigação de riscos. As soluções da upLexis funcionam como uma valiosa contribuição para agilizar e fortalecer o processo de homologação de fornecedores. 

Com o upMiner, plataforma de mineração de dados da upLexis, é possível investigar pessoas e empresas e gerar relatórios para análise e tomada de decisão. São necessários apenas alguns minutos para se obter informações financeiras, jurídicas, cadastrais, socioambientais e muitos outros dados para análise e tomada de decisão.

A plataforma está disponível totalmente online e também via APIs. Além disso, conta com planos para atender diferentes necessidades.

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Gabriela B. Maluf é Founder & CEO da Thebesttype, empreendedora, escritora, advogada com 18 anos de experiência, especialista em Compliance Trabalhista, Relações Trabalhistas, Sindicais e Governamentais, Direito Público e Previdenciário, palestrante com mais de 200 eventos realizados e produtora de conteúdo técnico otimizado em SEO para sites e blogs.