Código de ética e conduta: o que é e como implementá-lo na sua empresa?

O código de ética e conduta é um relevante instrumento que constitui um conjunto essencial de princípios que fundamentam comportamentos éticos, estabelecendo diretrizes e valores empresariais para promover relacionamentos saudáveis entre a organização, seus colaboradores e demais stakeholders.

Segundo a pesquisa “Riscos de Conduta”, realizada pela consultoria Deloitte, 80% das empresas brasileiras identificaram desvios de conduta nos últimos 4 anos. As denúncias mais frequentes dentro das empresas no período envolviam apropriação indevida e fraudes (69%), assédio moral (63%), violação de normas e leis (56%) e corrupção (44%).

Participaram do levantamento 125 empresas, entre as quais 71% apresentaram receita maior do que R$ 500 milhões em 2019, e 72% dos participantes ocupam cargos executivos e de governança em suas organizações.

A pesquisa destaca que as organizações estão incorporando questões de conduta, integridade e ética em suas diretrizes: 85% das empresas entrevistadas têm mecanismos de prevenção e 82% contam com estruturas de investigação. Outras práticas adotadas são a gestão de consequências (75%), monitoramento (71%) e detecção (71%). Também é possível perceber a importância do código de ética e conduta nas organizações: 96% das empresas respondentes relataram utilizar o documento, sendo esse o instrumento mais adotado para a prevenção de riscos.

Neste conteúdo, vamos abordar com mais detalhes o que é um código de ética e conduta, qual a sua importância e como implementá-lo na sua empresa. Acompanhe!

O que é um código de ética e conduta?

O código de ética e conduta é um documento que orienta as regras e o padrão de comportamento que deve ser seguido por todas as pessoas que se relacionam com a empresa, a começar pelos colaboradores, independentemente do nível hierárquico.

A importância desse documento ficou ainda mais evidente após o escândalo envolvendo uma grande varejista recentemente, conforme notícia publicada no portal do Estadão. Em janeiro de 2023, a empresa revelou inconsistências contábeis de R$ 20 bilhões, o que abalou a confiança do mercado e provocou uma reavaliação dos padrões de governança corporativa no Brasil. A organização, que fazia parte de um segmento conhecido por exigir elevados padrões de governança, viu sua credibilidade severamente comprometida. A empresa entrou em recuperação judicial, enfrentou batalhas jurídicas com credores e foi excluída de índices de governança corporativa.

Esse escândalo expôs falhas críticas na eficácia da governança e reforçou a necessidade de práticas mais rigorosas e transparentes. Especialistas apontam que o caso trouxe à tona a importância de elevar a régua e garantir que as empresas não apenas adotem códigos de ética, mas também os implementem de maneira efetiva. Valéria Café, diretora-geral do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), destaca que o caso fez com que a pauta de governança se tornasse uma prioridade para as empresas. O impacto foi tal que até mesmo mudanças legislativas foram discutidas, como o Projeto de Lei 2925/2023, que visa aumentar a responsabilidade dos administradores e melhorar a transparência no mercado.

Além disso, a empresa em questão alegou ter sido vítima de uma manipulação dolosa dos controles internos, o que coloca em evidência a necessidade de uma vigilância contínua e robusta na aplicação de códigos de ética e conduta. O caso demonstrou que, mesmo com um código bem estruturado, a eficácia real depende de uma implementação rigorosa e de uma cultura organizacional comprometida com a ética e a transparência.

Diante do exposto, é fácil perceber que este documento é indispensável ao processo de governança corporativa, pois representa os valores e a cultura que a empresa pretende disseminar, devendo ser revisado e propagado incansavelmente para elevar a confiança dos investidores. 

Logo, essa ferramenta funciona como uma norma interna que alinha valores éticos e facilita a compreensão da cultura organizacional, além de dar ênfase em leis e regulamentos aplicáveis ao negócio.

Esse conjunto de normas deve ser frequentemente revisitado, divulgado a todos e aplicado em treinamentos de colaboradores e novos contratados, assegurando que todos conheçam a cultura organizacional e as regras que devem ser seguidas no dia a dia. Também é comum ter o documento aberto ao público, disponível no site da empresa para que outras pessoas interessadas, como consumidores, por exemplo, possam consultar. 

No entanto, é importante ressaltar que não se trata de uma medida isolada: para que seja efetivo, o código de ética e conduta deve estar alinhado com as políticas de compliance da empresa. Ele precisa ser reconhecido como diretriz da cultura organizacional, devendo ser incorporado em cada uma das atitudes e processos do empreendimento.

Qual é a finalidade do código de ética?

A finalidade do código de ética é orientar e estabelecer as regras de conduta para todos os envolvidos com a empresa, começando pelos colaboradores. Ele funciona como uma norma interna que alinha os valores éticos da organização, facilita a compreensão da sua cultura e enfatiza a observância de leis e regulamentos aplicáveis.

Esse documento é essencial para promover um ambiente de trabalho ético, prevenindo comportamentos inadequados, como fraudes e assédios, e estabelecendo um sistema para relatar e lidar com desvios de conduta.

Além disso, o código de ética contribui para a construção de uma reputação sólida e confiável, demonstrando o compromisso da empresa com a integridade e a responsabilidade.

Leia também: Risco reputacional: o que é e como a sua empresa pode evitar

Quem deve ser responsável pela criação do código de ética e conduta?

A responsabilidade pela criação do código de ética e conduta, em regra, recai sobre uma equipe multidisciplinar, a qual deve integrar um comitê constituído para esta finalidade e que envolva profissionais de diferentes áreas dentro da organização. 

É recomendado que essa equipe inclua representantes da alta administração, e de demais setores-chave da organização tais como recursos humanos, jurídico e compliance, entre outros departamentos relevantes, conforme as peculiaridades e segmento de atuação de cada empresa. 

Dessa forma, é possível garantir uma visão abrangente e diversificada, considerando diferentes perspectivas e expertise, e garantir que o código seja completo, eficaz e alinhado com os valores e objetivos da organização. 

Além disso, é fortemente recomendável ainda que a equipe também busque orientação externa, como consultores especializados em ética empresarial, para ter uma visão técnica e assegurar que o código atenda aos padrões e melhores práticas de mercado.

A importância do código de ética e conduta nas empresas

Um código de ética e conduta esclarece os valores e os princípios da empresa e deixa claro quais são os mecanismos disponíveis caso uma pessoa queira relatar um episódio de desvio de conduta, além de apresentar quais atitudes não são aceitas naquele ambiente.

É uma ferramenta fundamental para dar mais segurança na resolução de situações de conflito. Ele serve de suporte para quando surgirem problemas, a empresa e seus colaboradores possam recorrer ao documento para se prevenir de possíveis riscos, como os de fraude e corrupção. Isso é especialmente importante no relacionamento com membros externos à companhia.

O código é um importante componente das políticas de integridade, garantindo o respeito à legislação e aos preceitos éticos, fundamentais para assegurar a integridade das operações e relações da empresa.

Vale ressaltar que o documento é citado na Lei nº. 12.846/2013, conhecida como Lei Anticorrupção, que em seu artigo 7º prevê: “a existência de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta no âmbito da pessoa jurídica”.

Além disso, garante uma melhor comunicação interna entre colaboradores e superiores e melhora a imagem que a organização possui. Um dos pontos mais positivos na adoção de um código de conduta é a demonstração ao mercado e aos stakeholders que a empresa se preocupa com valores como ética e integridade.

O intuito do documento não é reprimir as pessoas, mas sim ser um guia para resolução de conflitos. Com ele, é possível criar um ambiente de trabalho mais saudável e agradável e também serve para abrir espaço para diálogos e reflexões com o objetivo de impulsionar mudanças comportamentais.

Leia também: O que é a Lei Anticorrupção?

Como implementar o código de ética e conduta na sua empresa?

O responsável pela implementação do código de ética e conduta pode variar de empresa para empresa, mas geralmente essa tarefa é realizada pelo time de compliance, junto com o time jurídico e de recursos humanos, por meio da criação de um comitê, conforme mencionado anteriormente. Contudo, a participação da diretoria e gestão é de extrema importância, já que o documento vai ditar o comportamento de todas as pessoas que se relacionam com a empresa.

O compliance é fundamental para a difusão de uma cultura corporativa em sintonia com cumprimento de leis, regulamentos e normas. É ele quem deve verificar os valores da empresa, além de estruturar e revisar o código de ética e conduta, pois espera-se que o compliance tenha pleno conhecimento quanto à cultura da empresa. Essa revisão é muito importante, já que, quando mal redigido, pode causar entendimento equivocado e gerar repercussão negativa.

O trabalho deve ser pautado na manutenção da qualidade dos espaços corporativos, pensando tanto na imagem da empresa quanto no bem-estar das pessoas colaboradoras. Aqui, o profissional de recursos humanos atua em conjunto com o compliance e jurídico na construção do código, pois, trabalhando diretamente com as admissões e demissões, consegue mapear os problemas levantados pelas pessoas colaboradoras e propor medidas eficazes para esse ambiente. 

A seguir, vamos conhecer alguns passos que são fundamentais para implantar um conjunto de normas coerente com os valores da organização:

Crie um comitê para elaboração do código

A primeira etapa para a criação do código de ética e conduta é definir o grupo de profissionais responsáveis por essas tarefas. Garanta que a alta diretoria da organização esteja presente, bem como membros do compliance, departamento jurídico, recursos humanos e outros setores importantes. O ideal é que o comitê seja formado por pessoas de diferentes setores, níveis hierárquicos e experiência, mas que seja enxuto.

É fundamental que esses membros estejam comprometidos com a avaliação contínua do documento, bem como dispostos a tomar as devidas providências em casos de desvio de conduta.

Uma empresa de consultoria pode mediar as reuniões e discussões, acelerando e direcionando as conversas de acordo com a estratégia da organização.

Faça a análise sobre problemas passados para a elaboração do conteúdo

Uma vez que o comitê foi formado, é preciso reunir as informações necessárias para a criação das regras do código de ética e conduta.

Antes de começar a construir o código, é importante considerar os problemas que sua empresa já enfrentou no passado. Isso vai ajudar a direcionar as ações para evitar que situações semelhantes aconteçam novamente. Um exemplo de onde esses dados poderão ser verificados são os resultados da avaliação de riscos que a empresa realizou como parte do seu programa de compliance.

Nesta etapa, pode ser interessante consultar as regras de conduta de outras empresas, sempre com o cuidado de entender as características da própria organização. Também é recomendado consultar especialistas em conformidade, como advogados, por exemplo, para questões trabalhistas.

Leia também: Compliance trabalhista: entenda a importância e as melhores práticas

Desenhe a estrutura e o conteúdo

É o momento de definir o que fará parte do código de conduta da empresa. O conteúdo deve ser apresentado de maneira clara e objetiva, com frases curtas e explicativas. Ele não deve permitir interpretação ambígua, para que seja de fácil entendimento por todos.

Para garantir que o código de conduta seja abrangente, é importante considerar alguns dos desvios de conduta mais comuns que podem ocorrer nas organizações. Desta forma, é possível orientar os colaboradores sobre as atitudes inaceitáveis e as consequências associadas a tais comportamentos. 

Confira agora alguns desses desvios mais comuns que ocorrem no ambiente corporativo:

• Assédio moral: o assédio moral no local de trabalho envolve ações repetitivas e negativas que causam danos psicológicos ou emocionais a um funcionário. É fundamental que o código de conduta estabeleça uma política de tolerância zero para o assédio moral, enfatizando a importância do respeito mútuo, da comunicação respeitosa e da criação de um ambiente de trabalho saudável;
• Assédio sexual: é uma forma de discriminação de gênero que envolve avanços indesejados, comentários ofensivos ou qualquer tipo de conduta de natureza sexual que crie um ambiente hostil ou intimidante. O código de conduta deve reforçar a proibição dessa prática e estabelecer mecanismos para denúncia confidencial, investigação apropriada e ação disciplinar contra os infratores;
• Discriminação: a discriminação ocorre quando um indivíduo é tratado de forma injusta ou diferenciada com base em características pessoais, como raça, gênero, religião, origem étnica, idade, orientação sexual, entre outros. O código de conduta deve enfatizar a igualdade de oportunidades e a diversidade, promovendo um ambiente inclusivo onde todos os colaboradores sejam tratados com equidade e respeito;
• Conflito de interesses: ocorre quando um indivíduo possui interesses pessoais ou financeiros que podem influenciar suas decisões em prejuízo da organização. O código de conduta deve enfatizar a obrigação dos colaboradores de divulgar tais conflitos e evitar qualquer situação que comprometa a imparcialidade e a integridade nas decisões corporativas;
• Fraude: envolve a manipulação intencional de informações financeiras, registros ou transações comerciais para obter benefícios pessoais ou prejudicar a organização. O código de conduta deve estabelecer políticas rigorosas contra a fraude, enfatizando a importância da honestidade, da transparência e do cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis;
• Corrupção: a corrupção refere-se a práticas desonestas, suborno, subversão de processos ou abuso de poder para obter vantagens pessoais ou influenciar decisões comerciais de maneira ilegal ou antiética. O código de conduta deve rejeitar veementemente a corrupção e promover a cultura de integridade, destacando a conformidade com leis anticorrupção e a implementação de medidas de controle adequadas.

É importante estabelecer um referencial claro sobre as condutas inaceitáveis, reforçando a importância da ética, da responsabilidade e do cumprimento das leis. O código de ética e conduta também deve incluir diretrizes sobre como relatar violações ou suspeitas de desvios de conduta, incentivando um ambiente de denúncia seguro e confidencial.

No que se refere à comunicação dos valores constantes do código, é recomendado citar exemplos concretos e cenários hipotéticos para ilustrar cada desvio de conduta, ajudando os colaboradores a compreender melhor o que é esperado deles. Isso ajudará a evitar mal-entendidos e promover uma compreensão clara das expectativas éticas da organização.

É importante também destacar que o documento não deve estático, mas sim um processo contínuo de educação e reforço da cultura de integridade, ou seja, é fazer o certo mesmo que ninguém esteja olhando. Para alcançar este objetivo, a organização deve investir em treinamentos regulares para todos os colaboradores, a fim de garantir que eles compreendam plenamente o código de conduta e suas implicações. 

Também é fundamental estabelecer um sistema eficaz de monitoramento e aplicação, para garantir a conformidade e a adoção consistente dos princípios éticos delineados no código. Isso não apenas protege os interesses da organização, mas também cria um ambiente de trabalho saudável, que valoriza o respeito, a integridade e a confiança.

É preciso ainda determinar quais serão os aspectos que serão abordados no código de ética e conduta, seguem alguns exemplos:

• Missão e valores da empresa: a missão é o que faz com que sua empresa exista e os valores estabelecem os limites para que se alcance os seus objetivos. O código deve começar com uma declaração nítida de intenção e propósito baseada nos valores e na missão da empresa. Aqui também é um bom momento para incluir uma declaração sobre ética e padrões de comportamento;
• Políticas de compliance: as políticas de local de trabalho incluem a expectativa de cumprimento do código para temas como: assédio e discriminação, conflito de interesses, fraude, relação com cliente e fornecedor e propriedade intelectual. Além disso, é importante incluir também qualquer regulamentação específica de órgãos regulamentadores do seu segmento de atuação;
• Como e onde fazer uma denúncia de má conduta: não esqueça de deixar explícito no documento qual é o caminho que a pessoa colaboradora deve seguir caso vivencie ou testemunhe algum caso de má conduta. O mecanismo mais utilizado nesse caso é o canal de denúncias. É importante oferecer um espaço seguro para que as pessoas tenham uma forma confiável e simples de denunciar qualquer ocorrência; 
• Medidas disciplinares: um bom código de ética e conduta deve conter prescrições de comportamento para cada caso, identificando as variações com exemplos de situações que se enquadram nessa categoria. Também é importante deixar claro como a empresa lidará com elas.

O texto deve ser revisado por um advogado para avaliar a legalidade do conteúdo, caso o comitê não conte com um que tenha realizado esta análise durante a elaboração.

Discuta a primeira versão com os stakeholders

O código de ética e conduta não pode ser implementado sem uma discussão prévia sobre seu conteúdo. Cada tópico deve ser analisado por todos os membros do comitê para que revisem o conteúdo e tragam feedbacks.

Como se trata de um documento válido para toda a empresa, é preciso que ele seja acessível e compreensível. Peça ajuda ao time de marketing ou design para ajudar a cuidar da parte visual do material, o ideal é que o código tenha a identidade visual da empresa e seja amigável em sua linguagem.

Compartilhe com os colaboradores da sua empresa

A última etapa consiste na divulgação e compartilhamento do documento para a empresa. Para que alcance todos os colaboradores, é necessário realizar uma campanha intensiva de comunicação interna. Nessa etapa, é importante envolver o time de recursos humanos e marketing para criar uma ação.

Para efeito de eventuais penalizações por desvio de conduta, o RH deve ter algum comprovante de que todos os colaboradores leram e estão de acordo com o código. A divulgação não deve focar apenas no compartilhamento do documento, mas também em demonstrar a importância para todos os setores e atividades da organização e por que todos devem respeitar as regras.

Além da publicação, é importante que a divulgação das regras seja constante. É possível elaborar campanhas, treinamentos e até ações gamificadas para engajar os colaboradores.

Quais são os benefícios do código de conduta?

Um código de ética e conduta efetivo traz consigo uma série de benefícios significativos para as organizações. Confira agora três deles:

Segurança

Quando bem estabelecido, cria um ambiente de trabalho seguro para todos os colaboradores. Ele define claramente as normas de conduta aceitáveis e os comportamentos esperados, criando uma base para prevenir e lidar com situações de assédio, discriminação e outras formas de violações éticas. 

O seu papel é estabelecer diretrizes sólidas e promover um ambiente em que todos se sintam respeitados e seguros, incentivando assim, a denúncia de comportamentos inadequados. Isso contribui para a prevenção de conflitos, redução de riscos legais e promoção de um clima organizacional saudável.

Melhora na reputação

Ajuda a construir uma reputação positiva. Através do compromisso com a ética e a transparência, a empresa demonstra seu comprometimento com a responsabilidade corporativa e a integridade nos negócios. 

Essa postura ética fortalece a confiança dos clientes, parceiros comerciais e investidores, o que pode resultar em maior fidelidade dos clientes, parcerias mais sólidas e uma vantagem competitiva no mercado. Além disso, uma reputação sólida também atrai talentos qualificados, que desejam fazer parte de uma organização que valoriza a ética e o respeito.

Simplifica a gestão de capital humano

O código de ética e conduta desempenha um papel fundamental na gestão de capital humano. Ele fornece orientações claras aos colaboradores sobre as expectativas da empresa em relação a seu comportamento no ambiente de trabalho. Isso simplifica a tomada de decisões e ajuda a resolver dilemas éticos que possam surgir. 

Além disso, os funcionários têm um guia confiável para agir com integridade, ética e conformidade legal. Vale destacar ainda que o código de ética e conduta pode ser usado como base para a definição de políticas internas, programas de treinamento e avaliações de desempenho, facilitando a gestão do capital humano em termos de conformidade ética e alinhamento organizacional.

Por todos esses motivos, é fácil perceber que quando a empresa estabelece normas claras e promove uma cultura de ética e responsabilidade, colherá os benefícios de um ambiente de trabalho saudável, relacionamentos comerciais sólidos e uma imagem corporativa positiva.

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Gabriela B. Maluf é Founder & CEO da Thebesttype, empreendedora, escritora, advogada com 18 anos de experiência, especialista em Compliance Trabalhista, Relações Trabalhistas, Sindicais e Governamentais, Direito Público e Previdenciário, palestrante com mais de 200 eventos realizados e produtora de conteúdo técnico otimizado em SEO para sites e blogs.