7 exemplos de controles internos para você aplicar na sua empresa

Diante de infinitas oportunidades comerciais e riscos aumentados do mundo corporativo, as exigências de controles internos e compliance vêm aumentando a cada ano, e é indispensável que as empresas assegurem a conformidade dos seus negócios a partir de políticas internas estabelecidas de maneira adequada.

Uma característica importante dos controles internos é a capacidade de garantir que a empresa atinja os objetivos traçados pela administração de forma segura.

No entanto, manter-se em compliance é um desafio enorme, mesmo para empresas que possuem times especializados e programas de integridade bem estruturados. São muitos os controles internos envolvidos para que a área alcance seus objetivos, que precisam ser bem delineados a fim de evitar falhas, desvios e vulnerabilidades.

Neste artigo, vamos conhecer o que são controles internos, como eles podem ajudar a sua empresa e 7 exemplos que você pode aplicar no seu programa de compliance. Acompanhe!

O que são controles internos?

Controles internos em compliance são medidas e práticas implementadas pelas organizações para garantir o cumprimento das leis, regulamentos e políticas internas.

Esses controles têm como objetivo identificar, prevenir e mitigar riscos relacionados a questões legais, éticas e de conformidade. A função dos controles internos é estabelecer um ambiente de governança e gestão adequado para garantir que a organização esteja em conformidade com leis, regulamentos e políticas internas aplicáveis.

Como os controles internos podem ajudar a minha empresa?

De forma geral, podemos dizer que o papel dos controles internos no compliance é reduzir os riscos em todas as operações e procedimentos, garantindo segurança nas relações com funcionários, clientes e fornecedores. A adoção dessas práticas de maneira adequada, reduz o grau de vulnerabilidade da empresa, ou seja, reduz os riscos dos impactos negativos causados pelo descumprimento de alguma regra e por qualquer ato ilícito praticado por um terceiro.

Os controles internos ajudam a identificar os riscos específicos aos quais a organização está exposta em termos de conformidade legal, ética e regulatória. Eles estabelecem medidas preventivas para evitar violações das leis, regulamentos e políticas internas, garantindo que as atividades da organização sejam conduzidas de acordo com as regras estabelecidas.

Além disso, os controles internos visam identificar prontamente qualquer violação ou irregularidade que ocorra, possibilitando uma resposta rápida e a implementação de medidas corretivas necessárias. Para isso é necessária a implementação de um processo contínuo de monitoramento das operações e atividades da organização, a fim de garantir que estejam alinhadas com as políticas e regulamentos estabelecidos.

Os controles internos ajudam ainda a mitigar os riscos identificados, implementando medidas e procedimentos adequados para reduzir a probabilidade de ocorrência de violações ou infrações. A implementação adequada dos controles internos deve estar focada na aderência às leis, regulamentos e políticas internas, promovendo uma cultura de conformidade dentro da organização.

A proteção da reputação é outro aspecto relevante ligado aos controles internos, garantindo que ela opere de forma ética, responsável e em conformidade com as expectativas da sociedade. Outro ponto importante está na prestação de contas, os controles internos são a forma correta de estabelecer mecanismos para responsabilizar pessoas por suas ações, ou seja, por descumprimento de obrigações legais e regulatórias.

Eles também asseguram a geração de informações precisas e confiáveis, permitindo a elaboração de relatórios adequados para fins de prestação de contas às partes interessadas e órgãos reguladores. Por fim, facilitam a avaliação periódica dos controles e processos de compliance, visando identificar oportunidades de melhoria e ajustes necessários para fortalecer a eficácia do programa da organização.

Todo empreendimento corre o risco de sofrer sanções legais e regulatórias em razão do descumprimento de alguma norma. O risco do não compliance é exatamente essa exposição a penalidades legais e a perdas financeiras e de reputação que sua empresa pode enfrentar, caso não atue dentro das regras que regulam o setor e, claro, os seus próprios regulamentos internos.

Riscos que os controles internos no compliance ajudam a prevenir

Separamos algumas ameaças que podem ser prevenidas, confira:

Financeiro

Os controles internos financeiros ajudam a mitigar os riscos de fraudes, desvios de recursos, má gestão financeira, lavagem de dinheiro e inadequação das demonstrações financeiras.

Trabalhista

Na esfera trabalhista auxiliam na prevenção de riscos trabalhistas e previdenciários, em sentido amplo, como o descumprimento de leis como a CLT e normas esparsas, Normas Regulamentadoras de Segurança e Saúde no Trabalho e demais normas de segurança ocupacional, contratos de trabalho, convenções e acordos coletivos, patamares de remuneração adequados tais como horas extras, adicional noturno, repouso semanal remunerado e demais aspectos das relações de trabalho.

Alguns pontos sensíveis como os acidentes e a prática de assédio moral e sexual nas relações de trabalho devem ser um ponto de atenção destes controles.

Regulatório

Mitigam os riscos regulatórios, assegurando que a organização esteja em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis ao setor em que atua, evitando multas, penalidades e restrições operacionais, principalmente em setores altamente regulados como transportes, financeiro, energia elétrica, saúde e seguros privados.

Responsabilidade social

Os controles internos em compliance auxiliam na prevenção de riscos relacionados à responsabilidade social, impactos ambientais negativos, falta de diversidade e inclusão, entre outros aspectos de responsabilidade corporativa.

Reputacional

Contribuem para evitar riscos reputacionais e de imagem, garantindo que a empresa atue de forma ética, transparente e em conformidade com os valores e expectativas da sociedade. Isso evita danos à credibilidade da organização perante seus stakeholders.

Tributário

Garantem que a empresa cumpra corretamente suas obrigações fiscais, evitando sonegação, elisão inadequada e interpretações equivocadas das leis tributárias.

Anticorrupção

Visam prevenir riscos relacionados à corrupção, como suborno, pagamento de propinas, facilitação de pagamentos indevidos e outras práticas ilícitas, garantindo que a empresa atue de acordo com a Lei Anticorrupção.

Privacidade de dados e segurança da informação

Assegurar riscos relacionados à privacidade de dados e segurança da informação, fazendo com que a empresa proteja adequadamente as informações confidenciais dos clientes, colaboradores e demais partes interessadas, em conformidade com a LGPD.

7 exemplos de controles internos

A seguir, veremos quais os principais exemplos de controles internos e como cada um deles pode ajudar a sua empresa.

1. Treinamento e capacitação

A ética e a transparência são princípios fundamentais que devem fazer parte do dia a dia das empresas. Contudo, as normas de conduta e os procedimentos criados para promover a ética, a transparência e o combate à corrupção surtem o efeito desejado quando colocadas em prática por todos os funcionários. Isso porque a consolidação da cultura organizacional de conformidade depende do engajamento de todos e acontece nas práticas cotidianas.

Sendo assim, uma das melhores formas dos colaboradores conhecerem e aplicarem os princípios e valores de uma organização em seu cotidiano é por meio do treinamento de compliance.

O principal objetivo do treinamento deve ser conscientizar os colaboradores sobre os comportamentos, regras internas, valores, princípios previstos no código de ética e conduta e políticas internas.

Leia também: A importância de treinamentos para LGPD

2. Código de ética e conduta

O código de ética e conduta é um documento que orienta as regras e o padrão de comportamento que deve ser seguido por todos os integrantes de uma empresa, independentemente do nível hierárquico.

Essa ferramenta esclarece os valores e os princípios da empresa e deixa claro quais são os mecanismos disponíveis caso uma pessoa queira relatar um episódio de desvio de conduta, além de apresentar quais atitudes não são aceitas naquele ambiente.

O documento serve como norte para a resolução de situações de conflito, pois quando surge um problema, a empresa e seus colaboradores podem recorrer ao código para alinhar os comportamentos aos valores empresariais.

Essas regras também englobam o relacionamento com membros externos à companhia. Quando a empresa adota um código de ética e conduta, tem a oportunidade de demonstrar ao mercado e aos stakeholders que se preocupa com valores como ética e integridade.

Temos um artigo bem completo falando somente sobre este tema. Você pode conferir clicando aqui!

3. Controle de qualidade

Uma das ferramentas mais eficientes em termos de compliance é o controle de qualidade. Na prática, ele é aplicado para garantir que determinado processo, produto ou serviço está sendo executado exatamente como planejado.

Por exemplo, o controle de qualidade em uma indústria é vital para que o produto final atenda às especificações técnicas de segurança impostos pela legislação.

Do mesmo modo, o controle de qualidade em processos internos, como os financeiros, é essencial para que se tenha a certeza de que erros, fraudes ou qualquer tipo de situação antiética não está sendo praticada contra a empresa.

4. Auditoria interna

A auditoria interna é considerada um importante elemento de controle. Uma de suas principais finalidades é a avaliação dos processos da empresa, de forma a revisar suas estruturas, forma de atuação, documentos e atendimentos a políticas estabelecidas.

Toda empresa deve, periodicamente, passar por um processo de revisão, verificando se todas as atividades de gestão estão fluindo de acordo com o planejamento e garantindo que metas e objetivos sejam cumpridos conforme o esperado.

Empresas que submetem seus processos a avaliações periódicas passam a contar com um diferencial competitivo. Isso porque, a partir de uma avaliação sistemática, é possível verificar a conformidade entre o planejado e o que é efetivamente executado, auxiliando nas tomadas de decisão e na melhoria dos processos da organização.

5. Canal de denúncias

A existência de um canal de denúncias nas empresas é uma prática cada vez mais forte e recomendada para assegurar o respeito e o cumprimento das boas práticas de governança corporativa e compliance.

Por meio dessa ferramenta, é possível combater o risco de fraudes, bem como outras categorias de risco operacional, mantendo uma conduta ética, transparente e vigilante em relação às atividades executadas ao longo de todos os níveis hierárquicos de uma organização.

Esse canal deve ser aberto para o uso de clientes, colaboradores, fornecedores e demais stakeholders, garantindo anonimato e segurança aos denunciantes, bem como empenho na investigação das denúncias realizadas.

O medo de represálias é um dos grandes motivos pelos quais as pessoas podem decidir por não comunicar uma irregularidade. Quando o canal de denúncias é implementado corretamente, o ambiente torna-se seguro para que as pessoas comuniquem fatos e preocupações. Por meio desse recurso, garante-se que o denunciante não sofrerá com perseguições após a realização de uma denúncia.

Recomendamos também a implantação de uma cultura de speak up nas empresas, na qual o canal de denúncias é um de seus mecanismos de atuação. Por isso, elaboramos um e-book gratuito, em parceria com duas grandes especialistas no assunto.

A cultura de speak up é aquela em que as pessoas sentem-se seguras para manifestar livremente as suas preocupações e ideias. No contexto corporativo, significa transformar o local de trabalho tradicional em um ambiente que incentive os colaboradores a falar sem medo de desafiar o “status quo”.

Quanto antes eles se manifestarem, mais cedo a organização poderá tomar medidas para evitar que possíveis desvios internos levem à materialização de riscos reputacionais e jurídicos. Mais do que o incentivo à fala, é preciso que ocorra a devida apuração e a criação de um espaço seguro. Para isso, é importante contar com os processos de background check.

O que você vai encontrar no e-book:

• Vantagens de uma cultura de speak up;
• Mecanismos de promoção da cultura de speak up;
• Background check: o que é isso, afinal? Conceitos e funcionalidades no sistema de integridade;
• Investigação e background check dentro de uma cultura de speak up.

Para receber o material gratuitamente em seu e-mail, clique na imagem abaixo:

6. Privacidade dos dados

O Brasil instituiu a Lei nº 13.709/2018, conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que “dispõe sobre o tratamento dos dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”, como informa o texto da legislação. Embora a lei tenha sido publicada em 2018, a maior parte dela só entrou em vigor em setembro de 2020, para que todos tivessem tempo de se ambientar às novas normas.

A privacidade de dados tem relação direta com o compliance, por meio da LGPD, já que as empresas precisam estar em conformidade para garantir a proteção de dados dos cidadãos titulares de suas informações.

Sendo assim, os colaboradores, clientes e fornecedores das empresas devem estar cientes sobre como seus dados estão sendo coletados, tratados e armazenados, para quais finalidades, bem como avisados em caso de incidentes em prazo estabelecido pela LGPD.

O tratamento inadequado pode implicar no vazamento deste tipo de conteúdo, trazendo riscos para as pessoas e perda de credibilidade para as empresas. Desta forma, as organizações precisam comprovar o comprometimento com a segurança e a integridade dos dados de clientes, funcionários e parceiros.

Dentre as suas determinações, está a obrigatoriedade da criação de um programa de governança em privacidade. Mas não basta apenas instituí-lo, é preciso adotar de fato as boas práticas para o tratamento e a segurança de dados pessoais, para que ele seja eficaz.

7. Gestão de terceiros

O propósito das políticas de compliance é assegurar que a empresa cumpra todas as normas, regulamentos e princípios éticos. A realização de pesquisas do histórico é uma medida que auxilia na manutenção da conformidade e previne que a atividade empresarial seja instrumento para ilegalidades.

No que diz respeito à gestão de terceiros, temos como destaque as práticas de background check. Chamamos de background check o processo de consulta de antecedentes de pessoas físicas ou jurídicas em bancos de dados, públicos ou privados, para confirmação de identidade e histórico.

A realização de background check é um dos procedimentos mais indicados para quem deseja aumentar a confiabilidade de seus cadastros, melhorar a qualidade dos relacionamentos, diminuir descumprimentos contratuais e reduzir fraudes. Adotar esse procedimento aumenta a segurança nos negócios da empresa, permite antecipar possíveis riscos e analisar a viabilidade dos relacionamentos. 

Automatize a gestão de terceiros da sua empresa

Toda empresa que possui compromisso com a ética e integridade deve garantir que os terceiros com quem se relacionam direta ou indiretamente sigam suas políticas e programas de compliance.

Conhecer as pessoas e empresas com quem se relaciona é uma forma de se proteger dos riscos de associações com entidades que possam causar prejuízos como danos reputacionais, civis, regulatórios, criminais, etc.

Isso porque no sistema jurídico brasileiro, uma empresa pode ser responsabilizada por atos de terceiros, por isso a investigação da vida pregressa de terceiros com quem se pretende estabelecer relacionamentos comerciais, tem como finalidade impedir que a companhia tome a decisão de se relacionar com quem possui histórico de práticas de condutas opostas aos valores defendidos pela contratante.

Contudo, essa busca por informações é uma tarefa trabalhosa se realizada manualmente, pois cada dado está localizado em um site diferente e é preciso compilar a sua documentação. Nesse sentido, automatização desse processo de gestão de terceiros é recomendada aos profissionais do compliance.

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Gabriela B. Maluf é Founder & CEO da Thebesttype, empreendedora, escritora, advogada com 18 anos de experiência, especialista em Compliance Trabalhista, Relações Trabalhistas, Sindicais e Governamentais, Direito Público e Previdenciário, palestrante com mais de 200 eventos realizados e produtora de conteúdo técnico otimizado em SEO para sites e blogs.