KYS: tudo sobre Know Your Supplier

KYS (Know Your Supplier ou “Conheça seu Fornecedor”) é o processo de verificação da idoneidade, histórico e riscos de fornecedores de uma empresa. A prática, que pode ser automatizada e impulsionada com tecnologia, é essencial para mitigar riscos legais, financeiros, reputacionais e ESG ao longo da cadeia de suprimentos. 

Guia Rápido💡| Aqui, você vai encontrar: 

• O que é Know your Supplier (KYS)?
• KYS, KYC e KYE: qual a diferença?
• Por que é importante conhecer o histórico de fornecedores?
• Quais riscos o KYS ajuda a mitigar?
• KYS e ESG: uma relação estratégica
• Como fazer uma investigação de Know your Supplier?
• Como o upMiner ajuda na rotina de KYS?
• FAQ | Dúvidas rápidas 

Know Your Supplier (KYS) é o processo estruturado de verificação da identidade e histórico de atuação de um potencial fornecedor de produtos ou serviços. É um procedimento adotado por empresas que investem em gestão de qualidade tanto para o início dos relacionamentos, quanto para a continuidade dos vínculos.

Na era da informação, não é mais possível ignorar a relevância da boa conduta de terceiros na vida de uma empresa. Por isso, adotar boas práticas de KYS é crucial para quem deseja manter a empresa em um alto nível de compliance.

Assim como o KYC revolucionou a forma como empresas conhecem seus clientes, o KYS amplia o olhar do compliance para além dos muros da organização, trazendo mais segurança, transparência e controle sobre fornecedores, parceiros e terceiros.

Neste artigo, você vai entender o que é KYS, por que ele é essencial para empresas de todos os portes, como estruturá-lo de forma eficiente e qual o papel da tecnologia nesse processo. Acompanhe conosco! 

O que é Know Your Supplier (KYS)?

KYS ou Know Your Supplier (“Conheça seu Fornecedor”, na tradução) é o nome dado para os processos de análise da idoneidade e vida pregressa de possíveis fornecedores de produtos ou serviços. O propósito desse trabalho é mitigar riscos ao negócio e à reputação da empresa, prevenindo danos que podem ser causados pelo comportamento de terceiros.

A criação de políticas de KYS tem relação tanto com o compliance empresarial, quanto com gestão de qualidade empresarial. Tanto é assim que a certificação ISO 9001 prevê, dentre outras coisas, que as empresas criem mecanismos de acompanhamento dos provedores externos.

O objetivo da empresa ao adotar políticas de Know Your Supplier é ter noções precisas da estrutura, funcionamento e capacidade dos fornecedores de cumprir os contratos. Além disso, é uma forma de garantir que os fornecedores sejam selecionados após a comprovação de que seguem a legislação vigente e os princípios éticos esperados em sua atuação.

KYS, KYC e KYE: qual a diferença?

Embora semelhantes, esses conceitos possuem focos distintos:

• KYC (Know Your Customer): conhece e avalia riscos de clientes;
• KYE (Know Your Employee): analisa colaboradores e candidatos;
• KYS (Know Your Supplier): foca em fornecedores, prestadores de serviço e parceiros comerciais.

Juntos, esses processos formam uma visão 360º dos riscos de relacionamento da empresa.

Por que é importante conhecer o histórico de fornecedores?

Há muitos motivos para querer conhecer de perto com quem a empresa faz negócios. Quando se trata de gestão de carteira de fornecedores, investir em KYS é importante tanto pela questão negocial, quanto do ponto de vista estratégico.

Nessa perspectiva, “Conheça Seu Fornecedor” é um processo que ajuda a garantir que um fornecedor de produtos ou serviços cumprirá com suas obrigações no tempo e modo contratados. Empresas com um histórico de impontualidade, litígios e reclamações podem não ser a melhor escolha, mesmo que ofereçam condições atrativas para fechar negócio.

Além disso, é importante tomar cuidado com os relacionamentos da empresa: escolher quem vai participar da cadeia produtiva é fundamental para manter uma boa reputação no mercado.

Para se ter uma ideia, uma pesquisa feita pela consultoria AMO apontou que 35% do valor de mercado de grandes empresas era relacionado a sua reputação. Além da questão estratégica, é importante não perder de vista que relacionamentos com empresas inidôneas podem gerar problemas em diversas áreas, como na proteção de dados pessoais, ambiental, criminal e trabalhista.

O papel-chave do KYS

A cadeia de suprimentos se tornou um dos principais vetores de risco corporativo. Escândalos recentes envolvendo corrupção, trabalho análogo à escravidão, crimes ambientais e fraudes fiscais mostram que o risco não está apenas dentro da empresa, mas também em seus fornecedores.

Implementar um programa de KYS ajuda a empresa a:

1. Reduzir riscos legais e regulatórios

Empresas podem ser responsabilizadas, direta ou indiretamente, por atos ilícitos cometidos por seus fornecedores — especialmente à luz de legislações como a Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/2013).

2. Proteger a reputação da marca

Um único fornecedor envolvido em escândalos pode gerar danos reputacionais significativos, afetando investidores, clientes e parceiros.

3. Fortalecer programas de compliance e governança

O KYS é um pilar essencial de programas de compliance, integridade e gestão de riscos de terceiros.

4. Atender exigências de auditorias e investidores

Cada vez mais, auditorias, due diligences e critérios ESG exigem evidências de controle e monitoramento da cadeia de fornecimento.

Quais riscos o KYS ajuda a mitigar?

Um processo estruturado de KYS permite identificar e reduzir diversos tipos de risco, como:

• Risco de compliance: corrupção, lavagem de dinheiro, sanções e listas restritivas.
• Risco jurídico: processos judiciais, trabalhistas e fiscais.
• Risco financeiro: inadimplência, falências ou inconsistências cadastrais.
• Risco reputacional: associação a práticas ilícitas ou antiéticas.
• Risco ESG: impactos ambientais, sociais e de governança na cadeia de suprimentos.

Para tomadores de decisão, isso significa mais previsibilidade, segurança e sustentabilidade nos negócios.

KYS e ESG: uma relação cada vez mais estratégica

O KYS também está diretamente conectado às práticas de ESG (Environmental, Social and Governance). Afinal, não basta ter políticas internas robustas se a cadeia de fornecimento não segue os mesmos princípios.

De acordo com um estudo da EY, 45% das empresas entrevistadas estão diversificando seus fornecedores para atender suas metas ESG. Além disso, 23% afirmaram que deixariam de trabalhar com um fornecedor se ele não cumprir seus requisitos ambientais, sociais e de governança. 

Adicionalmente, a KPMG revelou que o número de negócios avaliando todos os seus terceiros quanto ao risco ambiental deve atingir 30% em 3 anos. 

 Nesse sentido, empresas que adotam KYS conseguem:

• Avaliar riscos socioambientais de fornecedores;
• Exigir conformidade com códigos de conduta;
• Demonstrar compromisso com governança responsável.

Na prática, isso fortalece a confiança de investidores, clientes e do mercado como um todo.

Leia também 👉 Como fazer a avaliação de fornecedores com foco em ESG?

Como fazer uma investigação de KYS?

A pesquisa do histórico de um fornecedor como parte de um processo de Know Your Supplier passa por algumas análises. De acordo com o perfil da transação comercial, da profundidade do relacionamento e do perfil dos envolvidos, o procedimento será mais ou menos complexo.

Em primeiro lugar, é importante entender quais são os riscos envolvidos no negócio. A empresa contratada pode deixar de fornecer produtos importantes para a continuidade da produção? A falta do cumprimento do contrato causará o atraso de uma obra? Quais prejuízos financeiros, negociais e de reputação estão envolvidos?

Quanto maior o potencial de problemas para a continuidade do trabalho, mais deve se buscar informações e garantias para mitigar os riscos. De forma geral, é interessante conhecer os seguintes dados de um potencial fornecedor:

• Dados cadastrais, regularidade perante os órgãos competentes e agentes fiscalizadores;
• Licenças, alvarás de funcionamento, certificações e outras exigências legais ou de qualidade;
• Situação financeira e de crédito, incluindo consulta a cadastros de inadimplentes como a Serasa, Boa Vista SPC, pontuação em sistemas de score de crédito, protestos em cartório, dívidas tributárias inscritas na ativa;
• Existência de ações judiciais que envolvam os produtos ou serviços fornecidos;
• Grande volume de processos judiciais de alto risco, como ações trabalhistas (importante especialmente no caso de contratos de terceirização);
• Listas restritivas nacionais e internacionais, como a Lista do Conselho de Segurança da ONU, lista de trabalho escravo, Info4c (Watchlists & Blacklists), listas francesa, europeia, DTEC, acordos de leniência, reclamações em portais como o Reclame Aqui, na Fundação PROCON, Pessoas Politicamente Expostas (PEP), inabilitação, impedimentos e indisponibilidades de bens, dentre outras; 
• Notícias publicadas que envolvam a empresa em casos de corrupção, fraude, lavagem de dinheiro e outras condutas criminosas.

A análise prévia do histórico de potenciais fornecedores é fundamental para mitigar os riscos do negócio e de associação de imagem. Além dela, é importante não descuidar do assunto após o fechamento de um contrato.

As boas práticas de KYC envolvem, também, a verificação contínua dos fornecedores estratégicos, tanto para detectar alterações de status quanto para exigir a correção de desconformidades.

Como a upLexis ajuda a facilitar a rotina de KYS?

Realizar KYS de forma manual, especialmente em empresas com muitos fornecedores, é oneroso, lento e sujeito a falhas. É aqui que a tecnologia se torna uma aliada estratégica.

A análise de dados obtidos nas pesquisas de Know Your Supplier pode ser muito mais rápida e eficiente com o uso de ferramentas como a plataforma upMiner da upLexis. 

O sistema permite selecionar as fontes utilizadas para cada caso, com a geração de dossiês completos e bem estruturados. Além disso, o recurso upLink permite visualizar rapidamente as conexões entre pessoas e empresas, bem como as alterações que ocorreram ao longo do tempo.

Além das pesquisas tradicionalmente utilizadas, como cadastros de inadimplentes, órgãos oficiais e processos, o upMiner inclui opções de blacklists e watchlists nacionais e internacionais. A pesquisa pode ser complementada por informações relevantes publicadas na mídia, permitindo a obtenção de uma ampla gama de dados para aferir a reputação dos fornecedores.

Para líderes e gestores, a plataforma é sinônimo de escala, eficiência e rastreabilidade.

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FAQ | KYS - Know your Supplier 

O que significa KYS?

KYS é a sigla para Know Your Supplier, ou “Conheça seu Fornecedor”. Trata-se de um conjunto de procedimentos para verificar a identidade, o histórico e os riscos associados a fornecedores e parceiros comerciais.

Qual a diferença entre KYS e KYC?

Enquanto o KYC (Know Your Customer) avalia riscos relacionados a clientes, o KYS tem foco em fornecedores e terceiros. Ambos fazem parte de uma estratégia ampla de compliance e gestão de riscos.

O KYS é obrigatório por lei?

Não existe uma lei específica que obrigue todas as empresas a adotarem o KYS, mas ele é fortemente recomendado e, em muitos casos, exigido indiretamente por normas de compliance, auditorias, certificações (como a ISO 9001) e legislações como a Lei Anticorrupção.

Quais riscos o KYS ajuda a mitigar?

O KYS ajuda a reduzir riscos de compliance, jurídicos, financeiros, reputacionais e ESG, como envolvimento com corrupção, fraudes, passivos trabalhistas, crimes ambientais ou empresas inidôneas.

Quando o KYS deve ser realizado?

O ideal é que o KYS seja feito antes da contratação de um fornecedor e continue ao longo do relacionamento, por meio de monitoramento contínuo, especialmente para fornecedores críticos.

Como a tecnologia apoia o processo de KYS?

Plataformas especializadas permitem automatizar consultas, cruzar dados de múltiplas fontes, gerar dossiês completos e monitorar fornecedores em tempo real, trazendo mais eficiência, escala e rastreabilidade ao processo.

Bianca Nascimento Lara Campos é bacharel em Direito pela Universidade Presbiteriana Mackenzie, pós-graduada em Filosofia e Teoria do Direito na PUC-Minas. Advogada atuante em São Paulo, com foco em Direito Civil, Empresarial e Compliance, bem como atuação nos tribunais estaduais e superiores.