Como reduzir custos de compliance com tecnologia?

Com o aumento no número de empresas envolvidas em fraudes e corrupção, investir em compliance se tornou praticamente indispensável. Algo antes visto como um diferencial, agora se transformou em um requisito entre as organizações.

As ações preventivas presentes nos programas de integridade demonstram ser uma ótima alternativa para garantir mais segurança e transparência nos negócios. Mas, em complemento a isso, estar em conformidade com as leis, normas e regulamentos do setor no qual a empresa se encaixa é essencial para adquirir a confiança do consumidor e se diferenciar no mercado.

Entretanto, tudo isso tem o seu preço. Os custos de compliance, embora devessem ser vistos como investimentos, podem sair caro. Além disso, variam bastante dada a complexidade e o tamanho da empresa. De acordo com publicação da clickCompliance, para grandes instituições, uma consultoria nessa área pode girar em torno de 50 mil a 3 milhões de reais.

Pensando nisso, falaremos neste conteúdo como a tecnologia pode contribuir para a redução dos custos de compliance e, ao mesmo tempo, otimizar diversos processos dentro das empresas. Continue a leitura a seguir!

Introdução ao compliance

Afinal, o que é compliance? Essa palavra tão utilizada atualmente, tanto no setor privado, quanto no público, ainda pode ser de difícil compreensão. O primeiro passo é entender qual a origem da palavra. O termo vem do verbo em inglês “to comply”, que significa “obedecer, cumprir, estar em conformidade”.

Trazendo para o universo corporativo, significa estar conforme leis, contratos, normas, regulamentos, controles internos e quaisquer documentos que estabeleçam regras e diretrizes a serem seguidas por uma empresa, um setor, um departamento, funcionários, colaboradores, entre outros. Esse tema ganhou relevância a partir da FCPA (Foreign Corrupt Practices Act). Essa legislação dos Estados Unidos, com aplicação internacional, visa combater o suborno de funcionários públicos no exterior.

Além disso, o compliance é compreendido como um sistema de gestão com caráter preventivo. Ele compreende medidas e procedimentos para detectar e remediar a ocorrência de fraudes, irregularidades e corrupção. É considerado, ainda, um pilar de governança corporativa, responsável por fomentar a ética, transparência e a integridade. Dessa forma, um programa de compliance muitas vezes é chamado programa de integridade.

No Brasil, a importância do compliance ganhou força após a promulgação da Lei n° 12.846 de 2013. Em linhas gerais, essa legislação, também chamada de Lei Anticorrupção, responsabiliza empresas em casos de atos ilícitos cometidos contra a Administração Pública.

No entanto, a lei prevê como uma das possibilidades de atenuação das punições aplicáveis às empresas a existência de um programa de compliance. Estabelece, mais especificamente, a existência de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades. Bem como, a aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta no âmbito da pessoa jurídica.

Ademais, o compliance é multidisciplinar. Isso significa que ele pode ser implementado em diversos setores. Leia nossos artigos sobre o compliance empresarial, sua aplicação no setor hoteleiro, de educação e sua relação com a área de Diversidade e Inclusão (D&I).

O papel da tecnologia no compliance

Muitas vezes o custo associado ao cumprimento de regulamentações e normas pode ser alto. Neste momento, a tecnologia é uma aliada. Soluções tecnológicas podem ser utilizadas para simplificar e automatizar processos de conformidade. Dois pontos essenciais para a redução de custos são a automatização de processos de compliance e a capacidade de monitorar grandes volumes de dados em tempo real. Para isso, o uso da tecnologia é fundamental.

Por exemplo, vamos analisar duas principais atividades envolvidas na implementação de um programa de compliance: a análise de riscos (Risk Assessment) e o canal de comunicação ou canal de denúncias.

A primeira é feita a partir de uma investigação profunda de todos os setores e atividades de uma empresa. Tem o objetivo de identificar, analisar e avaliar as vulnerabilidades que uma organização enfrenta. Essa atividade possibilita entender os possíveis impactos de eventos futuros, evitando que a empresa seja “pega de surpresa”.

Ocorre que, exigir que funcionários façam isso manualmente, preenchendo planilhas com centenas, às vezes, milhares de dados e informações, é extremamente contraproducente. Por isso, é essencial utilizar ferramentas tecnológicas desenvolvidas para a gestão de riscos, como soluções de big data. Esses sistemas são capazes de antecipar tendências e mudanças regulatórias, possibilitando o ajuste de políticas e controles internos.

Já o canal de comunicação, também chamado de canal de denúncias, é uma ferramenta apta a proteger qualquer tipo de empresa contra fraudes, assédios e processos trabalhistas. Por meio dela, colaboradores, fornecedores e consumidores podem fazer denúncias, críticas ou sugestões de melhorias. Fazer isso com uma planilha ou um formulário pode não gerar segurança e confiabilidade de que as informações serão anônimas, por exemplo.

Neste momento, entra em cena a tecnologia. Uma ferramenta automatizada de comunicação e denúncias é capaz de proporcionar mais eficiência, precisão e agilidade. Além de conferir mais segurança ao processo.

Case de sucesso na automação de processos de compliance

A Brink's, empresa americana referência mundial em soluções de logística e segurança, reestruturou o seu processo de verificação de colaboradores com o uso de tecnologia.

Antes de realizar qualquer contratação, a organização fazia um trabalho manual de investigação, muitas vezes indo a campo verificar se de fato as informações apresentadas pelos candidatos eram verídicas.

Esse processo, é claro, demandava muito tempo e também tinha um custo elevado, além de ultrapassar o prazo que a área de Recursos Humanos possuía para realizar as contratações.

Com a implementação da plataforma de big data upMiner, a Brink's passou a ter acesso a centenas de fontes nacionais e internacionais para análise e tomada de decisão. Com isso, o processo de verificação passou a ser automatizado. Dentre os benefícios, a empresa reduziu em 50% seus custos operacionais.

Para entender melhor como foi essa mudança e quais foram todas as vantagens obtidas pela Brink's, você pode acessar o case completo clicando aqui.

Conclusão

A tecnologia pode ser utilizada para diversas finalidades, incluindo reduzir custos em processos manuais. Em relação ao compliance, há diversas práticas que podem ser otimizadas, como o recebimento e apuração de denúncias, a análise de terceiros, o monitoramento de transações, entre outros.

Embora a implementação de novas ferramentas exija um certo investimento inicial, a longo prazo elas podem trazer muitos ganhos, como prevenção de multas e incidentes.

Bárbara Guido é mineira, advogada pela UFJF e estudante de Jornalismo na UFOP. Apaixonada por comunicação, atua como analista de governança corporativa e redatora de conteúdo jurídico e técnico para sites e blogs.