Como reduzir custos de compliance com tecnologia?

Com o aumento no número de empresas envolvidas com fraudes e corrupção, investir em compliance se tornou praticamente indispensável nos dias de hoje. 

Algo que era visto como um diferencial até certo tempo atrás, agora se transformou em um requisito entre as organizações.

As ações preventivas presentes nos programas de integridade demonstram ser uma ótima alternativa para garantir mais segurança e transparência nos negócios. Mas, mais que isso, estar em conformidade com as leis, normas e regulamentações do setor no qual a empresa se encaixa é essencial para adquirir a confiança do consumidor e se diferenciar no mercado.

Entretanto, tudo isso tem o seu preço. Os custos de compliance, embora devessem ser vistos como investimentos, podem sair caro e variar bastante dada a complexidade e o tamanho da empresa. 

De acordo com uma publicação da clickCompliance, para grandes instituições, uma consultoria nessa área pode girar em torno de 50 mil a 3 milhões de reais.

Pensando nisso, falaremos neste conteúdo como a tecnologia pode contribuir para a redução dos custos de compliance e ao mesmo tempo otimizar diversos processos dentro das empresas.

Continue a leitura a seguir!

A tecnologia em prol da conformidade

As soluções tecnológicas vêm ajudando as empresas a otimizarem seus processos e a reduzirem custos em diversas áreas, e no compliance isso não seria diferente. 

Esse tema, que era restrito apenas às grandes corporações, a cada dia que passa começa a fazer parte de pequenas e médias empresas, afinal, mesmo com equipes menores, nenhuma organização está livre de ser impactada com práticas ilícitas ou ter algum problema com órgãos reguladores.

Grande parte desse movimento se deve à conscientização dos empreendedores em relação às boas práticas de compliance e seus benefícios, mas também aos avanços tecnológicos, que permitiram que empresas menores também pudessem estruturar e investir em ferramentas para detecção e prevenção de inconformidades, assim como colaboraram na redução dos custos de compliance sem perder a sua efetividade.

LGPD e trabalho remoto

Uma maneira de avaliar como a tecnologia tem sido fundamental na implementação e manutenção dos programas de integridade é olhar o modelo de trabalho atual.

Hoje muitas companhias adotaram o sistema híbrido ou cem por cento home office, e mesmo à distância, é preciso estar atento a questões como leis trabalhistas, código de ética da empresa e até mesmo assuntos como assédio, que podem impactar o ambiente corporativo e causar grandes prejuízos. 

Sem o auxílio de ferramentas tecnológicas, esse acompanhamento seria praticamente impossível. Além de facilitar a comunicação da empresa com seus stakeholders, as soluções permitem a integração entre as áreas e o monitoramento contínuo de tudo que está acontecendo.

Outro exemplo do uso de tecnologia no compliance pode ser observado com a vinda da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Para se adequar a essa nova legislação, muitas empresas tiveram que rever contratos, comunicações e até mesmo a própria base de dados a fim de ficar em conformidade.

Gerenciar todas essas informações de forma manual seria bastante trabalhoso. Contudo, com uma ferramenta de gestão, por exemplo, esse processo pode ser feito de forma muito mais rápida e eficiente. 

Em ambos os casos é possível perceber que a tecnologia auxilia na otimização de diversos processos e faz com que as empresas previnam situações de risco, o que também contribui para a redução de custos de compliance.

Benefícios da tecnologia no compliance

O uso de tecnologia nas práticas de compliance traz diversas vantagens, entre elas podemos destacar:

Redução de erros humanos

Lidar com atividades que envolvem uma grande quantidade de informações de forma manual está suscetível a erros humanos.

Uma das grandes vantagens em se investir em tecnologia é poder automatizar as tarefas, evitando assim possíveis falhas.

Adaptação às mudanças externas

Leis, regulamentações, normas, atas, são exemplos de fatores que mudam constantemente e podem impactar diretamente os negócios. 

Acompanhar essas mudanças é essencial para evitar problemas com órgãos reguladores e suas possíveis penalidades, como multas e sanções administrativas.

Hoje em dia já existem soluções que permitem às organizações fazerem esse acompanhamento automaticamente.

Otimização dos processos investigativos 

Muitas práticas de compliance envolvem a coleta de informações sobre pessoas e empresas, como a due diligence de terceiros e o background check de colaboradores.

Esse processo de coleta e estruturação de dados é bastante trabalhoso e gera um alto custo para a empresa. 

Atualmente é possível contar com soluções de big data para otimizar esse processo.

Essas ferramentas, além de reduzirem os custos de compliance, também tornam as consultas mais rápidas e precisas, encontrando e organizando informações relevantes para análise e tomada de decisão. 

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Presente em mais de 500 empresas e com acesso a mais de 1.900 fontes de consultas nacionais e internacionais, a solução é ideal para checar pessoas físicas e jurídicas.

Em poucos minutos, é possível identificar informações importantes que trarão mais segurança à sua empresa e mais transparência em seus relacionamentos, tais como:

• Pessoas politicamente expostas;
• Vínculos entre pessoas, empresas e grupos econômicos;
• Sociedades;
• Processos judiciais;
• Mídias negativas;
• Embargos ambientais;
• Entre outros. 

Os dados são coletados em tempo real e organizados em relatórios, facilitando ainda mais as análises.

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