KYE: o que é Know Your Employee?

O KYE (Know Your Employee) é um processo estratégico de verificação e monitoramento de riscos relacionados aos colaboradores, essencial para fortalecer programas de compliance e governança. Ao permitir a identificação de conflitos de interesse, fraudes e riscos reputacionais, o KYE apoia lideranças na tomada de decisões mais seguras. Com o uso de tecnologia, esse processo se torna contínuo, escalável e alinhado às exigências regulatórias e à LGPD.

Guia Rápido💡| Aqui, você vai encontrar: 

• O que quer dizer Know your Employee (KYE)?
• Quais dados do colaborador podem ser consultados pela empresa?
• Por que o KYE é estratégico para lideranças?
• Existe invasão de privacidade nessa checagem de informações? 
• Quando o KYE é mais crítico?
• KYE e LGPD: é possível conciliar?
• Como se prevenir contra o vazamento de dados pessoais?
• FAQ | Dúvidas Rápidas  

Os procedimentos de Know Your Employee (KYE) ou “Conheça Seu Colaborador” são uma série de consultas e pesquisas que uma empresa faz para obter ou confirmar dados de reputação e histórico de um candidato ou funcionário. Este procedimento é importante para a mitigação de riscos e para preservar a empresa contra o ingresso ou permanência de pessoas inidôneas em seus quadros.

Para se ter uma ideia, o Gartner projeta que, até 2028, 1 em cada 4 perfis de candidatos será falso, reforçando a importância de processos de KYE e background checks para evitar contratações de risco e fraudes internas em programas de governança.

A relação entre empregadores e colaboradores é delicada, regida pelas normas de proteção da Consolidação da Legislação Trabalhista (CLT), da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), bem como da legislação em geral e entendimento dos tribunais, especialmente na esfera trabalhista. Ao estruturar um procedimento de Know Your Employee, as empresas devem observar a legislação e os precedentes para evitar problemas causados por condutas consideradas ilegais.

A seguir, aprenda mais sobre o processo de KYE, como estruturar as consultas sobre colaboradores e otimizar processos com eficácia!

O que quer dizer Know Your Employee (KYE)?

O termo Know Your Employee quer dizer “Conheça Seu Colaborador” e é usado para identificar os processos de consulta ao histórico de profissionais, sejam candidatos a vagas em aberto ou empregados da empresa. A quantidade de dados e fontes que serão consultados pela empresa depende do cargo que será exercido, assim como do nível de envolvimento do funcionário com questões estratégicas e de segurança dentro da companhia.

Quais dados do colaborador podem ser consultados pela empresa?

Diferentemente do que acontece nos processos de checagem de dados de fornecedores e clientes, a conferência de informações dos empregados deve ser mais cuidadosa. Isso porque, em alguns casos, estaremos diante de dados pessoais sensíveis, protegidos pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), além de hipóteses de proibição das consultas por se entender que a pesquisa é discriminatória.

O entendimento da Justiça do Trabalho sobre a realização de background check de colaboradores é bastante restritivo, especialmente em casos em que a função exercida não justifique cautelas. Um caso emblemático é o julgamento do RR - 933-49.2012.5.10.0001, ocorrido no início de 2022. O TST firmou entendimento de que, a partir da entrada em vigor da LGPD, a consulta aos órgãos de proteção ao crédito é proibida para a função de motoristas de carga.

As pesquisas ao histórico dos empregados ou candidatos deve ser organizada pelo departamento de compliance, levando em consideração o que é permitido em cada situação. O TST permite consultas mais abrangentes, incluindo antecedentes criminais, em cargos de confiança ou que lidem com a segurança dos contratantes, como:

• empregados domésticos;
• cuidadores de pessoas vulneráveis, como idosos, crianças, adolescentes e pessoas com deficiência;
• bancários;
• empregados que têm acesso a substâncias tóxicas;
• colaboradores que fazem serviços de segurança, têm acesso a armas e outros instrumentos de defesa;
• funcionários encarregados na consulta, processamento e guarda de informações sigilosas da empresa, seus clientes e colaboradores.

Em 2021, o Tribunal Superior do Trabalho firmou entendimento no sentido de que a consulta de antecedentes criminais só pode ser exigida se a atividade do empregado justificar a cautela. A decisão vinculativa proferida no IRR-243000-58.2013.5.13.0023 é um precedente cujo entendimento semelhante é obrigatório para os outros tribunais em casos semelhantes. 

Segundo o TST, nos casos em que a exigência for feita sem necessidade causam o dever de pagamento de indenização por danos morais ao empregado submetido ao procedimento vexatório.

Por que o KYE é estratégico para lideranças?

Fraudes corporativas, vazamentos de informações, corrupção e desvios de conduta raramente surgem “do nada”. Na maioria dos casos, há sinais prévios que poderiam ser identificados com processos adequados de gestão de riscos internos.

Tudo se torna ainda mais urgente quando consideramos as (alarmantes) estatísticas. Um estudo da Grant Thornton mostrou que 63% das empresas no Brasil sofreram pelo menos uma fraude nos últimos 12 meses, com 90% dos casos atribuídos à "oportunidade" decorrente de falhas em controles internos.

Para lideranças e tomadores de decisão, o KYE oferece benefícios estratégicos claros:

1. Redução de riscos internos

Colaboradores também representam riscos, especialmente quando possuem acesso a informações sensíveis, recursos financeiros ou poder de decisão.

2. Fortalecimento do programa de compliance

O KYE demonstra diligência ativa da empresa na prevenção de ilícitos, reforçando a cultura ética e o alinhamento às melhores práticas de governança.

3. Proteção da reputação corporativa

Um único colaborador envolvido em escândalos pode comprometer a imagem de toda a organização.

4. Suporte à tomada de decisão

Promoções, movimentações internas e concessão de acessos críticos tornam-se decisões mais seguras quando baseadas em dados confiáveis

Existe invasão de privacidade na checagem de informações em KYE (background check)?

A realização de procedimentos de Know Your Employee, como dito, é limitada ao que for razoável para a função exercida pelo colaborador na empresa. Em alguns casos, só é permitido checar informações básicas como identidade, referências, histórico educacional e ocupações anteriores. Em outros, é possível exigir antecedentes criminais e histórico de crédito. 

Assim, de acordo com o que vem sendo decidido pela Justiça do Trabalho, será considerada invasão de privacidade a pesquisa que exceder os limites para a função exercida e grau de risco envolvido na atividade. 

É importante que os empregadores atualizem os procedimentos de background check de colaboradores para evitar prejuízos, que vão desde multas impostas por entidades de proteção aos trabalhadores até indenizações por danos morais, tanto na esfera individual quanto coletiva.

Quando o KYE é mais crítico?

Embora recomendável para qualquer organização, o KYE se torna especialmente relevante em alguns contextos:

• Empresas reguladas (financeiras, seguradoras, energia, saúde, tecnologia);
• Organizações com programas de compliance estruturados;
• Colaboradores em cargos de liderança ou confiança;
• Áreas como financeiro, jurídico, compras, licitações e TI;
• Empresas em processos de expansão, fusões ou aquisições.

Nesses cenários, a ausência de KYE pode representar falhas graves de governança.

KYE e LGPD: é possível conciliar?

Sim — e esse é um ponto crítico. Para atender à Lei Geral de Proteção de Dados, um processo de KYE bem estruturado deve:

• Ter finalidade legítima e proporcional;
• Utilizar apenas dados necessários;
• Garantir segurança da informação;
• Manter a transparência com os colaboradores;
• Apoiar-se em bases legais adequadas.

De fato, compliance e proteção de dados não são opostos; são complementares.

Como se prevenir contra vazamentos de dados pessoais?

Outro ponto fundamental para o departamento de compliance na organização dos processos de Know Your Employee é a proteção aos dados pessoais dos colaboradores, para prevenir riscos de segurança da informação e vazamentos. Segundo a LGPD, a empresa será responsável pela divulgação dos dados que lhe forem confiados, mesmo que o problema tenha ocorrido por falhas de terceiros.

A melhor forma de garantir que os dados pessoais dos colaboradores estão protegidos é selecionar bons fornecedores. Escolha empresas que estejam em conformidade com a LGPD e assumam o compromisso com a segurança das informações armazenadas, adotando todas as cautelas disponíveis. 

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A upLexis se compromete com as diretrizes da LGPD, oferecendo às empresas informações completas sobre suas políticas de tratamento de dados em sua atuação como Operadora do Tratamento dos Dados Pessoais.

Ao utilizar as soluções da upLexis para a realização dos processos de Know Your Employee, sua empresa consegue seguir as normas aplicáveis a cada cargo. A plataforma upMiner permite que o usuário customize as pesquisas e relatórios, garantindo que sejam obtidas apenas as informações cabíveis à situação daquele colaborador.

Com a adoção da tecnologia, você garante: 

• Consultas rápidas em bases públicas e privadas;
• Monitoramento contínuo de alterações relevantes;
• Geração de evidências para auditorias;
• Padronização e rastreabilidade dos processos;
• Redução de falhas humanas.

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FAQ | KYE (Know your Employee)

O KYE é obrigatório por lei?

Não de forma explícita, mas é fortemente recomendado como parte de programas de compliance, governança e prevenção de riscos.

KYE é responsabilidade do RH?

O RH é um ator-chave, mas o KYE deve envolver também compliance, jurídico e liderança.

O KYE pode gerar passivos trabalhistas?

Quando feito com critérios claros, transparência e respeito à LGPD, o risco é minimizado.

É possível aplicar KYE em empresas de pequeno porte?

Sim. A profundidade do processo deve ser proporcional ao risco e ao porte da organização.

O KYE deve ser feito apenas na contratação?

Não. O monitoramento contínuo é uma das etapas mais importantes do processo.

Bianca Nascimento Lara Campos é bacharel em Direito pela Universidade Presbiteriana Mackenzie, pós-graduada em Filosofia e Teoria do Direito na PUC-Minas. Advogada atuante em São Paulo, com foco em Direito Civil, Empresarial e Compliance, bem como atuação nos tribunais estaduais e superiores. Presta serviços diretamente para escritórios de advocacia e empresas nas áreas de especialidade, tanto como advogada quanto como produtora e estrategista de conteúdo jurídico. É colunista em portais jurídicos, dentre eles, o blog da upLexis.