Compliance: o que são e como analisar métricas e indicadores de desempenho?

No ambiente de negócios moderno, que é impulsionado cada vez mais por dados, o setor de compliance precisa adotar práticas cada vez mais orientadas por informações. Assim como em outras áreas de uma empresa, o monitoramento de métricas e indicadores de desempenho deve fazer parte dessas práticas. Os KPI’s têm o papel de medir, analisar e aprimorar os esforços relacionados à conformidade e integridade.

Desta forma, os indicadores-chave de desempenho (KPIs) no Compliance são essenciais para uma gestão eficaz, proporcionando maior confiança aos gestores, colaboradores e demais stakeholders sobre o compromisso da organização com a prevenção de condutas impróprias e outras irregularidades.

Mas afinal, o que são e como analisar métricas e indicadores de desempenho no setor de compliance e qual é a sua relevância para a empresa? Acompanhe atentamente a leitura deste artigo e compreenda melhor esse tema!

Por que analisar métricas e indicadores de desempenho na área de compliance?

O motivo pelo qual é extremamente necessário analisar métricas e indicadores de compliance, é porque a área é a responsável pela identificação, prevenção e mitigação de riscos nas organizações, viabilizando ainda a investigação interna e o saneamento das irregularidades e condutas ilícitas, garantindo assim, a conformidade em todos os processos e rotinas empresariais.

No entanto, para que isso ocorra, é preciso contar com mecanismos que possibilitem analisar a eficácia das medidas e políticas estabelecidas no programa de compliance. Isso é alcançado por meio do monitoramento contínuo de indicadores que acompanham as atividades do setor.

Nesse contexto, os indicadores-chave de desempenho (KPIs) no compliance são parte fundamental da implementação das políticas verdadeiramente eficazes. Esses indicadores auxiliam na avaliação do desempenho do setor, na determinação da proximidade da empresa em relação aos seus objetivos, na comparação de resultados (inclusive com outras organizações) e, acima de tudo, no embasamento para tomada de decisões e planejamento estratégico. 

Além disso, eles facilitam a identificação de falhas e a necessidade de ajustes. Em conjunto com ferramentas de análise de desempenho, os KPIs de compliance servem como verdadeiros guias para otimizar a gestão da área e potencializar seus resultados, daí a sua importância para o dia a dia das empresas.

Quais são os principais indicadores de compliance?

Existem diversos indicadores de desempenho de compliance (KPIs) que podem ser utilizados para medir diferentes aspectos relacionados à governança corporativa, gestão de riscos e conformidade em áreas como finanças, trabalhista e operações.

Confira agora alguns exemplos de indicadores de desempenho de compliance:

• Gestão e dimensionamento dos recursos disponíveis: avalia o investimento e o uso de recursos financeiros, humanos e tecnológicos no programa de compliance, fornecendo insights sobre a efetividade da alocação de recursos;

• Nível de comprometimento da alta administração: esse indicador mede o grau de envolvimento, apoio e comprometimento demonstrado pela alta administração da organização em relação às iniciativas de conformidade;

• Análise setorial comparativa ou benchmarking: compara o desempenho e as práticas de conformidade da empresa com outras do mesmo setor, permitindo identificar lacunas e oportunidades de melhoria;

• Atualização de políticas, regulamentos e do programa em si: mede a frequência e a eficácia das atualizações realizadas nos programas de compliance e documentos relacionados, sobretudo os regulatórios, para garantir que estejam alinhados com as mudanças de mercado;

• Verificação periódica da comunicação, incluindo os treinamentos: avalia a regularidade e a efetividade dos processos de comunicação interna relacionados ao compliance, inclusive treinamentos, bem como comunicações por e-mail, materiais informativos, dentre outros;

• Due diligence de parceiros e fornecedores: analisa a realização de due diligence prévia voltada para fornecedores, parceiros de negócios e outros terceiros para garantir sua conformidade e compará-la com o número total de parceiros da empresa;

• Eficácia do programa de integridade em si: mensura o impacto e o êxito do programa de compliance em termos de prevenção, detecção e resposta a violações e não conformidades de maneira global;

• Andamento das investigações internas e funcionamento do canal de denúncias: acompanha o número e os resultados das investigações internas realizadas a partir de denúncias recebidas por meio do canal de denúncias interno, fornecendo informações sobre a efetividade do processo;

• Número de não conformidades: contabiliza o número de não conformidades identificadas e registradas em diferentes áreas e processos da empresa, fornecendo uma visão geral dos pontos de atenção;

• Monitoramento dos processos de auditoria: afere a efetividade e a abrangência das auditorias internas e externas realizadas em relação ao compliance, garantindo uma revisão adequada dos controles e processos;

• Eficácia dos planos de mitigação de riscos: avalia a identificação, a avaliação e a gestão dos riscos de compliance, bem como a implementação e o sucesso dos controles e planos de mitigação;

• Nível de absenteísmo em treinamentos obrigatórios: verifica a participação e a conclusão dos treinamentos de compliance obrigatórios pelos colaboradores, comparando-os com o total de colaboradores elegíveis para realizar esses treinamentos;

• Nível de adesão e comprometimento dos colaboradores e demais stakeholders com o código de conduta e as políticas de compliance: verifica o nível de adesão e comprometimento em relação às políticas presentes no código de ética e conduta da empresa;

• Análise panorâmica do programa de compliance e melhorias a serem implementadas num futuro próximo: fornece uma visão resumida dos objetivos, metas e estratégias do plano de compliance para o próximo período, permitindo um acompanhamento claro e alinhado.

Para garantir boas ações de Compliance ao longo do tempo, é essencial desenvolver indicadores de desempenho conforme as peculiaridades da organização e que possam ser continuamente monitorados. Isso porque existem diversas possibilidades de indicadores que podem ser criados para esse fim, além dos citados acima.

O uso de softwares, como sistemas ERP e outras ferramentas tecnológicas, facilitam o trabalho, permitindo a comunicação direta entre os departamentos e simplificando o acesso às informações. Essas soluções também possibilitam a geração rápida de relatórios gerenciais sobre o progresso dos programas de compliance.

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Conclusão

Os indicadores de desempenho no compliance fornecem dados tangíveis sobre o cumprimento de leis, regulamentos e políticas internas, bem como a efetividade dos controles implementados para mitigar riscos de não conformidade. Eles ajudam as empresas a avaliar sua postura de conformidade, identificar áreas de melhoria e tomar decisões informadas para aprimorar suas práticas.

No entanto, conforme mencionado anteriormente, tenha em mente que é fundamental monitorar constantemente cada um dos indicadores apresentados para garantir que o programa seja implementado e desenvolvido de maneira organizada e eficaz. Isso proporciona uma visão abrangente das ações de compliance e permite direcionar os esforços e recursos de forma adequada, priorizando as áreas que exigem maior atenção.

Por fim, vale ressaltar que os KPI’s impactam diretamente a cultura organizacional, o desempenho operacional e a conduta ética dos colaboradores. Os resultados da sua implementação não são instantâneos, uma vez que requerem tempo e amadurecimento para que essas ferramentas se tornem referências na gestão do desempenho, para que isso aconteça é preciso empreender esforços na sua implementação e execução.

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Gabriela B. Maluf é Founder & CEO da Thebesttype, empreendedora, escritora, advogada com 18 anos de experiência, especialista em Compliance Trabalhista, Relações Trabalhistas, Sindicais e Governamentais, Direito Público e Previdenciário, palestrante com mais de 200 eventos realizados e produtora de conteúdo técnico otimizado em SEO para sites e blogs.