Certidão Negativa Federal: o que é e como emitir?

A Certidão Negativa Federal é um documento que atesta a ausência de pendências fiscais e é exigido em diversas situações, como a participação em licitações ou celebração de contratos com entidades públicas.

As instituições financeiras e outras entidades, geralmente, exigem a apresentação de uma Certidão Negativa de Débitos (CND) de diversos órgãos, incluindo a Receita Federal, antes de aprovar pedidos de fornecedores ou conceder empréstimos. Por esse motivo, o documento é essencial para atestar que a empresa está em dia com suas obrigações fiscais.

É comum que as empresas só percebam a importância da Certidão Negativa de Débitos (CND) quando precisam comprovar sua regularidade fiscal para órgãos públicos. No entanto, é essencial entender os diferentes tipos de certidões, com destaque para a CND emitida pela Receita Federal, que é uma das mais significativas. A Receita Federal oferece ferramentas on-line que facilitam a consulta e a emissão desses documentos, tornando o processo de verificação da regularidade fiscal mais simples e ágil.

Neste artigo, vamos explicar o que é a Certidão Negativa Federal e como emiti-la, ajudando sua empresa a evitar complicações operacionais. Continue lendo para saber mais!

O que é a Certidão Negativa de Débito Federal?

A Certidão Negativa de Débito Federal (CND) é um documento emitido pela Receita Federal que confirma a ausência de pendências fiscais em relação aos tributos federais, ou seja, serve para comprovar que a empresa está em conformidade com suas obrigações tributárias e não possui dívidas ativas com a União. A CND é exigida para a formalização de contratos, realização de negócios e também para demonstrar que a parte envolvida não tem débitos fiscais pendentes.

A obtenção da CND é um processo simples e gratuito e que pode ser realizado on-line por meio do site da Receita Federal. Além disso, não há limite para a quantidade de solicitações feitas por mês, o que facilita o acesso ao documento sempre que necessário.

Vale destacar que a CND da Receita Federal é apenas uma das várias certidões que podem ser exigidas para validar a situação financeira de um indivíduo ou empresa.

Outras certidões importantes para sua empresa

Além da Certidão Negativa de Débito Federal, existem outras certidões importantes para sua empresa, cada uma com uma função específica. Veja quais são:

• Certidão de Regularidade Fiscal Municipal: comprova que não existem pendências com o município onde a empresa está registrada. A emissão é feita através do portal da prefeitura local;
• Certidão de Regularidade Fiscal Estadual: confirma a ausência de débitos com a Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa está sediada e está disponível no portal do estado correspondente;
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas: necessária para participar de licitações e comprovar a regularidade com as obrigações trabalhistas. Ela é emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho por meio do CNPJ da empresa;
• Certidão Negativa de Débitos da Previdência Social: atesta a regularidade com o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e é essencial para interações com órgãos públicos e solicitações de crédito. A emissão é feita pelo site da Caixa Econômica Federal com o CNPJ da empresa e o estado de sua sede.

Leia também: Compliance trabalhista: entenda a importância e as melhores práticas

Qual a diferença entre CND e nada consta?

A Certidão Negativa de Débito (CND) é específica para pendências fiscais e tributárias. Por outro lado, o atestado de “nada consta” atesta a ausência de pendências judiciais ou criminais em âmbito estadual.

Vale frisar que para negócios que envolvem a celebração de contratos e transações importantes, é comum exigir as certidões negativas de débitos tributários, trabalhistas e previdenciários, existência de ações judiciais e antecedentes criminais.

Como emitir certidão de regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional?

A Certidão Negativa Federal é um documento essencial para comprovar a situação fiscal perante a Receita Federal do Brasil e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN). Para solicitar a emissão da certidão, acesse o portal da Receita Federal e escolha o canal de prestação adequado para o tipo de certidão desejada (pessoa física, pessoa jurídica ou imóvel rural). Informe o número de CPF, CNPJ ou CIB. Se a situação fiscal estiver regular, a certidão será emitida imediatamente.

Se precisar da segunda via de uma certidão já emitida, utilize o serviço “Consultar certidões de regularidade fiscal emitidas” disponível no portal da Receita Federal.

Caso a certidão não possa ser emitida on-line, consulte sua situação fiscal para identificar pendências. Após regularizar a situação, a certidão será liberada automaticamente em 2 a 5 dias, salvo em casos que exigem comprovações adicionais, como medidas judiciais.

Se for necessário abrir um processo digital, acesse o sistema Processos Digitais no portal e-CAC, selecione o serviço correspondente e inclua os documentos necessários. Acompanhe o andamento do processo pelo portal ou pelos aplicativos móveis disponíveis para Android e iOS.

Documentação necessária

• Documento de identificação oficial do contribuinte;
• Documento de identificação do representante legal;
• Documentos que comprovem a condição de representante legal ou a legitimidade do solicitante;
• Relatório de situação fiscal atualizado e comprovação de regularização das pendências.

O serviço é gratuito e a emissão da certidão é geralmente imediata, podendo levar até 10 dias corridos em alguns casos. A validade do documento é de 180 dias.

Em caso de dúvidas ou para mais informações, você pode entrar em contato com a Receita Federal através do Fale Conosco ou Chat RFB. O atendimento deve seguir as diretrizes de urbanidade, respeito, e eficiência, conforme estabelecido pela legislação vigente.

Se o sistema estiver indisponível, é possível fazer a solicitação em uma unidade de atendimento da Receita Federal, apresentando a tela de erro como comprovante.

Como saber se está tudo certo com a Receita Federal?

Acesse o portal da Receita Federal e utilize a opção de emissão de certidão negativa de débitos. Informe seu CNPJ ou número do imóvel rural para verificar se há pendências. Se você já possui uma certidão e deseja conferir se está tudo certo, utilize o serviço “Consultar certidões de regularidade fiscal emitidas” no portal da Receita Federal.

Mas se a certidão não puder ser emitida imediatamente, consulte sua situação fiscal através do portal e-CAC para identificar eventuais pendências. O portal fornece detalhes sobre qualquer dívida ou irregularidade que possa estar impedindo a emissão do documento.

Caso sejam identificadas pendências, você deve regularizá-las. A Receita Federal permite o pagamento ou parcelamento dos débitos. Após a regularização, a certidão será automaticamente liberada em 2 a 5 dias.

Como automatizar a emissão de certidões?

Com a plataforma upMiner, além de gerar relatórios personalizados sobre pessoas e empresas e visualizar vínculos de forma gráfica, também é possível emitir uma série de certidões de forma simultânea.

Ou seja, a solução permite que você selecione todos os documentos que possui interesse e gere de uma única vez, facilitando análises e a tomada de decisões.

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Gabriela B. Maluf é Founder & CEO da Thebesttype, empreendedora, escritora, advogada com 18 anos de experiência, especialista em Compliance Trabalhista, Relações Trabalhistas, Sindicais e Governamentais, Direito Público e Previdenciário, palestrante com mais de 200 eventos realizados e produtora de conteúdo técnico otimizado em SEO para sites e blogs.