A importância do treinamento no combate à fraude

Fraude pode ser qualquer omissão ou prática intencional com o intuito de lesar e enganar uma organização, ocasionando prejuízos a ela e benefícios irregulares para quem pratica. 

A prevenção para práticas assim deve estar no radar de toda empresa, independentemente do seu tamanho ou nicho de mercado. Dentre as principais iniciativas a se tomar, preparar os colaboradores para possíveis situações do tipo é uma delas.

Neste artigo você entenderá a importância de treinar seus funcionários para que eles estejam preparados para lidar com possíveis práticas irregulares e saibam implementar ações no seu dia a dia para evitar que isso aconteça. 

Então, se você se preocupa com a saúde da sua empresa e está em busca de ações para melhorar a gestão, continue a leitura a seguir!

Por que fazer gestão de fraudes?

Antes de falar sobre os treinamentos, é relevante entender porque toda organização deve ter uma gestão com foco na prevenção de fraudes.

Apesar de nenhuma empresa estar 100% protegida, minimizar significativamente as chances de práticas ilícitas é fundamental. Além de evitar prejuízos financeiros e reputacionais significativos, com a adoção de medidas protetivas é possível preservar melhor a imagem do negócio, evitar exposições negativas, diminuir as chances de processos, garantir a confiança dos clientes e demais stakeholders, entre diversos outros benefícios.

Através da análise de dados, identificação de padrões suspeitos e adoção de tecnologias e ferramentas específicas, atualmente é possível detectar e prevenir fraudes em diversas áreas, como finanças, compras, vendas, recursos humanos e segurança da informação.

A importância do treinamento na prevenção de fraudes

Os treinamentos são extremamente importantes, pois ajudam a aumentar a conscientização dos colaboradores sobre as práticas fraudulentas e como evitá-las. Além disso, capacitam os profissionais a reconhecer e relatar atividades suspeitas.

Eles também podem fornecer informações sobre os tipos de fraudes mais comuns em determinado setor ou empresa, bem como as técnicas mais recentes utilizadas pelos fraudadores. Isso ajuda a manter os funcionários atualizados sobre as novas ameaças e aprimorar suas habilidades para identificar e lidar com essas situações.

As capacitações costumam incluir a implementação de medidas preventivas, como o uso de senhas seguras e a verificação de identidade de clientes e fornecedores, bem como o uso de tecnologias de segurança, como softwares de detecção de fraude.

A 11ª edição de um estudo feito pela Association of Certified Fraud Examiners – ACFE, revelou que as fraudes são responsáveis por mais de 3,6 bilhões de dólares gastos pelas empresas. Esses números expressivos só demonstram a importância e a necessidade de se trabalhar com medidas de contenção.

Os treinamentos podem ser realizados por meio de palestras, reuniões, oficinas ou qualquer outro meio que gere conscientização e mudança de comportamento por parte dos colaboradores. A ideia é que eles sejam estimulados a pensar e seguir a cultura e as normas da organização.

Também é fundamental que os funcionários compreendam claramente as consequências da fraude, tais como a diminuição dos lucros, o risco de perder o emprego e a redução da produtividade da empresa como um todo.

Outras medidas de prevenção

Para garantir a integridade, transparência e o uso adequado de recursos, é necessário desenvolver e implementar uma política de prevenção à fraude. Essa política deve definir os comportamentos e ações esperadas dos colaboradores, membros do conselho, bem como as consequências da violação.

Também deve conter ações preventivas, como auditorias internas e análise de risco, bem como medidas reativas e investigações internas.

Além de todas essas medidas e ações preventivas, é fundamental se mostrar como uma empresa antifraude, deixando claro que há consequências graves para quem violar a política. Isso vai dissuadir qualquer comportamento inadequado e garantir que todos estejam cientes da importância de seguir as regras estabelecidas.

Implemente um canal de denúncias

As denúncias feitas pelos colaboradores são uma das formas mais eficazes de identificar fraudes internas ou qualquer outra irregularidade. Ao disponibilizar um canal de denúncias para fornecedores, clientes e outras partes interessadas, aumenta-se a possibilidade de identificar situações de inconformidade.

Contudo, vale ressaltar que para ser eficiente, o canal de denúncias precisa seguir algumas regras, como por exemplo ter a opção de anonimato e garantir a não retaliação. 

Temos um conteúdo falando mais sobre este tema. Você pode conferir aqui.

Revise constantemente suas políticas e ações antifraudes

Com o passar do tempo, muitos processos da empresa vão mudando e novos riscos podem surgir. Nesse sentido, é importante que as políticas e ações de combate à fraude passem por uma atualização constante, pois dessa maneira é possível ter mais eficiência na prevenção e detecção de irregularidades. 

Tenha controles internos

Os controles internos são um conjunto de procedimentos e métodos que visam proteger os ativos da empresa, produzir dados financeiros e contábeis confiáveis e auxiliar a administração na condução ordenada dos negócios.

Eles são extremamente importantes, pois fornecem mecanismos para prevenir crises gerenciais, fraudes e outros eventos anormais que podem interferir no funcionamento eficiente da organização.

Faça uma matriz de risco

Através de uma matriz de risco é possível identificar fraudes que sua empresa pode ser acometida, como roubo de ativos físicos, o vazamento ou uso indevido de informações, o favorecimento, a fraude nas demonstrações financeiras, e, é claro, criar um plano para monitorar, evitar e diminuir as consequências que elas podem gerar.

Conte com tecnologia

Aliada aos treinamentos, a tecnologia também possui um papel fundamental na prevenção de fraudes. 

Por meio de soluções de big data, por exemplo, hoje é possível avaliar com mais precisão futuros relacionamentos comerciais com fornecedores, parceiros, clientes e até mesmo colaboradores.

Ao consultar informações relevantes sobre uma pessoa física ou jurídica, as empresas podem avaliar com mais detalhamento quais são os riscos que determinado vínculo pode trazer, evitando dessa maneira más associações. 

Você pode saber mais sobre esse tipo de tecnologia em nosso artigo. Clique aqui e confira!