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Quais são os pilares de um programa de compliance?

Quais são os pilares de um programa de compliance?

Atualizado em 26 de setembro de 22 | Geral  por

Gabriela de Britto Maluf

Os pilares de um programa de compliance são a estrutura básica que deve ser adotada para garantir a efetividade e a correta operacionalização do programa internamente na organização.

Em outras palavras, considerando que o objetivo do programa é a adoção de preceitos éticos, integridade e transparência, bem como a conformidade com leis e regulamentos, os pilares são os elementos estruturais que asseguram esse objetivo.

Assim, os pilares do programa de compliance funcionam como um norte para o Compliance Officer e outros profissionais envolvidos na sua implementação, auxiliando na criação de um programa sob medida para a empresa.

No Brasil, o compliance tem ganhado cada vez mais espaço e aplicabilidade prática devido à adaptação legal e regulatória a essa nova realidade, que vem ocorrendo após a publicação da Lei Anticorrupção.

Além disso, as empresas estão cada vez mais conscientes sobre a necessidade de mitigar seus riscos, prevenindo e punindo fraudes e comportamentos inadequados dos seus colaboradores.

Qualquer falha neste sentido pode comprometer a reputação e as atividades da organização, e, por outro lado, o programa de integridade também é requisito para a participação da empresa em processos licitatórios e outros certames públicos. 

No entanto, grande parte dos conceitos utilizados no Brasil sobre o tema, são inspirados em normas internacionais, como é o caso da United States Sentencing Guidelines for Organizations, que é uma lei federal americana criada para avaliar os danos causados em casos de ocorrência de fraudes contra o governo.

Essa lei contém as diretrizes essenciais de um programa de compliance eficaz, as quais servem de base para a criação dos pilares de um programa de integridade, o qual deve ser adequado às peculiaridades de cada organização.

Pilares de um programa de compliance

Conheça agora os pilares de um programa de compliance:

  • Suporte da Alta Administração: Apoio efetivo, inclusive quanto à destinação de recursos suficientes para a implementação de um programa robusto e efetivo, bem como a escolha de um Compliance Officer responsável pela condução do tema na organização;
  • Avaliação dos Riscos: Análise dos riscos inerentes às atividades desenvolvidas pela organização e criação de mecanismos para avaliar seu impacto no negócio sobretudo do ponto de vista financeiro e reputacional, bem como formas de mitigação desses riscos, essa será a base de todo o programa a partir da qual as demais políticas serão criadas;
  • Código de Conduta e Políticas Internas: Compilado de regras e práticas exigidas pela organização na realização das suas atividades de maneira objetiva e acessível para facilitar a compreensão por parte de todos os níveis hierárquicos, com ênfase aos princípios que a empresa defende;
  • Controles Internos: Implementação de mecanismos que assegurem a efetiva mitigação dos riscos envolvidos no exercício das atividades da organização, como o controle de despesas, por exemplo, que devem ser realizadas conforme as políticas internas estabelecidas;
  • Canais de Denúncia: Disponibilização de diversos canais de comunicação aos colaboradores para que estes formalizem denúncias de irregularidades de forma anônima e com facilidade de acesso, como descumprimento de leis, contratos ou do próprio código de conduta;
  • Treinamento e Comunicação: Elaboração de cronograma visando o engajamento e identificação por parte dos colaboradores com os valores da organização, propagando as regras do código de conduta, e criando uma cultura de integridade de maneira orgânica;
  • Investigações Internas: Investigação das denúncias, passando pela obtenção de dados, entrevistas e demais procedimentos investigatórios para posterior aplicação de medidas disciplinares em relação aos comportamentos ilegais ou antiéticos dos colaboradores, se necessário;
  • Due Diligence: Avaliação das melhores condições de terceiros, fornecedores, parceiros, clientes, colaboradores e demais stakeholders previamente à celebração de contratos, bem como monitoramento após a contratação;
  • Auditoria e Monitoramento: Reavaliação e readequação dos riscos e processos, como forma de garantir o efetivo funcionamento do programa, identificando, inclusive, quais os processos necessários para mapear os novos riscos.

Os pilares do Programa de Compliance são fundamentais para direcionar o planejamento e a implantação de um programa de integridade realmente eficaz.

No Brasil, a nova regulamentação da Lei Anticorrupção por meio do Decreto n.º 11.129/2022, também trata de alguns requisitos para garantir a efetividade do programa.

Segundo o Decreto mencionado, qualquer programa de compliance, deve possuir uma estrutura mínima para prevenir, detectar e sanar irregularidades, e esta estrutura deve considerar a atividade da empresa.

Além disso, a atualização das políticas e controles internos considerando os riscos da respectiva atividade, que se modificam com o passar do tempo e conforme a própria dinâmica do mercado, também é um requisito da nova regulamentação para garantir a efetividade do programa.

Diante da complexidade da implementação e execução de um programa de compliance, a utilização de uma plataforma inteligente, bem como de ferramentas que auxiliem na criação de dossiês de pesquisa, também são uma forma de garantir a sua efetividade.

Saiba mais sobre compliance

Agora você já sabe que os pilares do programa de compliance foram criados para assegurar a sua efetividade, tenha em mente que não há como falar em efetividade sem investimento maciço em comunicação e treinamentos.

No que se refere à comunicação, este é sem dúvida um dos pontos mais relevantes para a garantia da efetividade, pois sem uma excelente comunicação não há engajamento dos colaboradores com os valores da organização.

Os colaboradores precisam estar psicologicamente seguros para se comunicar com seus gestores e manifestar suas preocupações e ideias abertamente sem a necessidade de um canal de comunicação anônima, como o canal de denúncias, por exemplo, e sem receio de retaliações, é o que chamamos de “cultura de speak up”.

No entanto, as preocupações e eventuais denúncias dos colaboradores precisam ser investigadas internamente com seriedade e, para auxiliar nessa tarefa, a pesquisa de “background check” é capaz de identificar conflitos de interesses, relações societárias pregressas, conexões com pessoas politicamente expostas e demais dados relevantes dos envolvidos na denúncia.

O background check demanda o uso de processos e ferramentas que garantam a integridade dos dados e aceleram o processo de investigação para que rapidamente sejam tomadas as medidas disciplinares cabíveis, bem como seja dada a devolutiva ao colaborador que fez a denúncia.

Saiba mais sobre a cultura de speak up e como funciona o processo de background check acessando este e-book elaborado pela upLexis em parceria com duas especialistas com o tema “Background check como mecanismo de promoção à cultura de speak up”. 

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Gabriela B. Maluf é Founder & CEO da Thebesttype, empreendedora, escritora, advogada com 18 anos de experiência, especialista em Compliance Trabalhista, Relações Trabalhistas, Sindicais e Governamentais, Direito Público e Previdenciário, palestrante com mais de 200 eventos realizados e produtora de conteúdo técnico otimizado em SEO para sites e blogs. Atualmente ajuda empreendedores e profissionais liberais a crescerem digitalmente por meio de estratégias de Marketing de Conteúdo.