Compliance para escritórios de advocacia

Todos nós advogados conhecemos a importância de seguir o código de ética e Regulamento da OAB, mas com frequência, muitos colegas não se atentam – ainda – à necessidade de ter também em seus escritórios um programa de integridade efetivo com um código de conduta e políticas específicas.

A advocacia é uma das profissões que mais interage com a administração pública e, sem sombra de dúvidas, é aquela que mais lida com desavenças no seu dia a dia. Prevenir ações inadequadas internas ou externas pode evitar com que a credibilidade do escritório seja colocada em xeque. Mas esse não é o único motivo para se implementar um programa de compliance. 

Gerenciamento de riscos

O gerenciamento de riscos e os controles internos, como procedimentos padrões e auditorias, são outros bons motivos para que um escritório de advocacia opte por ter um compliance efetivo. Quem deseja ver dados e informações sigilosas do seu cliente sendo passada a frente? Sem falar na tão temida perda de prazo fatal. 

Se os motivos anteriores já não fossem suficientes, há também a exigência, cada vez maior e mais intensa, dos clientes com relação à transparência das atuações do escritório, não só perante aos agentes públicos, mas também perante aos demais clientes e a sociedade como um todo. Parecer ser ético e íntegro já não é mais um suficiente, atualmente é preciso mostrar-se e comunicar tais predicados aos quatros cantos do mercado. Utilize o compliance como parte da estratégia de marketing do seu escritório de advocacia. 

Como implementar?

Mas você deve estar se pensando: ok, já entendi que é preciso ter um programa de compliance, mas por onde começar a implementá-lo no meu escritório? 

A primeira dica que eu e qualquer profissional de compliance podemos te dar é: conte com o apoio da alta administração. Se você é o sócio do escritório, abrace essa causa e faça dela a sua causa; se você é um colaborador, conte com apoio de algum sócio, mostre a ele as vantagens mas também os perigos de não se ter um programa de integridade efetivo. 

Liste os riscos de compliance

Na sequência, liste os riscos de compliance aos quais o escritório está exposto. Identificá-los é importante ainda que o risco seja baixo, pois só sabendo da existência do risco é que podemos definir o que fazer caso o gatilho desse risco seja disparado. Outro ponto importante é que, ao identificar o risco, podemos implementar controles internos a fim de mitigar a chance de disparo do gatilho. 

Lembre-se de utilizar ferramentas de background check, como o upMiner, ao realizar procedimentos de controles internos como due diligence no seu dia a dia. Ter implementado procedimento padrão como “Know Your … ” além de ser importante, traz segurança para o escritório. Exemplos desses procedimentos são: conheça seus clientes, conheça seus fornecedores, conheça seus parceiros de negócio, conheça seus funcionários, entre outros.

Assim você é capaz de se certificar que ela, pessoa (física ou jurídica), está dentro dos padrões estabelecidos no código de conduta e nas políticas de compliance do escritório. Tenho certeza que você não gostaria de contratar como advogado, alguém já condenado por suborno a agente público.

Saiba tudo sobre background check aqui: https://uplexis.com.br/blog/artigos/background-check/

Código de conduta

Crie um código de conduta ou ética que seja capaz de colocar em palavras quais as condutas aceitáveis e não aceitáveis no escritório. Mas lembre-se que  o código de conduta deve ser algo simples e palpável para quem for acessá-lo. Para direcionamentos mais específicos, crie políticas de acordo com a necessidade. Exemplos de políticas de compliance são: política de relacionamento com agentes públicos, política de tratamento de dados, política de brindes, presente e hospitalidades, entre outras.

Após o lançamento do código de conduta e ou das políticas, comunique e treine aqueles que orbitam o escritório, seja colaborador interno, prestador de serviços ou qualquer pessoa que represente o seu escritório. 

Canal de comunicação

Implemente o canal de comunicação, ele vai te ajudar a prevenir e detectar condutas irregulares. Trate os relatos que receber pelo canal de comunicação e, se necessário, abra uma investigação interna para apurar a suposta irregularidade. 

Crie etapas de auditoria e monitoramento do seu programa, meça a efetividade dos seus controles internos, dos seus treinamentos etc. Somente ao conhecer possíveis falhas do seu programa, você será capaz de aprimorá-lo. 

Agora que você já tem o passo a passo, chegou a hora de colocar a mão na massa! Implemente um programa de compliance efetivo no seu escritório de advocacia. Utilize o compliance não só como um benefício, mas também como um diferencial competitivo.

Nathália Göpfert é Advogada, empreendedora, sócia da CompliancePME, uma plataforma de compliance por assinatura destinada à PMEs.