Prevenção à fraude: veja o que é e como implementar no seu negócio!

A prevenção à fraude é rotina obrigatória nas empresas dada a evolução constante das técnicas utilizadas pelos fraudadores. As fraudes envolvem desde desvios financeiros até manipulação de dados, e os riscos associados à elas podem acarretar danos ao patrimônio e arruinar a reputação das empresas. 

A prevenção e detecção de fraude representa, em última análise, uma vantagem competitiva, uma vez que, evitar perdas e é uma forma de maximizar ganhos.

Neste artigo, exploraremos de maneira um pouco mais abrangente o conceito de prevenção à fraude, abordando como é possível identificar e mitigar esses riscos.

Acompanhe a leitura a seguir!

O que é prevenção à fraude?

A prevenção à fraude consiste em práticas rigorosas adotadas por organizações para mitigar os riscos associados a atividades fraudulentas e suas consequências, que são extremamente prejudiciais para as finanças e a reputação da empresa.

Esses procedimentos envolvem a implementação de medidas estratégicas para identificar, evitar e enfrentar esses riscos com o uso de ferramentas tecnológicas e controles internos.

O primeiro passo para alcançar esse objetivo, é estabelecer uma cultura de integridade e ética, onde todos os membros da organização compreendam a importância de aderir a práticas transparentes e de conformidade legal. 

Além disso, essa prevenção envolve a criação de mecanismos antifraude, tais como controles internos sólidos e a implementação de tecnologias avançadas para detectar padrões suspeitos e atividades não autorizadas.

Como é possível prevenir fraudes?

É preciso ter em mente que prevenir fraudes começa com a conscientização e capacitação de todos os envolvidos na organização. Antes de pensar na adoção de controles internos rígidos, é necessário que as pessoas compreendam profundamente as vulnerabilidades e estejam preparadas para agir e mitigá-las.

A promoção de uma cultura ética em que os funcionários são incentivados a relatar comportamentos suspeitos e são treinados para reconhecer os sinais de fraude é primordial nesse processo. Além disso, estabelecer controles internos robustos é fundamental. Isso envolve a divisão de responsabilidades, revisões regulares e auditorias detalhadas, que contribuem para a detecção precoce de atividades ilícitas.

É preciso ainda investir em tecnologias como análise de dados e aprendizado de máquina, por exemplo, pois essas ferramentas são capazes de identificar padrões anômalos e comportamentos inconsistentes em grandes conjuntos de dados. 

A combinação desses elementos consiste em uma estratégia básica de prevenção à fraude, que ajuda a proteger a empresa de possíveis ameaças internas e externas. No entanto, quanto maior o porte da empresa e a complexidade das operações, maior a necessidade de controles internos diversificados e adaptados a cada realidade para que a prevenção seja efetiva.

Qual a importância dos controles internos para evitar fraudes?

Os controles internos são a espinha dorsal da prevenção de fraudes em uma organização, pois eles consistem em políticas, procedimentos e práticas que ajudam a garantir a integridade das operações, reduzindo os riscos de atividades fraudulentas. 

A segregação de funções, por exemplo, garante que diferentes etapas de um processo sejam realizadas por pessoas diferentes, diminuindo a oportunidade de manipulação indevida. Além disso, os controles internos, como aprovações de gerenciamento e reconciliações regulares, asseguram que todas as transações sejam transparentes e registradas corretamente nos registros contábeis.

Vale frisar que os controles não apenas protegem contra fraudes, mas também são essenciais para a conformidade regulatória e a geração de relatórios precisos, pois eles ajudam a identificar áreas de risco, fornecem mecanismos para a detecção precoce de irregularidades e contribuem para a eficiência operacional. 

Outro ponto relevante é a demonstração do compromisso por parte da alta administração com uma cultura de responsabilidade e integridade, aumentando a confiança dos stakeholders e mantendo a reputação da empresa intacta.

Quais são as principais ferramentas de prevenção e detecção de fraudes?

Há diversas ferramentas tecnológicas eficazes que podem ser usadas na prevenção e detecção de fraudes. A análise avançada de dados é uma delas, ela permite examinar grandes conjuntos de informações em busca de padrões incomuns ou suspeitos. Assim, com o uso dessa ferramenta é possível identificar transações anômalas ou comportamentos fraudulentos que podem passar despercebidos por métodos tradicionais.

Outra opção é a adoção de soluções de software especializadas que oferecem a capacidade de monitorar transações em tempo real, identificar atividades suspeitas e acionar alertas para investigação, fundamental em setores com alto volume de movimentações.

Por fim, o big data, a Inteligência Artificial e o Machine Learning são tecnologias capazes de aprender a partir de dados históricos, identificando automaticamente padrões incomuns e prevendo possíveis atividades fraudulentas. Por serem adaptáveis, essas ferramentas conseguem acompanhar a evolução constante das técnicas de fraude.

Neste cenário, a tecnologia emerge como uma poderosa aliada na transformação do monitoramento de fraudes de uma abordagem reativa para uma preventiva. Em outras palavras, ela possibilita às empresas a capacidade de identificar e antecipar ações fraudulentas antes que elas causem prejuízos substanciais.

Exemplo prático de aplicação

Vamos supor que você esteja considerando celebrar um contrato com alguma empresa ou iniciar uma negociação com um parceiro em potencial. O primeiro passo é realizar uma investigação minuciosa sobre o histórico da empresa em questão ou do possível parceiro, buscando compreender suas práticas passadas.

A boa notícia é que essa etapa pode ser realizada de maneira rápida e automatizada. Por meio de uma pesquisa simples em uma plataforma específica de big data, é possível coletar informações relevantes e embasar decisões a partir dos insights obtidos.

Os benefícios resultantes dessa análise de dados são evidentes, pois é possível reunir informações completas em um único relatório, estruturado com critérios previamente definidos. Assim, os gestores podem compreender o perfil do parceiro antes de fechar um acordo, validando cadastros e identificando possíveis indícios de risco.

Outra prática preventiva acessível é a criação de parâmetros que passam por monitoramento frequente e que geram alertas diante de atividades suspeitas. Dessa forma, as empresas estão mais bem preparadas para enfrentar ameaças em potencial e reforçar sua proteção contra fraudes.

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Conclusão

A prevenção à fraude deve ser cuidadosamente planejada e incluir a cultura Data Driven, ou seja, o uso de ferramentas tecnológicas de análise de grandes conjuntos de dados e que atendam às necessidades da empresa. 

Além disso, o incentivo de uma cultura ética, e a adoção controles internos sólidos, são peças-chave para que as organizações possam construir defesas eficazes contra riscos de fraude. 

Investir nesses aspectos não só ajuda a mitigar perdas financeiras e proteger a reputação da empresa, mas também reafirma o compromisso com a integridade e a conformidade. Com as ferramentas certas para otimizar os processos de checagem, as empresas estarão mais preparadas para detectar e prevenir irregularidades.


Gabriela B. Maluf é Founder & CEO da Thebesttype, empreendedora, escritora, advogada com 18 anos de experiência, especialista em Compliance Trabalhista, Relações Trabalhistas, Sindicais e Governamentais, Direito Público e Previdenciário, palestrante com mais de 200 eventos realizados e produtora de conteúdo técnico otimizado em SEO para sites e blogs.