Due diligence: 5 dicas para o seu processo de Know You Supplier (KYS)

O processo de Know Your Supplier (Conheça seu Fornecedor) está intimamente ligado ao Due Diligence, um dos pilares do programa de integridade. É através dessas duas estratégias que o compliance consegue analisar fornecedores, e identificar riscos que ameaçam uma relação entre as duas empresas.

E isso não é mais só uma boa prática do mercado. De acordo com o art. 42 do Decreto Federal n. 8.420/2015, a organização deve realizar “diligências apropriadas para contratação e, conforme o caso, supervisão, de terceiros, tais como fornecedores, prestadores de serviço, agentes intermediários e associados”.

A seguir, veja 5 dicas para fazer um processo de Know Your Supplier minucioso e eficaz.

Defina seus indicadores chave de risco

Key Risk Indicators, ou Indicadores Chave de Risco em português, podem ser utilizados de diversas formas, tanto para análises internas quanto externas.

Por exemplo, é possível definir indicadores da sua empresa que devem ser monitorados, ou indicadores para outras empresas, como clientes e fornecedores, como parte do due diligence.

Em ambos os casos, esses indicadores vão ser personalizados de acordo com o que é importante para a sua empresa, e no Know Your Supplier não é diferente.

Para fazer a escolha de quais indicadores precisam ser observados, é preciso entender a relação entre as duas empresas, o setor de cada uma, entre outros fatores.

Tenha planos de ação

Muito se fala sobre o mapeamento de riscos e o quanto esse passo é importante ao investigar possíveis fornecedores. No entanto, esse é apenas o primeiro passo de um due diligence preventivo.

Ao implementar uma estratégia de Know Your Supplier, é imprescindível tanto conhecer os riscos, quanto ter protocolos prontos para reagir caso esses riscos se tornem um problema real.

Para isso, a dica é analisar os potenciais riscos mapeados que esse fornecedor pode apresentar, e, no mesmo relatório, detalhar planos de ação caso eles se concretizem.

Por exemplo, se um fornecedor tiver um acidente de trabalho, como a sua empresa vai reagir de acordo com as políticas corporativas?

Assim é possível garantir que, mesmo que um fornecedor seja contratado após o due diligence devido ao baixo nível de risco, se algo acontecer a sua empresa estará preparada para lidar com o problema.

Fique de olho nas listas restritivas

As listas restritivas são uma forma ótima de reduzir o tempo de análise e fazer eliminações rápidas de fornecedores de alto risco. Essas listas, que podem ser nacionais e até internacionais, identificam empresas envolvidas em trabalho escravo, corrupção, etc. 

A consulta pela internet é fácil, e pode ser feita pela internet, acessando o site do órgão ou da lista. A pesquisa é realizada através do nome, CPF ou CNPJ (dependendo da lista) de forma manual.

Realize treinamentos com fornecedores

O due diligence que é feito antes de iniciar uma relação com um novo fornecedor é imprescindível, pois nele é analisado todo o histórico do parceiro. Se ele tiver uma tendência a apresentar riscos, você já evita estar envolvido em problemas no futuro.

No entanto, só porque uma empresa não possui um histórico de riscos de compliance, não significa que isso não poderia mudar no futuro. Por isso, o Know Your Supplier precisa ser feito periodicamente.

Umas das formas de consolidar os valores da ética nos seus terceiros é realizando treinamentos periódicos sobre temas como ética e compliance. Além de fazer as investigações do due diligence, treinamentos reforçam a importância da integridade, e ajudam a manter esse parceiro longe dos riscos.

Utilize a tecnologia a seu favor

A última dica para fazer um processo de Know Your Supplier eficiente é utilizar a tecnologia a seu favor. Existem ferramentas para qualquer desafio que otimizam muito o tempo do due diligence. 

Por exemplo, é possível escolher ferramentas que automatizam os processos do programa de compliance e que abrangem os terceiros também. Já se o próprio trabalho de pesquisar os terceiros é a dificuldade, existem sistemas de big data que fazem buscas por você e disponibiliza as informações em relatórios prontos.

Conclusão

O que podemos tirar disso tudo? O principal aprendizado é que o due diligence e o Know Your Supplier não precisam ser processos longos, difíceis e manuais.

Tanto a primeira investigação, quanto a manutenção da gestão de riscos podem ser mais eficientes quando empregamos as estratégias e ferramentas mais adequadas.