Compliance: como evitar problemas com brindes e presentes corporativos?

Mais um final de ano chegando, e este será em breve um assunto muito comum para aqueles que atuam na área de compliance: brindes, presentes e hospitalidade corporativa. O oferecimento de presentes e hospitalidades deve sempre respeitar seu código de ética, políticas anticorrupção, conflito de interesses, viagens, e quaisquer outras políticas que existam em sua empresa e toquem no assunto. 

O oferecimento de brindes, presentes e hospitalidade corporativa tem que respeitar certas regras para que não configure a oferta de uma vantagem indevida, tentativa de influenciar decisões sobre os negócios da empresa. Bem como, quando em situações internacionais, possa caracterizar infração de regras locais. Isso tudo deverá ser observado e incorporado em suas políticas.

Antes de entrarmos no assunto em questão, eu gostaria de trazer um ponto a respeito da nomenclatura de hospitalidade corporativa. Muitas empresas utilizam em suas políticas a denominação “entretenimento”. Pessoalmente, eu não adoto tal definição. A hospitalidade corporativa define de forma mais clara a questão de gentilezas oferecidas pelas empresas. 

Isso pode ser desde um jantar, um seminário, ou uma passagem de avião. A hospitalidade corporativa vai muito além de entretenimento, e para os colaboradores, pode criar uma confusão muito grande ao adotar tal terminologia.  

Indo direto ao ponto, seguem algumas dicas que podem ajudar vocês.

A linguagem da sua política

Pode parecer algo sem muita importância, mas a linguagem é um dos pontos mais importantes para a compreensão de um programa de compliance. Eu sempre chamo a atenção a este tema, e é um ponto de uma simplicidade absoluta, mas que pode destruir seu programa inteiro.

Pessoalmente acredito na simplicidade da linguagem, evitando todo e qualquer “legales” ou linguagem rebuscada; ou ainda, aqueles documentos revisados por todos os departamentos que viram verdadeiros Frankensteins linguísticos, ou pior ainda “copy and paste” de outras políticas que não pertencem ao ambiente de sua empresa.

Você também precisa entender a linguagem de sua empresa; uma política de brindes e presentes de um banco, não é a mesma de uma empresa de tecnologia. Adaptar o documento para a realidade do negócio é vital e vai definir muito da eficiência de todas as suas políticas. Você precisa entender como se comunicar na mesma linguagem. Para isso, peça ajuda a sua área de comunicação e RH. Não imponha o programa sem antes entender onde você está pisando.

E acima de tudo: simplicidade! Isso não quer dizer mediocridade, mas sim algo eficiente sem enfeites e rebuscamentos.

Exemplos claros

Forneça exemplos para seus colaboradores. Situações reais onde eles possam facilmente identificar se o presente ou oferecimento de entretenimento está dentro das regras da empresa ou não.

Crie um FAQ (Perguntas Frequentes)

Crie este documento, que pode ser um FAQ, ou um quadro resumo de valores e regras, e o distribua via e-mail, ou deixe em um link facilmente acessível em seu Portal de Compliance.

Aqui você pode incluir os exemplos também. Quanto mais próximo do cotidiano da sua empresa, mais facilmente seus colaboradores identificarão as situações que são aceitáveis ou as que devem ser evitadas. Este FAQ pode estar em qualquer lugar que os colaboradores tenham fácil acesso, seja via impressa, ou na intranet; mas que seja acessível a todos.

Muito importante: dê publicidade ao FAQ, isso te poupará de inúmeras consultas, desafogando suas atividades. E acredite, quando se trata de brindes e presentes, quanto mais ajuda do seu programa você tiver, mais fácil é sua atuação.

Valores de presentes e brindes

Pessoalmente eu prefiro estabelecer valores. Tanto de presentes e hospitalidade corporativa a serem ofertados, como de presentes que os colaboradores podem ganhar.

O que deve ser possível, é um caminho de exceção, onde um diretor ou o comitê de ética, poderá autorizar ou não o presente ou hospitalidade acima do valor estipulado como limite.

No entanto, você, Compliance Officer, deverá ter ciência da decisão, e caso ela não cumpra a sua política por outras razões que não o valor, você terá de apontar os riscos envolvidos. A decisão nunca deverá ser sua, este não é seu papel, sua obrigação é atentar a possíveis violações.

Quem recebe o presente

Fique atento se quem recebe o presente, efetivamente pode recebê-lo. Muitos agentes públicos não podem receber presentes ou hospitalidades, ou possuem um valor máximo para tanto. Se seu programa é internacional, cuidado dobrado!

Outro ponto de atenção que deve ser muito bem analisado é o oferecimento de presentes e hospitalidade corporativa, leia-se, jantares e acesso a eventos, que possuam valores elevados a prospects. Um presente caro oferecido a um cliente por tempo de casa não tem a mesma conotação de um jantar caríssimo pago a um prospect.

Estas situações são altamente questionáveis sempre.

Devolução dos presentes

Quando não há como evitar e um presente precisa ser devolvido, (se for o caso da sua empresa), mantenha exemplos de cartas que deverão ser utilizadas na devolução. Todos sabemos que esta situação é sempre delicada, e se a devolução for feita sem cuidado, pode criar uma situação de atrito, e isso não ajuda em nada a fluidez dos negócios das empresas.

Por isso, as cartas devem conter um agradecimento, e explicar que tal presente viola as políticas da empresa e por isso a devolução. Manter cartas para serem utilizadas como templates facilitará sua vida e trará robustez ao seu programa.

E quando não for possível a devolução, o presente deverá ser destinado a um bem maior, como uma rifa para levantar fundos para uma caridade, ou ainda ser armazenado em algum local de destaque onde todos possam apreciá-lo. Neste caso, também é recomendada a redação da carta com o agradecimento, e a destinação final do bem.

Treinamento em compliance

Treinamento, treinamento e mais treinamento; com casos ocorridos na sua empresa, com casos notórios, casos de impacto global, com situações reais e fáceis de serem compreendidas.

Treine sua política de presentes, faça workshops, o que você quiser e achar que toca seus colaboradores. Mas, treine-os!

Registro de presentes e valores

Se sua política determina que acima de um certo valor é necessário o registro e/ou a aprovação, mantenha isso bem documentado. Crie um controle, uma planilha com a data, quem recebeu, quem ofertou, o motivo do presente, ou hospitalidade corporativa, e se houve aprovação; por exemplo. Você deve manter as evidências. 

Tome especial cuidado ao oferecer presentes ou hospitalidade corporativa para Autoridades Públicas. Aqui é onde está o maior risco de qualquer empresa, quando o assunto é suborno.

Por último, de forma alguma, estes pagamentos devem ser registrados de forma confusa ou mascarados em sua contabilidade. Isso pode te gerar uma dor de cabeça imensa.

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Advogada Corporativa com mais de dez anos de experiência nas áreas de Governança Corporativa e Compliance, atuei  anteriormente em empresas multinacionais e escritórios de advocacia. Sou especialista em  Compliance Anticorrupção; e atualmente embarquei na  jornada de Privacy, Metaverso, Criptoativos e NFTs.