Como implementar um canal de denúncias no seu programa de compliance

Um ponto importante do programa de compliance é o canal de denúncias, você sabe como fazer a implementação de um?

O primeiro passo para criar um canal de denúncias é entender a sua importância e abrangência, pois ele é fundamental para identificar possíveis falhas nos processos internos da organização.

O canal de denúncias é uma ferramenta de comunicação que a organização disponibiliza tanto para o público interno quanto para o externo, para coletar relatos de situações de supostas irregularidades ou inconformidades que estejam ocorrendo ou que possam ocorrer futuramente.

Essa ferramenta é relevante para o Programa de Compliance porque permite identificar fraudes, e comportamentos antiéticos e que contrariem as normas de conduta e as políticas internas, tanto em relação aos colaboradores, como parceiros, fornecedores e outros stakeholders.

Em outras palavras, o canal de denúncias é uma ferramenta que contribui para a execução das boas práticas, de governança, riscos e compliance, e não deve ser usada para punir colaboradores mas para preservar a organização.

Importante frisar que não há uma regra expressa ou única para implementar o canal de denúncia, até porque cada empresa possui suas peculiaridades, mas de forma geral, há alguns preceitos básicos fundamentais, os quais veremos a seguir.

Diagnóstico preciso dos processos da empresa

É preciso identificar quais os setores e processos que estão mais suscetíveis a fraudes e como o canal de denúncia pode contribuir com eles.

Em geral, o canal de denúncias contribui de maneira importante com diversos processos, pois permite detectar violações às diretrizes do código de ética, políticas internas e condutas que não estejam em conformidade com leis, regulamentos, normas, procedimentos internos, etc. conflitos de interesse e casos de fraude, corrupção e suborno.

Forma de recebimento das denúncias

A comunicação é um dos pontos-chave do Programa de Compliance, e para controlar o fluxo de denúncias, a comunicação precisa ser impecável.

Esse fluxo deve ser muito bem delineado, sobretudo no tocante à imparcialidade e ao sigilo, para que haja credibilidade e os denunciantes se sintam seguros e confiem na apuração e tomadas de decisão posteriores, ou seja, diante dos fatos relatados na denúncia.

A política de confidencialidade com garantia de anonimato é de extrema relevância, pois caso os denunciantes tenham receio de utilizar o canal, isso comprometerá totalmente a eficácia da ferramenta, mas deve haver também a possibilidade de identificação do denunciante.

A depender da quantidade e do teor das denúncias, é recomendado que o recebimento seja feito por um Comitê de Ética, ou uma Ouvidoria, para que o tratamento destas seja mais eficaz.

Compliance é sobre estar em conformidade, e conformidade não significa apenas estar dentro da lei, mas adotar preceitos éticos e primar pela transparência. 

Vale ressaltar ainda que o canal de denúncias é obrigatório por lei apenas para alguns setores.

Desta forma, é importante que a empresa verifique se há leis que regulam o uso obrigatório da ferramenta para o setor em que a empresa atua.

No entanto, na prática, para que um programa de compliance conte com a robustez e eficácia necessárias, é fortemente recomendado a sua implementação como parte importante da sua estrutura.

Além disso, é recomendado orientar os colaboradores sobre como deve ser o conteúdo da denúncia. Confira agora alguns pontos que não podem faltar numa denúncia:

• O que: descrição em detalhes dos fatos;
• Quem: nome completo das pessoas envolvidas, inclusive testemunhas;
• Quando: especificação das datas dos acontecimentos passados ou futuros em ordem cronológica;
• Onde: setor, departamento, filial etc.;
• Quanto: mensurar os valores envolvidos;
• Provas: quais as provas e onde elas podem ser encontradas.

A organização deve garantir que não haverá nenhum tipo de retaliação ao denunciante de boa-fé, como forma de tranquilizar os colaboradores e contribuir para um clima organizacional saudável.

A definição de um prazo médio com ressalvas para casos complexos também faz parte do processo de denúncia, bem como a possibilidade de acompanhamento da denúncia pelo denunciante.

O ideal é que a cada denúncia recebida, seja elaborado um plano de apuração, inclusive verificando se há necessidade de informações adicionais ou realização de entrevistas presenciais.

No caso de denúncia anônima deve ser gerado um número de protocolo para viabilizar o contato com o denunciante em caso de necessidade de maiores esclarecimentos, e também para que este acompanhe a denúncia.

Saiba mais sobre Compliance

Agora que você já sabe como implementar um canal de denúncias que realmente contribua para um programa de compliance eficaz na sua organização, é importante compreender alguns conceitos relacionados à comunicação.

Em outras palavras, a comunicação é sem dúvida um dos pontos mais relevantes para a garantia da efetividade de um canal de denúncias, o qual deve ter a opção de denúncia anônima ou com identificação do denunciante.

No entanto, para criar uma cultura de compliance forte, é preciso que os colaboradores estejam seguros para abordar seus superiores e relatar quaisquer fatos relacionados a condutas em desconformidade de forma direta.

Isso significa estar confortáveis para acionar seus gestores e comunicar fatos que podem representar desconformidade, ou mesmo manifestar seus pontos de vista e preocupações, sem a necessidade de anonimato.

Essa comunicação direta é um forte indício de maturidade da cultura de compliance da organização, em que os colaboradores agem baseados na sua própria consciência e não pelo fato de estar simplesmente obedecendo normas.

Essa comunicação mais fluida e direta é chamada de “cultura de speak up”. O passo seguinte é a correta apuração dos fatos relatados, e é aí que entra a pesquisa de “background check”.

O background check demanda o uso de processos e ferramentas que garantem a integridade dos dados e aceleram o processo de investigação, reforçando assim, a cultura da compliance devido à maior transparência e eficácia.

Saiba mais sobre a cultura de speak up e como funciona o processo de background check acessando este e-book elaborado pela upLexis em parceria com duas especialistas com o tema “Background check como mecanismo de promoção à cultura de speak up”. 

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Gabriela B. Maluf é Founder & CEO da Thebesttype, empreendedora, escritora, advogada com 18 anos de experiência, especialista em Compliance Trabalhista, Relações Trabalhistas, Sindicais e Governamentais, Direito Público e Previdenciário, palestrante com mais de 200 eventos realizados e produtora de conteúdo técnico otimizado em SEO para sites e blogs. Atualmente ajuda empreendedores e profissionais liberais a crescerem digitalmente por meio de estratégias de Marketing de Conteúdo.