KYO: o que é Know your Operation?

A sigla KYO, que em inglês faz menção à “Know Your Operation” consiste em uma prática de gestão que exige uma compreensão ampla de todas as faces da operação de uma empresa. 

No centro desse conceito está o COO, cuja função evoluiu para se tornar mais estratégica. Logo, o KYO é fundamental para a resiliência organizacional, geração de valor e adaptabilidade.

Neste cenário, segundo a Pesquisa sobre Tendências Digitais em Operações 2024 realizada pela consultoria PwC, é preciso escolher as tecnologias certas para que os resultados esperados sejam alcançados. O estudo concluiu que 50% das empresas aumentaram o seu orçamento para tecnologia nos últimos 12 meses.

Neste artigo, abordaremos o conceito de “Know Your Operation" e qual a sua relação com o compliance. Continue a leitura a seguir!

Afinal, o que é Know Your Operation (KYO)?

O conceito de “Know Your Operation” envolve o entendimento detalhado de todos os aspectos operacionais de uma empresa, ou seja, não se trata de uma simples supervisão de processos, mas da compreensão das dinâmicas internas e externas da operação de uma organização. 

O papel do Chief Operating Officer (COO) é fundamental na implementação e manutenção do KYO. O COO é o profissional que trabalha para que os processos operacionais fluam de maneira a impulsionar o crescimento. Para isso, é essencial que ele tenha um conhecimento detalhado de cada etapa da operação, desde os recursos humanos até a infraestrutura tecnológica, passando pelos indicadores de desempenho e os riscos envolvidos.

A necessidade de um COO com um olhar 360º se tornou ainda mais evidente com a pandemia da Covid-19, que acelerou novas dinâmicas corporativas. Isso porque diante do cenário de crise, os COOs precisaram evoluir e manter o foco no crescimento e no desenvolvimento de produtos pensados para a era digital, a inovação, a experiência do cliente e para a gestão estratégica de pessoas. 

Este entendimento é o ponto de partida para compreender que o KYO não é apenas uma prática de gestão, mas uma mentalidade que permeia todas as ações do COO, para que cada decisão seja embasada por um conhecimento preciso das operações.

Mudanças e desafios

O KYO também envolve a capacidade de antecipar mudanças e se adaptar rapidamente a novos desafios. Isso porque as disrupções são cada vez mais frequentes, e o COO deve estar constantemente atualizado com as regulamentações, tendências de mercado e avanços acadêmicos que possam impactar a operação, para que a empresa esteja sempre um passo à frente, pronta para se adaptar e aproveitar novas oportunidades.

Além disso, a colaboração multifuncional é essencial para os processos de KYO. O COO deve trabalhar em estreita colaboração com outras funções-chave, como vendas e marketing, para que a proposta de valor da empresa seja cumprida. 

A excelência operacional, cultural e tecnológica também é um pilar do KYO. O COO deve partir da premissa de que a organização deve exceder as expectativas dos clientes e investidores, entregando resultados de alta qualidade de forma consistente. Para isso, é necessário promover uma cultura organizacional coesa, ou seja, todos os colaboradores, independentemente de seu tempo na empresa, devem seguir um “modus operandi” alinhado com os valores e objetivos da organização.

Quais as responsabilidades do Chief Operating Officer (COO)?

O Chief Operating Officer (COO) é o executivo responsável por entender e otimizar as operações diárias da empresa mantendo-as sempre alinhadas com as estratégias de crescimento e inovação. A natureza das funções de um COO varia conforme o setor da empresa, mas algumas responsabilidades são comuns.

O COO é o responsável por supervisionar todos os aspectos das operações diárias para que cada processo, desde a produção até a entrega do produto ou serviço, funcione de maneira eficiente e sem interrupções. Além disso, o COO deve ter uma visão clara dos fluxos de trabalho e ser capaz de identificar e eliminar gargalos que possam prejudicar a produtividade.

Outro papel do COO é o desenvolvimento e a implementação de estratégias operacionais. Isso significa traduzir as diretrizes estratégicas da alta administração em ações concretas e mensuráveis. O COO trabalha em estreita colaboração com o CEO e o conselho administrativo para definir metas e determinar os melhores caminhos para alcançá-las. Ele é o responsável por transformar a visão estratégica em realidade operacional, para que cada departamento da empresa esteja contribuindo para os objetivos gerais.

Indicadores-chave

Além disso, o monitoramento de indicadores de desempenho é uma função essencial do COO. Ele deve acompanhar de perto os principais indicadores de performance (KPIs), como as métricas de produtividade, qualidade, tempo de ciclo e custo, por exemplo, para avaliar a eficiência das operações. Logo, com base nessa análise, o COO toma decisões para otimizar processos e melhorar os resultados.

A gestão de recursos financeiros é outra área crítica para o COO. Ele deve trabalhar em estreita colaboração com o Chief Financial Officer (CFO) para que os recursos da empresa sejam alocados de maneira eficaz. Assim, esse alinhamento é de extrema importância para evitar desperdícios e para que os investimentos sejam direcionados para o crescimento e a inovação. A comunicação clara e assertiva entre o COO e o CFO é fundamental para o sucesso dessa parceria.

A mentalidade do COO deve ser voltada para a inovação, ele deve estar constantemente buscando novas maneiras de melhorar os processos operacionais, por meio da adoção de novas tecnologias, da implementação de metodologias ágeis e da promoção de uma cultura de inovação dentro da organização. O COO deve incentivar a experimentação e estar disposto a fazer ajustes rápidos em resposta a novas oportunidades ou surgimento de novos riscos.

Qual a relação entre KYO e Compliance?

A relação entre KYO e compliance se dá principalmente em três áreas:

Identificação de riscos 

O conhecimento profundo das operações (KYO) permite ao COO identificar potenciais riscos de não conformidade em diferentes áreas da empresa. Com essa visão, é possível implementar controles adequados e práticas de governança que previnam violações.

A partir daí, o compliance, então, estabelece as diretrizes e monitoramentos necessários para que esses controles estejam funcionando corretamente.

Integração de processos

Para que uma empresa opere de maneira eficiente e conforme as normas, os processos de compliance devem estar integrados nas operações diárias. O COO, com seu conhecimento detalhado das operações, pode colaborar estreitamente com o departamento de Compliance para que as políticas e procedimentos estejam alinhados com os processos operacionais.

Logo, as práticas de compliance passam a ser uma parte natural do fluxo de trabalho, em vez de serem vistas como um conjunto separado de exigências.

Cultura organizacional

Tanto KYO quanto compliance dependem de uma cultura organizacional forte e coesa. O COO atua na criação de um ambiente de trabalho que promove a transparência, responsabilidade e adesão às normas.

O compliance, por sua vez, abrange as ferramentas e os recursos para educar os funcionários sobre suas responsabilidades legais e éticas.

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Gabriela B. Maluf é Founder & CEO da Thebesttype, empreendedora, escritora, advogada com 18 anos de experiência, especialista em Compliance Trabalhista, Relações Trabalhistas, Sindicais e Governamentais, Direito Público e Previdenciário, palestrante com mais de 200 eventos realizados e produtora de conteúdo técnico otimizado em SEO para sites e blogs.