Entenda como o uso de dados traz mais eficiência aos escritórios jurídicos

Os profissionais que atuam em escritórios jurídicos há décadas se dedicam a intermediar disputas entre duas partes em busca de uma solução que privilegie seus clientes. Ainda que o trabalho de base se mantenha muito semelhante com o passar dos anos, parte da rotina burocrática dos trabalhos, que inclui uma série de procedimentos e papeladas, hoje pode ser feita de maneira digital.

Essa transformação digital dos escritórios, fóruns e tribunais permite que as equipes dos times jurídicos ganhem um apoio importante para conseguir uma agilidade nunca antes vista na forma como lidam com processos e acompanham os seus casos.

Hoje, existem três principais frentes onde o uso de dados e as análises de informações digitais têm modificado substancialmente a forma dos escritórios atuarem. São elas: o enriquecimento de dados nos processos a serem atendidos, que permite abordagens iniciais mais assertivas; o ajuste de planos de ação e estratégias baseados em dados históricos; e o uso de gráficos e análises para o prognóstico de como os casos poderão se comportar no futuro.

Enriquecimento de dados no apoio de abordagens iniciais mais assertivas

O primeiro passo de qualquer trabalho em escritórios jurídicos é sempre o mesmo: obter mais informações sobre o caso a ser trabalhado. Com a automatização dos processos nos tribunais e a melhoria da capacidade dos sistemas de reconhecerem dados de maneira automatizada, atualmente muitos dos casos já podem ser rapidamente trabalhados em uma primeira abordagem certeira. Isso porque tanto informações de contato, de contexto e até de histórico litigioso das partes pode ser rapidamente acessada e/ou anexada à gestão dos processos em ferramentas internas dos escritórios.

Esse enriquecimento de dados dos casos permite, por exemplo, já saber logo na primeira interação todos os nomes e contatos das partes envolvidas, dados de contexto do andamento dos processos, histórico dos representantes de cada uma das partes, entre muitos outros detalhes, a depender do tipo de situação que será atendida. 

As plataformas de mineração de dados, que já fazem parte de muitos escritórios de advocacia, permitem ainda coleta e estruturação de um grande volume de informações. Em poucos minutos, essas ferramentas permitem aos advogados identificarem dados cadastrais, processos judiciais, mídias negativas, bens patrimoniais, e muitas outras.

Contar com dados que enriquecem os casos a serem trabalhados já desde o início das tratativas é especialmente interessante para os escritórios que têm abordagens especializadas, como os que atuam com a frente de acordos, por exemplo, pois permite que a primeira abordagem seja o mais eficiente possível – e, em muitos casos, já leve até mesmo ao fechamento de acordos em tempo recorde. 

Adequação de planos e estratégias com base em dados históricos

Se adicionar dados em um primeiro momento é crucial para uma abordagem inicial certeira, fato é que acompanhar dados históricos também ajuda a balizar melhor os planos de ação e estratégias de atuação dos escritórios jurídicos para lidar com cada um dos casos que vão atender.

A proposta de trabalhar com históricos de casos não é nova, e é conhecida no ramo como jurimetria, nome que se refere à ciência de medir por meio de um histórico de julgamentos e acordos anteriores a tendência de um caso ser julgado de um determinado modo ou de outro.

No entanto, antes da transformação digital a jurimetria era algo custoso de ser feito e que poderia não refletir a realidade por conta do tamanho amostral utilizado pelas equipes que faziam as medições de maneira muito artesanal.

Nos últimos anos, com a digitalização do setor jurídico e o crescente uso de dados, as informações são vastas e mais confiáveis, o que permite gerar uma jurimetria mais precisa, capaz de embasar planos de ação e estratégias dos escritórios jurídicos.

No caso de quem trabalha especialmente com a frente de acordos, por exemplo, os dados históricos de acordos já trabalhados pelo escritório são capazes de auxiliar no desenvolvimento e na revisão de políticas de acordo, bem como no estabelecimento de estratégias de negociação e planos de ação diante de uma carteira de disputas a serem trabalhadas, dando prioridade aos casos que tenham historicamente mais chances de chegarem a um acordo.

Gráficos e análises de dados para prognósticos futuros

Outra novidade importante para os gestores e diretores de escritórios jurídicos é que a digitalização dos processos e o uso de dados permite que sejam feitos gráficos e análises que se tornam novas formas de acompanhar e medir os resultados das suas equipes.

Ter esse tipo de informação em mãos ajuda a acompanhar a eficiência e a eficácia das estratégias e planos traçados anteriormente, por vezes permitindo até mesmo prever e predizer o que se pode esperar no futuro com base nos dados históricos, de maneira a permitir ajustar os planos para conseguir resultados ainda melhores.

Ciente disso, as lideranças de cada tipo de atuação jurídica podem estabelecer índices e curvas esperadas da evolução dos seus casos, podendo demonstrar o desenvolvimento das suas equipes e até mesmo propor ajustes para seus clientes, adequando suas políticas de atuação de maneira a conquistar melhores resultados.

Em plataformas de negociação online de acordos (conhecidas pela sigla em inglês ODR, de Online Dispute Resolution), um acompanhamento de gráfico comum é o das contrapropostas recebidas. A partir dos dados plotados no gráfico, é possível rapidamente compreender se os valores negociados estão adequados ou se estão abaixo ou acima demais do esperado pela parte opositora. 

Dessa forma, os gráficos permitem prever o quanto dos casos atendidos podem ser negociados com sucesso, o que dá margem para que as lideranças dos times de negociadores possam propor até mesmo ajustes ou refinos da política de acordo dos seus clientes, que passam a utilizar os dados como balizas mais certeiras para alavancar o fechamento de acordos. 

Fato é que quanto mais o setor jurídico avança no sentido de se tornar mais digital e utilizar melhor os dados a que tem acesso, novas e mais eficientes formas de trabalho deverão surgir no horizonte. Esses novos jeitos de trabalhar poderão ser capazes de escalar a capacidade das equipes, ajudar a refinar processos e até mesmo permitir que os experts dos escritórios jurídicos possam concentrar seus esforços em tarefas que exijam mais dos conhecimentos de negociação e argumentação, deixando que o trabalho repetitivo e burocrático seja feito pelos algoritmos e robôs.

No que depender dos esforços das legaltechs do Brasil e do mundo, a rotina dos escritórios jurídicos não vai ser só ser mais digitalizada, mas principalmente alçada a novos níveis, fazendo melhor uso das capacidades das equipes na resolução de desafios jurídicos, deixando as atividades repetitivas em um passado que hoje mesmo já nos parece distante.