6 ferramentas para facilitar a vida dos advogados

Otimizar sua rotina é possível! Conheça ferramentas que usam a tecnologia para melhorar sua performance.

Com clientes demandando cada vez mais e dispostos a pagar cada vez menos, é imprescindível que os advogados façam o melhor uso possível de seu tempo. 

O futuro do trabalho já não condiz com a prática de quem se restringe apenas a trabalhar duro: deve-se trabalhar de maneira inteligente. Trazendo isso para o mercado jurídico mais concorrido do mundo, com cerca de 1,2 milhão de advogados em atividade, prezar pela eficiência passa de um diferencial para uma necessidade.

Pensando nisso, selecionamos algumas ferramentas de ponta que vão te ajudar a sair à frente nessa corrida. São alguns programas simples de utilizar com potencial de melhorar ainda mais os resultados do seu escritório ou empresa.

Vamos nessa?

1. Escritório Online – Software de gestão de processos

Você já parou pra observar o tanto de atividades diferentes que a sua rotina de advogado(a) inclui? Acompanhamento de prazos e de andamentos, agendamento de reuniões, gestão de processos e diversas outras tarefas se acumulam no seu dia e nada mais justo do que contar com a tecnologia para organizá-las e otimizá-las. É para isso que servem os softwares de gestão de processos! 

Somos suspeitos para falar, mas poucos softwares de gestão de processos atendem a essa rotina puxada tão bem quanto o Escritório Online Jusbrasil. Apenas para elencar algumas, temos a integração com o calendário do Google, que permite a organização do escritório de um jeito simples que funciona em vários aparelhos, e os alertas que cobrem os mais de 500 sistemas de tribunais espalhados em nosso país. 

Uma outra funcionalidade que muitos clientes adoram é a facilidade de migração. Para começar a usar o EO, você pode simplesmente incluir os números dos processos do seu escritório no software que ele automaticamente extrai todos os dados relacionados a eles. Não precisa de equipe de implementação, não precisa de semanas de treinamento, não precisa “traduzir” as informações: é só incluir todos os números a partir de uma planilha de excel ou mesmo de um texto desformatado que o sistema identifica quais informações ali são números de processo e quais não são. Parece mágica, mas é só tecnologia de ponta a serviço de advogados.

2. Google Drive – Armazenamento em Nuvem  

Quem nunca precisou alterar um documento de última hora ou pedir ajuda para um colaborador em uma peça complexa? Utilizando um sistema de armazenamento em nuvem você adquire a comodidade de poder acessá-los quando quiser (e de qualquer aparelho) e ainda pode contar com o auxílio dos seus colaboradores de maneira rápida e eficiente.

Um dos sistemas de armazenamento mais utilizados é o Google Drive. Com ele, você pode não só guardar todos os documentos de maneira simples e acessível, mas também pode criar documentos tipo word, planilhas, slides, dashboards e muito mais. Tudo com sincronização quase instantânea,  que permite a muitas pessoas editar o mesmo documento juntas, fazendo comentários e dividindo o esforço.

Além disso tudo, o Google Drive já vem com uma série de modelos que facilitam bastante na elaboração de documentos e planilhas. Eles possuem cronogramas de atividades, demonstrativos financeiros, orçamentos mensais e muitos outros – vale a pena explorar um pouco!

3. Calendly – Auto agendamento

É desesperador ter que conciliar todas as agendas para marcar reuniões, não é? Quando são clientes ou fornecedores de fora então… encontrar espaços livres pode se tornar um desafio enorme.

É aí que entram as ferramentas de agendamento automático de reuniões. Com elas você pode estabelecer horários de trabalho fixos em que fará atendimentos e deixar que seus clientes encontrem um horário vago dentro de suas próprias agendas.

Um bom (e gratuito!) programa que pode ser uma alternativa para as listas de e-mail infinitas para agendamentos é o Calendly. Com ele, você pode criar links para reuniões e publicá-lo em seu site ou redes sociais. É uma ferramenta poderosa para te deixar ainda mais próximo de seus clientes, com a flexibilidade de escolher os horários que você pode se reunir e com a praticidade de marcar compromissos de maneira automatizada.

4. Toggl – Controle de tempo

Em geral, grande parte dos serviços que são prestados por advogados são cobrados pela hora de trabalho. Muitos advogados acabam se rendendo a cronômetros de telefone para fazer esse controle, o que gera uma série de confusões e não permite nenhuma análise mais integrada dos fluxos de trabalho do escritório.

Para fazer esse controle de quanto tempo é gasto em cada tarefa/projeto, um bom sistema é o da Toggl. Ele é um programa super completo que emite relatórios sofisticados e análises que permitem otimizar o tempo de trabalho e a precificação das atividades de um escritório.

5. Whereby – Videoconferência

É comum que advogados tenham que se comunicar diariamente com pessoas em outras localidades. Normalmente, uma ligação pelo próprio telefone funciona bem, mas a advocacia às vezes demanda um toque mais humano e próximo dos clientes que, em geral, estão passando por situações difíceis.

Trabalhar com videoconferências é um ótimo jeito de acrescentar essa pitada de humanidade no contato à distância.

Além disso, estudos comprovam que a utilização de videoconferências diminui os gastos de empresas com viagens e aumenta o nível de colaboração entre os funcionários.

Uma ótima alternativa nesse contexto é o Whereby. Esse software, diferentemente do skype ou do zoom, não demanda a instalação de nenhum programa no seu computador ou criação de conta para seus convidados participarem das reuniões. É só criar uma sala e enviar o link para seus clientes entrarem nela automaticamente, no próprio navegador do computador.

6. Slack – Comunicação interna

Muitos escritórios acabam utilizando de emails para a comunicação interna, fazendo inúmeras listas de emails para controlar o fluxo e o nível de contexto dos colaboradores. São criadas listas gerais, listas com a parte administrativa, listas com estagiários, listas internas de cada equipe, de cada projeto e por aí vai.  Se organizar assim faz com que muitas informações se percam ou mesmo sejam direcionadas para as pessoas erradas.

Um jeito bom de manter as conversas organizadas, incluindo os documentos pertinentes e eventuais discussões a distância de uns poucos cliques, é utilizar o Slack. Com ele, você pode organizar suas conversas em canais temáticos abertos, criar canais privados para assuntos mais sensíveis e conversar diretamente com algum dos colaboradores – de maneira similar a grupos de WhatsApp, mas com muito mais funcionalidades e de maneira mais organizada.