Implementação de um canal de denúncias eficaz

A implementação de um canal de denúncias robusto tornou-se uma prioridade para organizações que desejam manter uma cultura organizacional íntegra e responsável.

Neste artigo, falaremos sobre como estruturar e gerenciar um canal de denúncias eficaz, enfrentando os desafios inerentes e promovendo um ambiente de trabalho seguro e ético.

Por que implementar um canal de denúncias?

Um canal de denúncias eficaz não apenas ajuda a identificar e resolver problemas internos antes que se tornem crises, mas também fortalece a confiança dos funcionários na gestão, mostrando que a empresa está comprometida em ouvir e agir sobre suas preocupações. 

Além disso, em muitas jurisdições, ter um mecanismo de denúncia é uma exigência legal para combater a corrupção, o assédio e outras formas de má conduta no local de trabalho.

Fases da implementação de um canal de denúncias

Planejamento

O primeiro passo é definir os objetivos do canal, identificar as partes interessadas (stakeholders) e estabelecer políticas claras de privacidade e confidencialidade.

A escolha de uma ferramenta independente demonstra que a empresa está comprometida com a transparência e a segurança dos dados.

Implementação

Além da contratação da ferramenta para captação dos relatos, é necessário que a empresa faça ajustes internos para assegurar a eficácia do canal de denúncias. Isso inclui:

• Incentivo da cúpula administrativa;
• Estabelecimento e organização eficaz de um Comitê de Ética;
• Desenvolvimento e implementação de uma Política de Gestão do canal, detalhando cada etapa desde o recebimento até a conclusão dos casos;
• Definição clara dos processos de investigação;
• Estabelecimento de uma política para a aplicação de sanções disciplinares.

Divulgação

A empresa deve promover o canal de forma proativa, garantindo que todos os colaboradores entendam sua finalidade, como acessá-lo e as proteções garantidas aos denunciantes. 

A comunicação clara e transparente é chave para a adesão dos stakeholders.

Monitoramento e avaliação

Após a implementação, é vital monitorar a eficácia do canal e avaliar regularmente se ele atende aos objetivos estabelecidos. Isso pode envolver ajustes nos processos ou nas políticas de gestão das denúncias.

Gerenciamento de denúncias recebidas

Receber a denúncia é apenas o início. A organização deve assegurar um processo justo e imparcial para investigar as alegações, que inclui:

• Triagem: determinar a credibilidade e a gravidade da denúncia;
• Investigação: conduzir uma investigação detalhada, mantendo a confidencialidade para garantir que não haja retaliação;
• Resolução: tomar as medidas apropriadas com base nos resultados da investigação, que podem variar desde ações disciplinares até mudanças nos processos internos.
  

Desafios na implementação de um canal de denúncias

• Cultura organizacional: superar a resistência interna e promover uma cultura de transparência e responsabilidade;
• Confidencialidade e anonimato: garantir que os sistemas utilizados protejam efetivamente a identidade dos denunciantes;
• Retaliação: desenvolver políticas sólidas para proteger quem denuncia de qualquer forma de retaliação;
• Conformidade legal: assegurar que o canal atenda a todas as exigências legais, tanto locais quanto internacionais.

Conclusão

Um canal de denúncias bem implementado é fundamental para qualquer organização que valorize a ética, a transparência e a integridade. Ao enfrentar os desafios inerentes à sua implementação e gestão, as empresas podem promover um ambiente de trabalho mais seguro e responsável.

*Conteúdo produzido pelo Ouvidor Digital em parceria com a upLexis.