Compliance no varejo: 3 desafios e soluções

O setor do varejo pode ser considerado um dos mais complexos para o Compliance. Isso, porque normalmente envolve operações gigantescas, em um país inteiro ou até internacional, muitos distribuidores e fornecedores, produtos de todos os tipos, e-commerce, etc.

Além disso, o setor do varejo ainda precisa lidar com demandas crescentes de consumidores. Clientes querem maior qualidade, entregas mais rápidas, mais variedade, e a lista só aumenta. Como as empresas de varejo conseguem alcançar todas essas exigências sem perder controle dos procedimentos internos, das políticas da empresa e dos princípios de ética?

Para tentar ajudar a entender como resolver essas questões difíceis, vamos listar 3 principais desafios do Compliance no varejo e soluções que podem ajudar a cumprir com as demandas dos clientes, sem perder de vista o Compliance de todos os terceiros.

1º Desafio: Educar terceiros sobre as políticas

Quando se tem uma variedade muito grande de terceiros como no varejo, é difícil de fazer o controle das políticas corporativas. Esses indivíduos representam a sua empresa e a sua marca. Distribuidores, por exemplo, fazem contato direto com clientes. Se a atitude de um deles não está de acordo com as normas da empresa, é essa impressão que fica com o cliente.

Por isso, o desafio é fazer com que a mensagem da empresa e do Compliance chegue nesses terceiros. Dentro da empresa, é possível enviar e-mails, fazer coletas manuais de aceite de política, campanhas em painéis da empresa, etc. Já com terceiros, não se tem esse contato constante nem formas de solicitar e acompanhar o entendimento e os aceites das políticas.

Para isso, a solução é ter uma plataforma que consiga abranger tanto funcionários da empresa, quanto terceiros. Além de conseguir dar a mesma intensidade de conscientização para ambos, você tem métricas e evidências dos dois grupos que podem ser usadas para comprovar a existência e qualidade do seu programa de Compliance.

O clickCompliance é um exemplo de ferramenta que reúne as políticas da empresa, envia alertas solicitando aceite em políticas ou que um treinamento seja feito, atualizações sobre o estado de uma denúncia, e outras partes do Programa de Integridade.

2º Desafio: Fazer atendimento aos terceiros

Outra dificuldade do Compliance no varejo é conseguir fazer um atendimento rápido e de qualidade para esses terceiros. As regras da sua empresa são diferentes, podem ser mais ou menos complexas, e muitas vezes funcionários terceirizados têm dúvidas sobre o que devem ou não fazer.

Nesses casos se poderia ter hotlines ou e-mails para que tirem dúvidas. No entanto, fazer com que seus profissionais de Compliance percam tempo atendendo telefones ou e-mails é um desperdício de tempo, força de trabalho e de dinheiro. Além disso, repostas por e-mail, por exemplo, podem demorar ou nunca chegar. E ter atendentes contratados também é um serviço caro.

A solução ideal é ter um canal imediato e de qualidade que tire dúvidas sobre as políticas, receba feedbacks, ofereça links de materiais pertinentes para as perguntas. Uma das maiores tendências para isso, em todos os setores, é o uso de atendentes virtuais através da Inteligência Artificial.

É isso que o Compliance Bot do clickCompliance faz. Integra com a plataforma para ajudar funcionários e terceiros a entenderem como e o que devem fazer para estar em conformidade com as políticas.

3º Desafio: Gerir tantos dados

O outro grande desafio que o Compliance no varejo enfrenta é a quantidade enorme de dados que suas operações produzem. Entre dados de transações, e-commerce, muitos funcionários, terceiros, etc., é preciso ter muito controle e registros.

Por exemplo, com a expansão territorial da força de trabalho das varejistas, como o Compliance consegue fazer uma devida KYE (Know Your Employee)? Como fazer uma análise e um projeto de qualidade da logística das operações? Como tomar conhecimento e fazer a gestão de riscos em cada ponto de venda, cada veículo de distribuição pelo país e em cada transação?

A solução desse desafio é utilizar ferramentas de coleta e automação de dados como o upMiner, da upLexis. Você consegue ter acesso a dados e relatórios relevantes sobre a empresa para ajudar a construir e manter o programa de Compliance. Além disso, com um Due Diligence bem fundamentado, a operação se torna muito mais segura.

Ou seja, o que podemos tirar disso tudo é que a tecnologia é uma ferramenta importante para solucionar alguns dos maiores desafios do Compliance. No final, é com segurança que a empresa consegue a confiança para se tornar uma líder no mercado varejista, conseguindo os melhores terceiros e as operações mais eficientes.