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Como melhorar a gestão de processos com análises de dados?

24 MAIO 2017

24 MAIO. 2017 / por adminuplexis

O conceito de decisões baseadas em dados está cada vez mais sólido nas organizações, com isso é possível melhorar significativa mente a gestão de processos, aumentando a produtividade e principalmente os resultados.

Como você sabe, nós da upLexis possuímos expertise em alguns seguimentos de mercado e esse blogpost irá abordar processos e dados fundamentais para o nosso público.

Para você ir se familiarizando, abaixo listo alguns artigos podem te ajudar a entender o assunto abordado aqui:

Melhorar a gestão de processos não é uma tarefa fácil, é necessário a contribuição de todos os indivíduos envolvidos, seja em qualquer parte da pirâmide.

O pensamento precisa ser um só entre as partes!

Vamos imaginar:

Qual o objetivo do compliance dentro de uma organização?

É estruturar processos no qual a empresa esteja em conformidade com leis e órgãos reguladores, ok?

Agora, vamos pensar em quais informações são fundamentais para que eu consiga mensurar o impacto da minha área de compliance no desenvolvimento organizacional.

  • É conhecer melhor os clientes, parceiros, fornecedores e funcionário?
  • É atualizar periodicamente a nossa base de dados?
  • Precisamos estruturar um canal interno de denúncias anônimas?

Essas 3 questões são o nosso norte para entendermos quais informações precisamos ter para implementar melhorias continuas na gestão de processos.

Tudo começa com o planejamento

Tudo começa com o planejamento

Não temos como melhorar algo se desconhecemos os nossos objetivos. É fundamental saber onde se quer chegar para identificar o que deve ser aprimorado.

Como o planejamento nos ajuda a analisar melhor o cenário e compreender o que precisa ser mudado?

O planejamento irá nos ajudar a entender:

  • Realidade atual do negócio;
  • Quais caminhos devem ser avaliados;
  • Construir diferenciais;
  • Reavaliar periodicamente os processos destinados pelo plano.

Sabemos também, que o planejamento de uma empresa é divido em 3 níveis:

  • Estratégico;
  • Tático;
  • Operacional.

Vamos levar esse conceito para o cenário do compliance em uma empresa.


Recomendamos a leitura: 15 dicas de como tomar decisões empresariais.


Planejamento de Compliance

Planejamento de compliance na Gestão de processos

1# Objetivo estratégico

  • Desenvolver uma cultura de conformidade forte na empresa.

2# Objetivo tático

  • Implementar um código de ética e conduta.
  • Desenvolver uma política de controles internos.
  • Aplicar a gestão da cadeia de relacionamentos da empresa.

3#Indicadores chaves

  • Efetividade do código de ética.
  • Status da aplicação de controles internos.
  • Tamanho da base de dados da cadeia de relacionamentos.

4# Métricas de avaliação

  • Cumprimento do código de ética.
  • Áreas que estão aplicando controles internos.
  • Base de dados dos fornecedores.
  • Base de dados dos parceiros.
  • Base de dados dos clientes.
  • Base de dados dos funcionários.

Afinal, quais são as principais atividades desenvolvidas pelo compliance?

  • Desenvolvimento de políticas internas.
  • Estruturação de controles internos.
  • Aplicação de auditorias periódicas.
  • Estruturar processo de acordo com leis e regulamentações.
  • Governança corporativa.
  • Segurança da informação.
  • Aplicação de procedimentos padrões.
  • Desenvolvimento de canais de denúncias.
  • Entre outros.

O compliance é responsável por desenvolver diversas atividades que estão interligadas com os vários departamentos de uma empresa.

Sua missão? Manter a ordem e integridade como fator essencial na cultura organizacional.

Como podemos utilizar dados para melhorar os processos organizacionais?

Como podemos utilizar dados para melhorar os processos organizacionais

Muitos departamentos acreditam que para melhorar a sua gestão de processos é fundamental utilizar a análise de dados.

Um profissional de compliance, que é nosso exemplo, possui uma visão de negócio, porém, não pode limitar-se apenas ao compliance, precisa ter sua visão voltada para o negócio em geral!

O primeiro ponto que podemos explorar aqui é o gerenciamento da cadeia de fornecedores.

Como definir se faz sentido trabalhar com um determinado tipo de fornecedor?

Chamamos esse processo de decisão de know your supplier (KYS). Neste processo é inserido diversos critérios que juntos formarão uma informação.

A informação formada irá influenciar o nosso processo de decisão.

Quais dados precisamos nos atentar?

  • Situação cadastral da empresa.
  • Situação do Quadro Societário (Quem faz parte?).
  • Portfólio de clientes e serviços.
  • Pessoas e empresas relacionadas.
  • Entre outras.

Recomendamos a leitura:Reduza a inadimplência com a checagem de terceiros.


Agora que sabemos os dados que devemos voltar a nossa atenção, onde iremos encontra-los? Como procura-los?

O mercado atual possui diversas soluções de data mining, essas empresas geralmente são parceiras de outras empresas que possuem uma base de dados com essas informações.

A tecnologia pode ser uma grande aliada na melhoria da gestão de processos e, em sua maioria, é a responsável por fornecer as informações essências para analises internas.

Quais pontos que a tecnologia pode me ajudar a melhorar a gestão de processos da minha área?

  • Otimização de tempo.
  • Aumento da produtividade.
  • Redução de custo.

Sempre é importante avaliar quais desafios o seu departamento enfrenta na hora de desenvolver um projeto.

No caso do compliance, como estávamos estudando, é fundamental ter acesso rápido a informação para poder tomar uma decisão correta no menor tempo possível.

A análise de dados começa na cultura da empresa

A análise de dados começa na cultura da empresa

Tomar decisões baseadas em dados não é algo que simplesmente se faz. Estamos ainda saindo daquela cultura das decisões tomadas em cima de intuições.

Para melhorar a gestão de processos, decisões baseadas em intuição não fazem o menor sentido, seja para um profissional de compliance ou, até mesmo um profissional vendas.

É fundamental que a alta gestão dissemine o pensamento das decisões baseadas na análise de dados.

Conclusão

Melhorar processos é fundamental para aumentar os resultados e manter a produtividade da equipe, porém, mudar algo apenas pelo fato de não gostar, não é uma decisão inteligente.

Procure sempre explorar os dados, planeje seus objetivos, defina sua métricas e indicadores de desempenho e busque as decisões baseadas em analises consistentes.

Espero ter conseguido transmitir para você a importâncias de analisar os dados para melhorar a sua gestão de processos.

Aproveite para baixar o nosso e-book sobre como realizar uma coleta de dados eficiente. Ele certamente te ajudará na busca pela informação essencial para suas decisões.

 

E-book – Otimize a sua coleta de dados

 


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