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Maneiras de implementar o compliance na sua empresa

30 SET 2019

30 SET. 2019 / por Isadora Soliani

 

Muito se ouve sobre como o compliance é importante para uma empresa e os riscos de não ter um programa de integridade. Mas como, efetivamente, podemos implantar esse tipo de programa na nossa empresa? Quais são os passos, as melhores práticas, os pontos essenciais e as melhores dicas? A seguir listamos tudo que você precisa saber antes de implantar seu programa de integridade, ou depois, se estiver buscando otimização.

Passo a passo

Todo programa de compliance deve ter os seguintes pilares: Apoio da alta direção, avaliação de riscos, código de conduta e políticas, controles internos, treinamento e comunicação, canal de denúncias, investigações internas, due diligence e monitoramento.

O primeiro passo é envolver a alta administração no programa de compliance (o famoso “Tone at the Top”). A validação do comportamento ético deve vir de cima para baixo. Depois, é preciso fazer uma avaliação de riscos na empresa e um diagnóstico. Depois de pontuar os pontos de atenção, é feito um planejamento estratégico.

A partir desse diagnóstico, é imprescindível criar um conjunto de políticas corporativas para a empresa como um todo, e depois para os setores específicos. Agora, é hora de agir. Deve ser feito um planejamento para trabalhar na eliminação dos riscos identificados na segunda etapa.

Agora que o programa já tem uma base, você pode desenvolver a equipe. Conhecendo as necessidades da empresa, escolha especialistas condizentes com a realidade dela. Já a última etapa é seguir com o monitoramento do programa e fazer o gerenciamento de problemas.

 

Use tecnologia!

Uma das dicas mais importantes para o desenvolvimento de um programa de compliance é o uso de tecnologia. E não só o pacote Office. O uso de tecnologias especializadas podem fazer uma diferença enorme nos resultados do seu programa de integridade.

 

Fontes de dados

Um exemplo claro é a quantidade de dados envolvidos em alguns processos do compliance. Por exemplo, no due diligence. Essa análise de parceiros, fornecedores e outras pessoas jurídicas e físicas com as quais a empresa vai se relacionar é fundamental. Mas você consegue imaginar a quantidade de tempo que é gasto na pesquisa e na verificação de todos esses dados?

Existem ferramentas que praticamente fazem todo o trabalho. O upMiner da UpLexis, por exemplo, usa Big Data, inteligência artificial e computação em nuvem para consultar centenas de fontes de conhecimento na internet, bureaus de crédito e bases de dados proprietárias. Elas conseguem processar e cruzar milhares de informações e entregar em formato de relatórios e gráficos.

Não só isso facilita para o profissional de compliance, como é mais preciso e rápido do que o trabalho humano, que pode ser reservado para outras atividades. A ferramenta tem diversos aplicativos específicos para inúmeros tipos de busca. 

 

Automação

Outra dica de tecnologia que temos é a automação de documentos, fluxos, notificações e outros processos. Por exemplo, uma das práticas mais complexas do programa de Compliance é o gerenciamento de todas as políticas corporativas, aceites, etc.

O software de Compliance clickCompliance, por exemplo, automaticamente inclui funcionários em grupos e notifica eles que precisam aceitar determinadas políticas. Ainda usa questionários para comprovar que o funcionário entendeu antes de aceitar.

Além de notificações e avisos por e-mail, outra automatização do software é o fluxo de aprovação de políticas inseridas no portal. Ou seja, o clickCompliance automaticamente solicita ao próximo na hierarquia de determinada política que ele aprove ela antes de entrar no portal. Inclusive, os dados e relatórios produzidos ajudam a mostrar a participação e ciência da alta administração. 

 

Ofereça treinamentos de compliance

Outra dica é ter treinamentos de Compliance como um pilar do seu programa. Nenhuma estratégia de Compliance é completa sem essa etapa. É uma forma eficiente e comprovada de passar as diretrizes da empresa e das políticas, além de legislações, para funcionários e terceiros. 

É importante, também, ter uma forma de registrar esses treinamentos e os participantes. Além de ser uma evidência do esforço da empresa em implantar uma cultura de Compliance em casos de investigações e auditorias, ajuda a controlar os setores que estão tendo mais dificuldades em entender as normas direcionadas a eles.

Recomendamos novamente o uso da tecnologia em Treinamentos de Compliance. Esse controle fica totalmente automatizado, os dados mais precisos e as possibilidades de customização e multimídia são infinitas. Isso ajuda a resolver uma das maiores dificuldades dos treinamentos de Compliance: estimular o engajamento.

 

Tenha o envolvimento da alta direção

Nossa última dica é sempre estimular e buscar o envolvimento da alta direção no programa de compliance. Como vimos, após os desdobramentos da lava-jato, muitos dos principais envolvidos em práticas ilícitas eram membros da alta administração. E suas ações acabaram influenciando toda a forma de fazer negócios da empresa.

Os principais órgãos reguladores e legislações também consideram o envolvimento dessa esfera da gestão um sinal de que a empresa leva o compliance a sério. Também existem teorias que mostram que funcionários são mais propensos a agiram eticamente se o exemplo vier de cima.

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Guia de compliance


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