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A importância do canal de denúncias e sua relação com o compliance

03 AGO 2021

03 AGO. 2021 / por Rômullo Martins

Para identificar possíveis irregularidades, muitas empresas possuem um canal de denúncias implementado. 

Sem dúvidas, esta é uma ferramenta importante que pode auxiliar a organização no combate a fraudes e demais práticas ilícitas que possam estar acontecendo. 

Entretanto, para a sua eficácia, é necessário estar atento a alguns aspectos. 

Neste artigo, falaremos sobre as principais questões que envolvem um canal de denúncias e sua importância no programa de compliance. 

Criação e divulgação

Primeiramente, é preciso entender que de nada adianta ter um canal de denúncias na empresa se ninguém souber da sua existência. 

Um dos primeiros passos após a sua criação é torná-lo público.

É interessante ressaltar que esse trabalho não deve se restringir apenas às dependências internas da empresa. Fornecedores, parceiros de negócios e terceiros, por exemplo, também precisam estar cientes da existência desse canal.

Mais de um veículo de interação

Seguindo essa linha, outra questão importante é oferecer mais de um ponto de contato entre o denunciante e a empresa.

O que isso significa na prática?

Algumas pessoas podem não se sentir à vontade para fazer uma denúncia por telefone, tendo em vista que sua voz será gravada e pode, de alguma forma, ser reconhecida. 

Então, ter outros veículos de interação como site e e-mail é interessante para obter melhores resultados.

Aqui na upLexis, por exemplo, contamos com diferentes canais e uma empresa terceirizada para cuidar destes assuntos.

Horário de Funcionamento

Apesar de muitas denúncias serem feitas em horário comercial, é imprescindível que o canal de denúncias fique disponível 24 horas por dia. 

Afinal, pessoas mal-intencionadas podem utilizar períodos menos movimentados para cometer irregularidades.

Treinamento e instrução de como utilizar o canal de denúncias

Para que os dados coletados a partir do canal de denúncias sejam relevantes e de fato ajude a empresa a identificar pontos de requerem atenção, é fundamental que as pessoas saibam como utilizar este canal. 

Por exemplo, o mesmo não deve ser foco para reclamações sobre produtos ou serviços que a empresa oferece. Normalmente as organizações possuem um canal específico para esse tipo de problema, como o pós-venda. 

Logo, é papel da empresa explicar e treinar os colaboradores e relacionados sobre como deve ser o uso do canal de denúncias.

Garantia de não retaliação

Talvez este seja um dos pontos mais importantes que as empresas devem estar atentas em relação ao canal de denúncias. 

Imagine para um colaborador ter que denunciar alguém que é de um nível hierárquico mais alto? Evidentemente que essa situação pode causar retaliação, ou seja, essa pessoa pode ser prejudicada e até mesmo perder o seu emprego, dependendo da situação. 

Dessa forma, o denunciante precisa ter uma garantia de que não terá problemas caso utilize o canal. Essa questão também deve estar clara para que as pessoas não tenham receio de denunciar.

Relação com o compliance 

Você deve se perguntar o que isso tudo tem relação com o programa de compliance. Bom, um canal de denúncias quando bem estruturado, acaba servindo como um “termômetro” para o programa.

Ou seja, ele se torna um indicador que mostra se realmente as pessoas estão entendendo de fato quais são as políticas da empresa, quais ações são permitidas ou não, o que deve se fazer ao presenciar determinadas ações, entre outros.

Não receber nenhuma denúncia, pode ser um indicativo de algo não está funcionando direito.

Conclusão

Em resumo, pode-se perceber que o canal de denúncias é uma excelente ferramenta para as empresas detectarem irregularidades.

Sejam casos de fraudes, assédio ou algum outro desvio de conduta, com o canal é possível ter acesso a essas informações. O mesmo ainda funciona como um indicativo para a organização saber se o seu programa de compliance está sendo efetivo ou não. 


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